Kiedy planujesz spotkanie w Outlooku z inną osobą lub grupą osób, otrzymają oni wiadomość e-mail z zaproszeniem ze szczegółami spotkania. Z tej wiadomości e-mail mogą zaakceptować lub odrzucić zaproszenie na spotkanie. Program Outlook dodaje spotkanie do kalendarza programu Outlook, śledzi odpowiedzi uczestników i wysyła przypomnienie przed rozpoczęciem spotkania.
Instrukcje zawarte w tym artykule dotyczą programów Outlook dla Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 i Outlook 2013.
Jak wysłać zaproszenie do kalendarza w programie Outlook
Oto jak zaplanować spotkanie w Outlooku:
-
Wybierz Home tab.
Image -
Wybierz Nowe pozycje > Spotkanie.
Alternatywnie naciśnij Ctrl+Shift+Q.
Image -
W zaproszeniu na spotkanie wprowadź opis spotkania w polu tekstowym Title.
Image -
W polu tekstowym Required
wprowadź adresy e-mail każdego uczestnika, który musi uczestniczyć w spotkaniu. W programach Outlook 2016 i 2013 wprowadź adresy e-mail w polu tekstowym Do.
Aby wybrać kontakty z książki adresowej, wybierz Wymagane, Opcjonalnie lub Do.
Image -
W polu tekstowym Opcjonalne wprowadź adresy e-mail osób, które chcesz wziąć udział w spotkaniu, ale nie wymagaj od nich tego.
Image -
Wybierz czas rozpoczęcia i czas zakończenia spotkania.
Image -
Aby zablokować w kalendarzu cały dzień spotkania, wybierz Cały dzień.
Image -
W polu tekstowym Lokalizacja wprowadź miejsce, w którym odbywa się spotkanie.
Image -
W obszarze Message wprowadź inne informacje, które Twoi uczestnicy będą musieli znać przed spotkaniem i załącz pliki, które chcesz przejrzeć.
Aby dołączyć plik do zaproszenia na spotkanie, wybierz kartę Wstaw, a następnie wybierz Dołącz plik. Aby dodać łącze do dokumentu w usłudze OneDrive, wybierz strzałkę menu rozwijanego Link.
Image -
Domyślnie, gdy wysyłasz zaproszenie na spotkanie w programie Outlook, zaproszenie zawiera prośbę o odpowiedź i daje odbiorcy opcję zasugerowania nowego terminu spotkania. Aby zmienić te opcje, wybierz zakładkę Spotkanie, a następnie wybierz Opcje odpowiedzi
Image -
Wybierz Wyślij.
Jeśli Twój harmonogram ulegnie zmianie lub jeśli Twoi uczestnicy będą musieli ułożyć inne plany, anuluj spotkanie lub przełóż je.
Image
Jak zorganizować spotkanie cykliczne
Outlook umożliwia także konfigurowanie spotkań cyklicznych. Użyj tej opcji w przypadku spotkań, które planujesz powtarzać co tydzień, miesiąc lub inny okres. W przypadku spotkania cyklicznego wystarczy wprowadzić szczegóły tylko raz, a wszystkie przyszłe wydarzenia zostaną dodane do kalendarza na podstawie ustawionego interwału.
-
Wybierz zakładkę Home, a następnie wybierz Nowe elementy > Spotkanie.
Image - W zaproszeniu na spotkanie wprowadź Tytuł, Wymagani uczestnicy, Opcjonalni uczestnicy, Lokalizacja i wiadomość opisującą cel spotkania.
-
Wybierz Ustaw cyklicznie.
W Outlooku 2016 i 2013 wybierz Spotkanie > Recurrence.
Image -
Otworzy się okno dialogowe Powtarzanie spotkania. Wprowadź czas rozpoczęcia, czas zakończenia i czas trwania spotkania.
Image -
W sekcji Wzorzec powtarzania wybierz, kiedy spotkanie ma się powtórzyć. Na przykład regularne cotygodniowe spotkanie, które odbywa się w każdy poniedziałek.
Image -
W sekcji Range of recurrence wybierz czas trwania spotkań cyklicznych. Możesz nakazać, aby spotkanie cykliczne zostało anulowane w określonym dniu lub po określonej liczbie wystąpień. Wybierz Brak daty zakończenia, jeśli nie chcesz, aby spotkanie wygasło.
Image -
Wybierz OK.
Image -
W zaproszeniu na spotkanie wybierz Wyślij.
Image
Jak używać Asystenta planowania do tworzenia spotkania
Jeśli korzystasz z platformy Microsoft 365 w pracy i jesteś użytkownikiem programu Exchange, użyj Asystenta planowania, aby znaleźć najlepszy czas na zaplanowanie spotkania z innymi osobami. Po otwarciu Asystenta planowania zobaczysz kalendarze osób zaproszonych na spotkanie.
Aby użyć Asystenta planowania, utwórz zaproszenie na spotkanie, wybierz zakładkę Spotkanie > Asystent planowania.
Jak wyświetlić spotkanie w kalendarzu programu Outlook
Gdy utworzysz lub zaakceptujesz spotkanie, pojawi się ono w kalendarzu programu Outlook na podstawie informacji o dacie i godzinie. Oto jak znaleźć nadchodzące wydarzenia.
- Wybierz Przełącznik widoku, a następnie wybierz Kalendarz.
- Aby znaleźć spotkanie, przewiń kalendarz lub użyj pola wyszukiwania i wprowadź tytuł spotkania.
-
Aby wyświetlić szczegóły spotkania, kliknij dwukrotnie element kalendarza.
Image -
Aby wyświetlić odpowiedzi, wybierz kartę Śledzenie. Kolumna Response pokazuje, którzy uczestnicy zaakceptowali zaproszenie na spotkanie, a którzy nie odpowiedzieli.
Image -
Jeśli otrzymałeś ustną akceptację od uczestnika, wybierz Brak, a następnie wybierz Accepted, Odrzuconelub dał odpowiedź Torative.
Image - Po zakończeniu zamknij zaproszenie na spotkanie.
Jak dodać osoby do istniejącego zaproszenia na spotkanie
Możesz zorganizować spotkanie, a następnie zaprosić więcej uczestników (na przykład, jeśli zatrudnisz innego pracownika i chcesz dodać go do regularnych spotkań personelu). Oto jak zaprosić nowych uczestników na już skonfigurowane spotkanie.
- Znajdź spotkanie w swoim kalendarzu.
- Kliknij dwukrotnie element spotkania.
-
Wybierz zakładkę Asystent planowania > Dodaj uczestników.
Image -
W oknie dialogowym Wybierz uczestników i zasoby wybierz imię i nazwisko uczestnika.
Image -
Wybierz opcję Wymagany lub Opcjonalny, aby wskazać, czy uczestnik musi być na spotkaniu, czy też jego obecność jest opcjonalna.
Image -
Wybierz OK.
Image -
Uczestnik pojawia się teraz na liście wszystkich uczestników w Asystencie planowania.
Image -
Wybierz Wyślij aktualizację.
Image
