Co warto wiedzieć
- W programie Outlook wybierz Plik > Info > Ustawienia konta > Ustawienia konta.
- Przejdź do zakładki Plik danych i wybierz Dodaj. W oknie dialogowym Nowy plik danych programu Outlook wybierz Plik danych programu Outlook, a następnie wybierz OK.
- Nazwij archiwum, wybierz jego lokalizację i wybierz OK. Przeciągnij i upuść całe foldery do nowego folderu Archiwum.
Ten artykuł wyjaśnia, jak zachować mały rozmiar pliku PST, archiwizując starą pocztę. Instrukcje zawarte w tym artykule dotyczą programów Outlook dla Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 i Outlook 2010.
Jak archiwizować starą pocztę w Outlooku, aby plik PST był mały
Wraz z powiększaniem się stosu poczty przechowywanej w programie Outlook, zwykle wydłuża się czas, w jakim program Outlook robi to, co chcesz. Zbliża się limit rozmiaru pliku PST. (Plik PST lub „Foldery osobiste” to miejsce, w którym program Outlook przechowuje wszystkie dane, w tym kalendarze, kontakty i wiadomości e-mail).
Aby utworzyć archiwum starych wiadomości w Outlooku oddzielnie od pliku PST, którego używasz na co dzień:
- Wybierz Plik i wybierz Informacje.
-
Wybierz Ustawienia konta i wybierz z menu Ustawienia konta. Otworzy się okno Ustawienia konta.
Image -
Wybierz kartę Plik danych.
Image -
Wybierz Dodaj. Otworzy się okno dialogowe Nowy plik danych programu Outlook.
Image -
Wybierz Plik danych programu Outlook i wybierz OK.
Image -
Wprowadź nazwę archiwum pod Nazwa pliku i wybierz lokalizację, w której chcesz zapisać plik.
Image - Wybierz OK i zamknij okno.
Przenieś pocztę do archiwum
Aby wypełnić nowo utworzone archiwum PST, przeciągnij i upuść całe foldery do folderu głównego, który pojawił się w Foldery poczty Jest to przydatne, jeśli masz już Archive folder, który zawiera, powiedzmy, całą zeszłoroczną pocztę. Po prostu wrzuć go do archiwum PST.
Alternatywnie, aby zarchiwizować poszczególne elementy:
- Kliknij prawym przyciskiem myszy folder główny o nazwie zgodnej z plikiem PST archiwum pod Foldery pocztowe.
-
Wybierz Nowy folder z menu.
Image -
Wpisz żądaną nazwę folderu.
Upewnij się, że Mail and Post Items jest zaznaczone w Folder zawiera, jeśli chcesz archiwizować wiadomości e-mail. Aby zarchiwizować inne elementy, wybierz odpowiednią kategorię.
Image - Przeciągnij i upuść pojedyncze lub grupy wiadomości e-mail do nowo utworzonego folderu.
- Aby przenieść wszystkie wiadomości poprzedzające określoną datę do folderu (lub folderów zagnieżdżonych), wybierz Plik > Informacje.
-
Wybierz Narzędzia i wybierz Oczyszczanie skrzynki pocztowej.
Image -
Wybierz Autoarchiwizacja z wyświetlonego menu.
Image
Zamknij archiwum PST
Po zarchiwizowaniu wszystkich elementów możesz zamknąć plik PST w programie Outlook:
- Kliknij prawym przyciskiem myszy folder główny archiwum PST pod Foldery poczty.
-
Wybierz Zamknij "_" z menu.
Image
Dostęp do poczty z zamkniętego archiwum pliku PST
Aby pobrać wiadomości z zamkniętego pliku PST archiwum:
- Wybierz zakładkę Plik i wybierz Otwórz i wyeksportuj.
-
Wybierz Otwórz plik danych programu Outlook.
Image - Plik PST i jego foldery pojawią się w Foldery pocztowe, gotowe do działania.
Mały plik PST to szybki plik PST
Opłaca się zachować mały i łatwy w zarządzaniu rozmiar głównego pliku PST. Możesz zlecić programowi Outlook wykonanie niektórych czynności za pomocą autoarchiwizacji lub podzielić wiadomości między więcej plików PST, co może być bezbolesne i szybkie.
