Formularz danych programu Excel to wygodny sposób wprowadzania danych do bazy danych programu Excel i przeglądania wiersza informacji w arkuszu bez przewijania arkusza. Formularze danych wyświetlają nagłówki kolumn w arkuszu kalkulacyjnym, dzięki czemu można wyświetlić jednocześnie cały wiersz danych. Formularze danych są również używane do wyszukiwania rekordów i edycji istniejących rekordów.
Instrukcje zawarte w tym artykule dotyczą programu Excel 2019, 2016, 2013, 2010; i Excel dla Microsoft 365.
Dodaj ikonę formularza wprowadzania danych do paska narzędzi szybkiego dostępu
Pierwszym krokiem do korzystania z formularza wprowadzania danych jest dodanie ikony formularza do paska narzędzi szybkiego dostępu. To jest jednorazowa operacja. Po dodaniu ikona formularza pozostaje dostępna na pasku narzędzi szybkiego dostępu.
Pasek narzędzi szybkiego dostępu służy do przechowywania skrótów do często używanych funkcji programu Excel. Jest to również miejsce, w którym można dodać skróty do funkcji programu Excel, które nie są dostępne na wstążce.
Aby dodać ikonę formularza do paska narzędzi szybkiego dostępu:
- Wybierz strzałkę menu Dostosuj pasek narzędzi szybkiego dostępu.
-
Wybierz Więcej poleceń.
Image -
W oknie dialogowym Opcje programu Excel upewnij się, że wybrana jest karta Pasek narzędzi szybkiego dostępu.
- Wybierz Wybierz polecenia z strzałki w dół i wybierz Wszystkie polecenia.
-
Przewiń alfabetyczną listę poleceń i wybierz Formularz.
Image - Wybierz Dodaj.
-
Wybierz OK, aby dodać przycisk Formularz do paska narzędzi szybkiego dostępu.
Image - Znajdziesz przycisk Form po prawej stronie paska narzędzi szybkiego dostępu.
Dodaj nazwy pól bazy danych
Formularz wprowadzania danych jest jednym z wbudowanych narzędzi programu Excel. Aby skorzystać z formularza, podaj nagłówki kolumn, które mają być używane w Twojej bazie danych, kliknij ikonę Formularz, a program Excel zajmie się resztą.
Najłatwiejszym sposobem dodania nazw pól do formularza jest wpisanie ich w komórkach arkusza. Formularz może zawierać do 32 nagłówków kolumn.
Aby kontynuować ten samouczek, otwórz pusty arkusz programu Excel i wprowadź dane nagłówka kolumny do komórek od A1 do E1, jak pokazano na poniższym obrazku:
Otwórz formularz wprowadzania danych
Gdy arkusz zawiera nagłówki kolumn, czas otworzyć formularz wprowadzania danych.
- Wybierz komórkę A2 aby uczynić ją aktywną komórką.
-
Przejdź do paska narzędzi szybkiego dostępu i wybierz Formularz.
Image -
W oknie dialogowym ostrzeżenia wybierz OK.
Image -
Na ekranie pojawi się formularz zawierający wszystkie nagłówki kolumn.
Image - Teraz możesz już używać formularza do wprowadzania danych.
Dodaj rekordy danych za pomocą formularza
Dodanie rekordów do arkusza to po prostu kwestia wpisania danych w odpowiednie pola formularza.
Dodaj pierwszy rekord do arkusza, wprowadzając dane w polach formularza obok właściwych nagłówków:
- ID Studenta: SA267-567
- Nazwisko: Jones
- Początkowy: B.
- Wiek: 21
- Program: Języki
Naciśnij klawisz tabulatora, aby przejść z pola do pola. Wybierz Nowy, aby dodać rekord do arkusza i wyczyścić pola dla drugiego rekordu.
Dodaj drugi rekord do arkusza roboczego:
- ID Studenta: SA267-211
- Nazwisko: Williams
- Początkowy: J.
- Wiek: 19
- Program: Nauka
Wybierz Nowy po zakończeniu dodawania wpisu.
Podczas wprowadzania podobnych danych, takich jak numery legitymacji ucznia (tylko cyfry po myślniku są różne), użyj kopiowania i wklejania, aby przyspieszyć wprowadzanie danych.
Aby dodać pozostałe rekordy do bazy danych samouczka, użyj formularza, aby wprowadzić dane pokazane na obrazku poniżej do komórek A4 do E11.
Użyj narzędzi danych formularza
Ponieważ do arkusza dodawanych jest więcej rekordów, ważne jest zachowanie integralności danych. Dbaj o aktualność i aktualność danych, naprawiając błędy danych, aktualizując rekordy, usuwając przestarzałe rekordy i usuwając zduplikowane rekordy.
Formularz wprowadzania danych zawiera kilka narzędzi, które ułatwiają wyszukiwanie, poprawianie i usuwanie rekordów z bazy danych. Narzędzia te znajdują się po prawej stronie formularza i obejmują:
- Znajdź poprzedni i Znajdź następny: Przewijaj arkusz do przodu i do tyłu po jednym rekordzie na raz.
- Usuń: Usuń rekordy z arkusza roboczego.
- Przywróć: Cofnij zmiany w rekordzie. Przywracanie działa, gdy w formularzu wyświetlany jest rekord. Po uzyskaniu dostępu do innego rekordu lub zamknięciu formularza Przywracanie staje się nieaktywne.
- Kryteria: Przeszukaj arkusz roboczy pod kątem rekordów na podstawie określonych kryteriów, takich jak imię i nazwisko, wiek lub program.
Wyszukiwanie rekordów przy użyciu jednej nazwy pola
Oto jak używać formularza wprowadzania danych do wyszukiwania w bazie danych rekordów przy użyciu jednego nagłówka kolumny, takiego jak Nazwisko, Wiek lub Program.
-
W formularzu wprowadzania danych wybierz Kryteria.
Image Po wybraniu Kryteria pola formularza zostaną usunięte z formularza; żadne rekordy nie są usuwane z arkusza.
- Umieść kursor w polu tekstowym Program i wpisz Arts, aby wyszukać wszystkich studentów zapisanych do programu Arts.
-
Wybierz Znajdź następny
Image -
Dane dla pierwszego rekordu, który pasuje do kryteriów wyszukiwania, pojawią się w formularzu.
Image Aby wprowadzić zmiany w rekordzie, usuń istniejący tekst i wprowadź poprawne dane.
- Wybierz Znajdź następny, aby wyświetlić dodatkowe rekordy spełniające kryteria wyszukiwania.
Wyszukiwanie rekordów przy użyciu wielu nazw pól
Formularz może być również używany do wyszukiwania rekordów przy użyciu wielu kryteriów. Na przykład, aby wyszukać uczniów, którzy ukończyli 18 lat i zapisali się do programu Arts. W formularzu wyświetlane są tylko rekordy spełniające oba kryteria.
- Wybierz Kryteria.
- Umieść kursor w polu tekstowym Wiek i wpisz 18.
-
Umieść kursor w polu tekstowym Program i wpisz Arts.
Image - Wybierz Znajdź następny.
- Dane dla pierwszego rekordu, który pasuje do kryteriów wyszukiwania, pojawią się w formularzu.
- Wybierz Znajdź następny, aby wyświetlić dodatkowe rekordy spełniające kryteria wyszukiwania.
