Prawidłowe wprowadzanie danych do arkusza kalkulacyjnego za pierwszym razem pozwala uniknąć późniejszych problemów i ułatwia korzystanie z wielu narzędzi i funkcji programu Excel, takich jak formuły i wykresy. Ten samouczek obejmuje podstawowe nakazy i zakazy wprowadzania danych do programów arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Excel, Arkusze Google i Open Office Calc.
Instrukcje zawarte w tym artykule dotyczą programu Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel dla komputerów Mac, Excel dla Microsoft 365 i Excel Online.
Omówienie wprowadzania danych w programie Excel
Arkusze programu Excel to potężne narzędzia analityczne, które przechowują duże ilości danych. Upewnij się, że Twoje dane są wyświetlane i analizowane poprawnie, korzystając z najlepszych praktyk programu Excel w zakresie wprowadzania danych.
To są najważniejsze rzeczy, o których należy pamiętać podczas korzystania z programu Excel:
- Do zaplanuj swój arkusz kalkulacyjny.
- Nie pozostawiaj pustych wierszy lub kolumn podczas wprowadzania powiązanych danych.
- Do zapisuj często i zapisuj w dwóch miejscach.
- Nie używaj liczb jako nagłówków kolumn i nie dołączaj jednostek do danych.
- Do używaj odwołań do komórek i nazwanych zakresów w formułach.
- Nie pozostawiaj odblokowanych komórek zawierających formuły.
- Wykonaj posortuj swoje dane.
Zaplanuj swój arkusz kalkulacyjny
Wprowadzając dane do programu Excel, dobrze jest zaplanować, zanim zaczniesz pisać. Zdecyduj, w jaki sposób arkusz będzie używany, jakie dane będzie zawierał i co zostanie z nimi zrobione. Decyzje te znacząco wpływają na ostateczny układ arkusza roboczego.
Planowanie przed pisaniem oszczędza czas później, jeśli arkusz kalkulacyjny wymaga reorganizacji, aby był bardziej wydajny.
Oto kilka punktów do rozważenia podczas planowania skoroszytów programu Excel:
- Jaki jest cel arkusza kalkulacyjnego?
- Ile danych pomieści arkusz kalkulacyjny?
- Czy potrzebne są wykresy?
- Czy arkusz kalkulacyjny zostanie wydrukowany?
Dolna linia
Cel arkusza kalkulacyjnego określa lokalizację danych, ponieważ najważniejsze informacje muszą być widoczne i łatwo dostępne. Jeśli Twoje dane wymagają obliczeń, obliczenia określają, które formuły i funkcje są potrzebne oraz gdzie należy wprowadzić formuły.
Ile danych pomieści arkusz kalkulacyjny?
Ilość danych, które arkusz kalkulacyjny będzie początkowo przechowywał, oraz jaka część zostanie do niego dodana później określa liczbę arkuszy roboczych potrzebnych do utworzenia skoroszytu.
Oto kilka wskazówek:
- Nie rozkładaj danych za bardzo. Gdy dane są zawarte w kilku arkuszach roboczych, znalezienie określonych informacji może być trudne. Również obliczenia obejmujące wiele arkuszy lub skoroszytów mają wpływ na wydajność programu Excel.
- W przypadku dużych arkuszy roboczych wyświetlaj znaczące sumy kolumn nad nagłówkami kolumn, a nie na dole arkusza, aby szybko znaleźć informacje podsumowujące.
Czy potrzebne są wykresy?
Jeżeli całość lub część danych zostanie wykorzystana na wykresie lub wykresach, może to wpłynąć na układ informacji.
Podczas korzystania z wykresów postępuj zgodnie z tymi najlepszymi praktykami:
- W zależności od typu wykresu, dane mogą wymagać innego pogrupowania. Na przykład utwórz obszar podsumowania dla wykresów kołowych.
- W przypadku dużych arkuszy kalkulacyjnych przenieś wykresy na osobne strony, aby arkusze nie były przepełnione danymi i obrazami.
Czy arkusz kalkulacyjny zostanie wydrukowany?
Sposób organizowania danych zależy od tego, jak dane zostaną wydrukowane. Czy zostaną wydrukowane wszystkie dane, czy tylko niektóre? Czy dane będą drukowane w układzie pionowym czy poziomym?
Podczas drukowania arkuszy roboczych należy pamiętać o następujących wskazówkach:
- Jeśli arkusz jest drukowany w widoku pionowym na papierze o rozmiarze Letter (8,5" x 11"), umieść większość danych w wierszach pod kilkoma kolumnami. W ten sposób nagłówki są widoczne na jednym arkuszu.
- Jeśli arkusz jest drukowany na wielu arkuszach, wydrukuj nagłówki kolumn u góry każdej strony. Nagłówki kolumn zapewniają przegląd danych i sprawiają, że dane są bardziej dostępne i łatwe do odczytania.
- Jeśli drukowanych jest kilka kolumn danych, użyj układu poziomego, aby zachować wszystkie nagłówki na jednej stronie. Ponownie, jeśli potrzebnych jest wiele arkuszy, wydrukuj nagłówki kolumn u góry każdej strony.
- Jeżeli arkusz zawiera wykresy, przenieś je do osobnego arkusza przed wydrukowaniem skoroszytu.
Nie zostawiaj pustych wierszy ani kolumn podczas wprowadzania powiązanych danych
Puste wiersze lub kolumny w tabelach danych lub powiązane zakresy danych utrudniają prawidłowe korzystanie z niektórych funkcji programu Excel, takich jak wykresy, tabele przestawne i określone funkcje.
Nawet puste komórki w wierszu lub kolumnie zawierające dane mogą powodować problemy, jak pokazano na poniższym obrazku.
Brak pustych spacji pomaga programowi Excel wykrywać i wybierać powiązane dane podczas korzystania z szeregu funkcji, takich jak sortowanie, filtrowanie lub Autosumowanie.
Jeśli chcesz podzielić dane, aby ułatwić ich czytanie, użyj ramek lub sformatuj nagłówki i etykiety. Użyj wizualnych wskazówek, takich jak pogrubiony tekst, linie i kolor komórki, aby oddzielić i wyróżnić dane.
Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami podczas pracy z danymi w wierszach i kolumnach:
- Umieść opisowy nagłówek na górze pierwszej kolumny tabeli z danymi poniżej.
- Jeśli istnieje więcej niż jedna seria danych, wymień je jedna po drugiej w kolumnach (od lewej do prawej) z tytułem każdej serii danych u góry.
Dolna linia
Chociaż przechowywanie powiązanych danych razem jest niezbędne, warto również oddzielić niepowiązane zakresy danych. Pozostaw puste kolumny lub wiersze między różnymi zakresami danych lub innymi danymi w arkuszu, aby program Excel wybrał prawidłowe powiązane zakresy lub tabele danych.
Zapisuj często
Ważność częstego zapisywania swojej pracy nie może być przesadzona lub deklarowana zbyt często. Jeśli korzystasz z internetowego arkusza kalkulacyjnego, takiego jak Arkusze Google lub Excel Online, zapisywanie nie stanowi problemu. Te programy nie mają opcji zapisywania. Zamiast tego arkusze kalkulacyjne są automatycznie zapisywane na Twoim koncie w chmurze za pomocą funkcji Autozapis.
W przypadku programów do arkuszy kalkulacyjnych na komputerze zapisz swoją pracę po dwóch lub trzech zmianach. Na przykład zapisz po dodaniu danych, sformatowaniu nagłówków kolumn lub wprowadzeniu formuły. Zapisuj swoją pracę przynajmniej co dwie lub trzy minuty.
Mimo że stabilność komputerów i oprogramowania komputerowego uległa z czasem drastycznej poprawie, oprogramowanie nadal ulega awarii, zdarzają się awarie zasilania, a inni ludzie czasami potykają się o przewód zasilający i wyciągają go z gniazdka ściennego. A gdy zdarzają się wypadki, utrata danych zwiększa obciążenie pracą podczas rekonstrukcji tego, co już zostało zrobione.
Excel ma funkcję Autozapisu, która zwykle działa bardzo dobrze, ale nie należy na niej w pełni polegać. Nabierz nawyku zabezpieczania danych za pomocą częstych zapisów.
Skrót do zapisywania
Nie musisz przesuwać myszy na wstążkę i klikać ikon, aby zapisać swoją pracę. Zamiast tego nabierz zwyczaju oszczędzania za pomocą kombinacji skrótów klawiaturowych. Aby zapisać arkusz roboczy, naciśnij Ctrl+ S.
Zapisz w dwóch miejscach
Ważne jest również zapisywanie danych w dwóch różnych lokalizacjach. Druga lokalizacja to kopia zapasowa. Najlepsza kopia zapasowa to taka, która znajduje się w innej fizycznej lokalizacji niż oryginał.
Zapisując kopię zapasową skoroszytów, rozważ zapisanie plików na koncie w chmurze. Gdy skoroszyty są przechowywane na komputerze i w chmurze, nie tylko będziesz mieć kopię zapasową w chmurze, ale chmura jest zaprojektowana z nadmiarowymi kopiami zapasowymi, co oznacza, że Twoje dane są przechowywane na wielu serwerach.
Kopie zapasowe oparte na chmurze
Ponownie tworzenie kopii zapasowej nie musi być czasochłonnym zadaniem.
Jeśli bezpieczeństwo nie stanowi problemu, na przykład jeśli arkusz roboczy jest listą płyt DVD, prawdopodobnie wystarczy wysłać do siebie kopię pocztą e-mail. Jeśli problemem jest bezpieczeństwo, przechowywanie w chmurze jest opcją.
W przypadku arkuszy kalkulacyjnych online właściciele programu tworzą kopie zapasowe swoich serwerów, w tym wszystkich danych użytkowników. Ale dla bezpieczeństwa pobierz kopię pliku na swój komputer.
Nie używaj liczb jako nagłówków kolumn i nie dołączaj jednostek do danych
Używaj nagłówków na górze kolumn i na początku wierszy, aby zidentyfikować dane, nagłówki ułatwiają takie operacje, jak sortowanie. Nie używaj jednak liczb takich jak 2012, 2013 itd. jako nagłówków.
Jak pokazano na powyższym obrazku, nagłówki kolumn i wierszy, które są liczbami, mogą przypadkowo zostać uwzględnione w obliczeniach. Jeśli formuły zawierają funkcje, które automatycznie wybierają zakres danych dla argumentu funkcji, takie jak Autosumowanie, liczby w nagłówkach kolumn spowodują problem.
Zazwyczaj takie funkcje, które obejmują również AutoMax i AutoAverage, najpierw szukają kolumn liczb, a następnie szukają wiersza liczb w lewo. Wszystkie nagłówki, które są liczbami, zostaną uwzględnione w wybranym zakresie.
Liczby używane jako nagłówki wierszy mogą zostać pomylone z kolejnymi seriami danych, jeśli zostaną wybrane jako część zakresu wykresu, a nie jako etykiety osi.
Sformatuj liczby w komórkach nagłówka jako tekst lub utwórz etykiety tekstowe, poprzedzając każdą liczbę apostrofem ('), takim jak „2012 i '2013”. Apostrof nie jest wyświetlany w komórce, ale zmienia liczbę na dane tekstowe.
Utrzymaj jednostki w nagłówkach
Nie wpisuj waluty, temperatury, odległości ani innych jednostek w każdej komórce z danymi liczbowymi. Jeśli to zrobisz, istnieje szansa, że Excel lub Arkusze Google zobaczą wszystkie Twoje dane jako tekst.
Zamiast tego umieść jednostki w nagłówkach u góry kolumny, aby upewnić się, że te nagłówki są w formacie tekstowym i nie spowodują problemu.
Tekst po lewej, liczby po prawej
Szybkim sposobem sprawdzenia, czy masz dane tekstowe czy liczbowe, jest sprawdzenie wyrównania danych w komórce. Domyślnie dane tekstowe są wyrównywane do lewej w Excelu i Arkuszach Google, a dane liczbowe są wyrównywane do prawej w komórce.
Chociaż to domyślne wyrównanie można zmienić, formatowanie należy zastosować po wprowadzeniu wszystkich danych i formuł. Domyślne wyrównanie daje wskazówkę, czy dane są poprawnie sformatowane w arkuszu.
Symbole procentów i walut
Najlepszą praktyką wprowadzania danych do arkusza jest wprowadzenie zwykłego numeru, a następnie sformatowanie komórki w celu prawidłowego wyświetlania liczby, na przykład jako wartości procentowej lub waluty.
Excel i Arkusze Google rozpoznają symbole procentów wpisywane do komórki wraz z liczbą. Te aplikacje akceptują również popularne symbole walut, takie jak znak dolara ($) lub symbol funta brytyjskiego (£), jeśli wpiszesz je do komórki wraz z danymi liczbowymi, ale inne symbole walut, takie jak południowoafrykański rand (R), jest interpretowany jako tekst.
Aby uniknąć potencjalnych problemów, wprowadź kwotę, a następnie sformatuj komórkę dla waluty, zamiast wpisywać symbol waluty.
Używaj odwołań do komórek i nazwanych zakresów w formułach
Zarówno odwołania do komórek, jak i nazwane zakresy mogą i powinny być używane w formułach, aby formuły i cały arkusz były wolne od błędów i aktualne.
Odwołania do komórek są kombinacją litery kolumny i numeru wiersza komórki, na przykład A1, B23 i W987. Odwołania do komórek identyfikują lokalizację danych w arkuszu.
Nazwany zakres lub zdefiniowana nazwa jest podobna do odwołania do komórki, ponieważ służy do identyfikowania komórki lub zakresu komórek w arkuszu.
Odwoływanie się do danych w formułach
Formuły są używane w programie Excel do wykonywania obliczeń, takich jak dodawanie lub odejmowanie.
Jeśli rzeczywiste liczby znajdują się we wzorach, takich jak:
=5 + 3
Za każdym razem, gdy dane się zmieniają, musisz edytować formułę. Więc jeśli nowe liczby to 7 i 6, formuła wygląda następująco:
=7 + 6
Alternatywnie, jeśli wprowadzisz dane do komórek w arkuszu, użyj w formule odwołań do komórek lub nazw zakresów zamiast liczb.
Jeśli wprowadzisz liczbę 5 do komórki A1 i 3 do komórki A2, formuła zmieni się w:
=A1 + A2
Aby zaktualizować dane, zmienisz zawartość komórek A1 i A2, ale zachowaj formułę bez zmian. Excel automatycznie aktualizuje wyniki formuły.
Ta metoda jest przydatna, gdy arkusz zawiera skomplikowane formuły, a wiele formuł odwołuje się do tych samych danych. Wtedy zmienisz dane tylko w jednej lokalizacji, co z kolei zaktualizuje formuły, które się do nich odwołują.
Odwołania do komórek i nazwane zakresy zwiększają również bezpieczeństwo arkuszy roboczych, chroniąc formuły przed przypadkowymi zmianami, jednocześnie pozostawiając dostępne komórki danych, które ulegają zmianie.
Dolna linia
Kolejną funkcją programu Excel i Arkuszy Google jest to, że odwołania do komórek lub nazwy zakresów można wprowadzać do formuł za pomocą wskazywania, co polega na kliknięciu komórki w celu wprowadzenia odwołania do formuły. Wskazywanie zmniejsza prawdopodobieństwo błędów spowodowanych wpisaniem nieprawidłowego odwołania do komórki lub błędną pisownią nazwy zakresu.
Użyj nazwanych zakresów, aby wybrać dane
Nadanie nazwy obszarowi powiązanych danych ułatwia wybór danych, które będą sortowane lub filtrowane.
Jeśli zmieni się rozmiar obszaru danych, edytuj nazwany zakres za pomocą Menedżera nazw.
Nie pozostawiaj odblokowanych komórek zawierających formuły
Po spędzeniu tak dużej ilości czasu na poprawianiu formuł i używaniu właściwych odwołań do komórek, wiele osób popełnia błąd, pozostawiając te formuły podatne na przypadkowe lub niezamierzone zmiany.
Zablokuj komórki zawierające formuły, jeśli używasz odwołań do komórek lub nazwanych zakresów. Jeśli to konieczne, chroń komórki hasłem, aby były bezpieczne.
Jednocześnie pozostaw komórki zawierające dane odblokowane, aby użytkownicy mogli wprowadzać zmiany i aktualizować arkusz kalkulacyjny.
Ochrona arkusza lub skoroszytu to proces dwuetapowy:
- Upewnij się, że prawidłowe komórki są zablokowane.
- Chroń arkusz, dodając hasło.
Sortuj swoje dane
Posortuj swoje dane po zakończeniu ich wprowadzania. Praca z małymi ilościami nieposortowanych danych w programie Excel lub Arkuszach Google zwykle nie stanowi problemu, ale w miarę powiększania się arkusza kalkulacyjnego trudno z nim efektywnie pracować.
Posortowane dane są łatwiejsze do zrozumienia i analizy. Niektóre funkcje i narzędzia, takie jak WYSZUKAJ. PIONOWO i SUMY CZĘŚCIOWE, wymagają posortowanych danych w celu uzyskania dokładnych wyników.
Ponadto sortuj dane na różne sposoby, aby dostrzec trendy, które na początku nie są oczywiste.
Wybierz dane do sortowania
Excel musi znać dokładny zakres do sortowania i identyfikować obszary powiązanych danych, jeśli:
- Brak pustych wierszy lub kolumn w obszarze powiązanych danych.
- Puste wiersze i kolumny między obszarami powiązanych danych.
Excel określa również, czy obszar danych ma nazwy pól i wyklucza ten wiersz z sortowania.
Jednak zezwolenie Excelowi na wybór zakresu do sortowania może być ryzykowne, szczególnie w przypadku dużych ilości danych, które są trudne do sprawdzenia.
Użyj nazw, aby wybrać dane
Aby upewnić się, że wybrano prawidłowe dane, podświetl zakres przed rozpoczęciem sortowania. Jeśli planujesz wielokrotne sortowanie tego samego zakresu danych, najlepszym rozwiązaniem jest nadanie mu nazwy.
Kiedy sortujesz nazwany zakres danych, wpisz nazwę w polu Nazwa lub wybierz ją z powiązanej listy rozwijanej. Excel automatycznie podświetla właściwy zakres danych w arkuszu.
Sortowanie ukrytych wierszy i kolumn
Excel nie uwzględnia ukrytych wierszy i kolumn danych podczas sortowania, więc te wiersze i kolumny muszą zostać ujawnione przed rozpoczęciem sortowania. Na przykład, jeśli wiersz 7 jest ukryty w zakresie danych, które zostaną posortowane, pozostanie on w wierszu 7 i nie zostanie przeniesiony do właściwej lokalizacji w posortowanych danych.
To samo dotyczy kolumn danych. Sortowanie według wierszy wymaga zmiany kolejności kolumn danych, ale jeśli kolumna B jest ukryta przed sortowaniem, po sortowaniu pozostanie jako kolumna B.
Przechowuj numery jako numery
Sprawdź, czy wszystkie liczby są sformatowane jako liczby. Jeśli wyniki nie są zgodne z oczekiwaniami, kolumna może zawierać liczby przechowywane jako tekst, a nie jako liczby. Na przykład liczby ujemne importowane z niektórych systemów księgowych lub liczby wprowadzone z wiodącym apostrofem (') są przechowywane jako tekst.
Gdy dane są szybko sortowane za pomocą przycisku A-Z lub Z-A, wszystko może pójść nie tak. Jeśli w danych jest pusty wiersz lub puste kolumny, niektóre dane zostaną posortowane, a niektóre nie. Najprostszym sposobem na upewnienie się, że wybrałeś właściwy zakres danych przed sortowaniem, jest nadanie mu nazwy.
Jeśli zaznaczona jest pojedyncza komórka, Excel rozszerza zaznaczenie do zakresu (podobnie jak naciśnięcie Ctrl+ Shift+ 8 ) ograniczone jedną lub większą liczbą pustych kolumn i wierszy. Następnie sprawdza pierwszy wiersz w wybranym zakresie, aby określić, czy zawiera on informacje nagłówka, czy nie.
Nagłówki kolumn muszą być zgodne ze ścisłymi wytycznymi, zanim program Excel rozpozna je jako nagłówek. Na przykład jeśli w wierszu nagłówka znajdują się puste komórki, program Excel może uznać, że nie jest to nagłówek. Podobnie, jeśli wiersz nagłówka jest sformatowany tak samo jak inne wiersze w zakresie danych, program Excel może nie rozpoznać nagłówka. Ponadto, jeśli tabela danych składa się z tekstu, a wiersz nagłówka zawiera tylko tekst, program Excel nie rozpoznaje wiersza nagłówka; wiersz nagłówka wygląda jak inny wiersz danych w programie Excel.
Program Excel sortuje tylko po zaznaczeniu zakresu, a program Excel określa, czy istnieje wiersz nagłówka. Wyniki sortowania zależą od tego, czy program Excel prawidłowo wybrał zarówno wybór zakresu, jak i określenie wiersza nagłówka. Na przykład, jeśli program Excel nie uważa, że istnieje wiersz nagłówka, nagłówek jest sortowany w treści danych.
Aby upewnić się, że zakres danych jest rozpoznawany poprawnie, użyj Ctrl+ Shift+ 8 Skrót, aby zobaczyć, co wybiera program Excel. Jeśli nie odpowiada Twoim oczekiwaniom, zmodyfikuj charakter danych w tabeli lub wybierz zakres danych przed użyciem okna dialogowego Sort.
Aby upewnić się, że nagłówki są poprawnie rozpoznawane, użyj Ctrl+ Shift+ 8 skrót, aby wybrać zakres danych, a następnie spójrz na pierwszy wiersz. Jeśli nagłówek zawiera puste komórki wśród komórek zaznaczonych w pierwszym wierszu, pierwszy wiersz jest sformatowany tak samo jak drugi wiersz lub zaznaczono więcej niż jeden wiersz nagłówka, program Excel zakłada, że nie ma wiersza nagłówka. Aby to poprawić, wprowadź zmiany w wierszu nagłówka, aby upewnić się, że program Excel je rozpozna.
Jeśli Twoja tabela danych używa nagłówków wielowierszowych, program Excel może mieć trudności z ich rozpoznaniem. Problem komplikuje się, gdy oczekujesz, że program Excel będzie zawierał puste wiersze w tym nagłówku; po prostu nie może tego zrobić automatycznie. Możesz jednak wybrać wiersze do posortowania przed wykonaniem sortowania. Innymi słowy, sprecyzuj, co chcesz sortować w programie Excel; nie pozwól, aby Excel robił założenia za Ciebie.
Przechowuj daty i godziny jako tekst
Jeśli wyniki sortowania według daty nie są zgodne z oczekiwaniami, dane w kolumnie zawierającej klucz sortowania mogą zawierać daty lub godziny zapisane jako dane tekstowe, a nie jako liczby (daty i godziny są sformatowanymi danymi liczbowymi).
Na powyższym obrazku rekord A. Petersona znalazł się na samym dole listy, gdzie według daty wypożyczenia 5 listopada 2014 r. powinien znajdować się powyżej rekordu A. Wilsona, który również ma datę wypożyczenia 5 listopada. Powodem nieoczekiwanych wyników jest to, że data wypożyczenia A. Petersona została zapisana jako tekst, a nie jako liczba.
Dane mieszane i szybkie sortowanie
W przypadku korzystania z metody szybkiego sortowania z rekordami zawierającymi dane tekstowe i liczbowe, Excel sortuje dane liczbowe i tekstowe oddzielnie, umieszczając rekordy z danymi tekstowymi na dole posortowanej listy.
Program Excel może również uwzględniać nagłówki kolumn w wynikach sortowania, interpretując je jako kolejny wiersz danych tekstowych, a nie jako nazwy pól tabeli danych.
Sortuj ostrzeżenia
Podczas korzystania z okna dialogowego Sortuj, nawet w przypadku sortowania w jednej kolumnie, program Excel może wyświetlić ostrzeżenie, że napotkał dane zapisane jako tekst i daje następujące opcje:
- Posortuj wszystko, co wygląda jak liczba, jako liczbę.
- Sortuj oddzielnie numery i numery przechowywane jako tekst.
Pierwsza opcja umieszcza dane tekstowe we właściwej lokalizacji wyników sortowania. Druga opcja umieszcza rekordy zawierające dane tekstowe na dole wyników sortowania, tak jak w przypadku szybkiego sortowania.
