Co warto wiedzieć
- Wybierz Rozpocznij korespondencję seryjną i wybierz typ dokumentu, który chcesz utworzyć. Następnie wybierz Wybierz odbiorców, aby wybrać, kto je otrzyma.
- Wybierz Wstaw pole scalania i dodaj wszystkie pola, których chcesz użyć. Wybierz Zakończ i scal, aby zakończyć proces.
- Alternatywnie skorzystaj z Kreatora korespondencji seryjnej krok po kroku, jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy przy tworzeniu scalonego dokumentu.
Korzystanie z funkcji korespondencji seryjnej we wszystkich wersjach programu Microsoft Word spowoduje scalenie danych ze źródła danych z dokumentem. Idealnie nadaje się do listów, katalogów, etykiet i nie tylko. Oto jak zacząć korzystać z tej funkcji oszczędzającej czas.
Jak wykonać korespondencję seryjną w programie Word
We wszystkich bieżących wersjach programu Word opcja Korespondencja seryjna na karcie Korespondencja na wstążce pomaga w tworzeniu listu korespondencji seryjnej.
Utwórz list od podstaw lub otwórz istniejący list, zanim zaczniesz.
-
Wybierz Rozpocznij korespondencję seryjną na wstążce Korespondencja i wybierz typ dokumentu, który chcesz utworzyć. Na przykład możesz wybrać litery, koperty lub etykiety. Możesz też wybrać Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku, aby uzyskać dalszą pomoc przy tworzeniu dokumentu.
Image -
Wybierz Wybierz odbiorców na wstążce Korespondencja, aby dodać odbiorców do korespondencji. Możesz zdecydować się na utworzenie nowej bazy danych odbiorców. Możesz także użyć istniejącej listy lub kontaktów programu Outlook.
Image -
W polu Adresaci korespondencji seryjnej użyj pól wyboru, aby wybrać kontakty, które chcesz uwzględnić w korespondencji seryjnej. Wybierz OK, gdy lista będzie gotowa.
Image -
Wybierz Wstaw pole scalania na wstążce Korespondencja. Wybierz pierwsze pole, które chcesz dodać. Nazwa pola pojawia się w miejscu, w którym znajduje się kursor w dokumencie. Powtórz, wstawiając każde pole, które chcesz uwzględnić. Alternatywnie możesz wybrać opcję, taką jak Zablokuj adres lub Wiersz powitalny
Możesz edytować i formatować tekst otaczający pole. Formaty zastosowane do pola zostaną przeniesione na gotowy dokument. Możesz kontynuować dodawanie pól do swojego listu.
Image -
Przed wydrukowaniem listów należy je przejrzeć pod kątem błędów. W szczególności zwróć uwagę na odstępy i znaki interpunkcyjne otaczające pola. Upewnij się również, że wstawiono prawidłowe pola we właściwych miejscach.
Aby wyświetlić podgląd listów, wybierz Podgląd wyników na wstążce Korespondencja. Użyj strzałek, aby poruszać się po dokumencie.
Image -
Możesz zauważyć błąd w danych jednego z Twoich dokumentów. Nie możesz zmienić tych danych w dokumencie korespondencji seryjnej. Zamiast tego musisz to naprawić w źródle danych.
Aby to zrobić, wybierz Edytuj listę odbiorców na wstążce Korespondencja. W oknie, które się otworzy, możesz zmienić dane dowolnego z odbiorców. Możesz także ograniczyć odbiorców. Usuń zaznaczenie pola obok nazw odbiorców, aby pominąć ich w operacji scalania, i wybierz OK.
Image -
Po przejrzeniu dokumentów możesz je sfinalizować, dokonując scalania. Wybierz przycisk Zakończ i scal na wstążce Korespondencja. Możesz zdecydować się na edycję poszczególnych dokumentów, drukowanie listów lub wysyłanie ich pocztą e-mail. Jeśli zdecydujesz się wydrukować lub wysłać e-mailem swoje listy, pojawi się monit o wprowadzenie zakresu. Możesz zdecydować się na wydrukowanie wszystkich, jednej lub zestawu sąsiednich liter. Program Word przeprowadzi Cię przez proces dla każdego z nich.
Image
