Jak utworzyć grupę kontaktów programu Outlook

2024 Autor: Abigail Brown | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-01-07 19:05

Outlook używa grup kontaktów do przechowywania członków listy dystrybucyjnej. Po utworzeniu grupy kontaktów i dodaniu kontaktów utwórz jedną wiadomość e-mail i zaadresuj ją do grupy kontaktów. W ten sposób wszyscy na liście dystrybucyjnej otrzymają tę samą wiadomość, a Ty zaoszczędzisz czas.

Instrukcje zawarte w tym artykule dotyczą programów Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 i Outlook dla Microsoft 365.

Jak skonfigurować listę dystrybucyjną w Outlooku

Aby utworzyć grupę kontaktów w Outlooku, utwórz listę i wybierz miejsce jej przechowywania. Oto jak:

1. Otwórz Outlooka.

2. Przejdź do zakładki Home i wybierz Nowe elementy.

   

3. Wybierz Więcej pozycji > Grupa kontaktowa. Lub naciśnij Ctrl+ Shift+ L.

   

4. W oknie Grupa kontaktów umieść kursor w polu tekstowym Nazwa i wpisz nazwę listy dystrybucyjnej.

   Aby wysłać wiadomość e-mail do listy dystrybucyjnej, wprowadź nazwę listy w polu tekstowym Do w oknie nowej wiadomości.

5. Pozostaw otwarte okno Grupa kontaktów.

Dodaj członków do grupy kontaktów programu Outlook

Po utworzeniu i zapisaniu grupy dodaj kontakty do listy dystrybucyjnej.

Aby dodać kontakty do grupy kontaktów:

1. W oknie Grupa kontaktów przejdź do zakładki Grupa kontaktów.

2. Wybierz Dodaj członków > Z kontaktów programu Outlook.

   

3. W oknie dialogowym Wybierz członków: Kontakty wybierz kontakt i wybierz Członkowie, aby dodać ten kontakt do listy dystrybucyjnej.

   Jeśli kontaktu nie ma na liście, wyszukaj go według nazwy lub adresu e-mail. Jeśli nadal nie możesz znaleźć kontaktu, wybierz strzałkę rozwijaną Książka adresowa i wybierz inną listę.

4. Powtórz krok 3 dla każdego kontaktu, który chcesz dodać do listy dystrybucyjnej.
5. Wybierz OK.

6. W oknie Grupa kontaktów wybierz Zapisz i zamknij.

Utwórz nowy kontakt na liście dystrybucyjnej

Aby dodać odbiorców, którzy nie znajdują się w Twojej książce adresowej programu Outlook do grupy kontaktów:

1. Przejdź do Outlooka Ludzie i kliknij dwukrotnie listę dystrybucyjną.
2. W oknie Grupa kontaktów przejdź do zakładki Grupa kontaktów i wybierz Dodaj członków> Nowy kontakt e-mail.

3. W polu tekstowym Wyświetlana nazwa wpisz nazwę kontaktu.

   

   Jeśli nie znasz nazwy kontaktu, wprowadź jego adres e-mail lub wpisz alias.

4. W polu tekstowym Adres e-mail wprowadź adres e-mail nowego kontaktu.
5. Jeśli nie chcesz dodawać nowego członka do książki adresowej, usuń zaznaczenie pola wyboru Dodaj do kontaktów.

6. Wybierz OK.

7. W oknie Grupa kontaktów wybierz Zapisz i zamknij, aby zapisać zmiany na liście dystrybucyjnej.

Jak udostępnić grupę kontaktów w Outlooku

Czy są inne osoby, które skorzystałyby, gdyby posiadały Twoją listę dystrybucyjną? Zamiast zmuszać ich do konfigurowania tej samej grupy kontaktów od podstaw, udostępnij im grupę kontaktów. To tak proste, jak wysłanie załącznika do wiadomości e-mail.

Aby udostępnić grupę kontaktów:

1. Przejdź do Outlook People.
2. Kliknij dwukrotnie grupę dystrybucyjną, którą chcesz udostępnić.

3. W oknie Grupa kontaktów przejdź do zakładki Grupa kontaktów i wybierz Przekaż grupę> Jako kontakt programu Outlook.

   

   Wybierz W formacie internetowym (vCard), aby dołączyć plik tekstowy zawierający nazwiska i adresy członków grupy.

4. Zaadresuj wiadomość do osoby, do której chcesz otrzymać listę dystrybucyjną.
5. Wybierz Wyślij.

Importuj grupę kontaktów programu Outlook, która została Ci udostępniona przez e-mail

Jeśli ktoś utworzył listę dystrybucyjną w Outlooku i wysłał ją do Ciebie jako plik kontaktów Outlooka, zaimportuj listę do swojej książki adresowej i użyj jako własnej.

1. Otwórz wiadomość zawierającą załączony plik kontaktów programu Outlook dla grupy.

2. Wybierz strzałkę rozwijaną załącznika.

   

3. Wybierz Otwórz.
4. W oknie Grupa kontaktów przejdź do Plik > Informacje.

5. Wybierz Przenieś do folderu > Kopiuj do folderu.

   

6. W oknie dialogowym Kopiuj element do wybierz folder Kontakty.

   

7. Wybierz OK.
8. Po założeniu i przygotowaniu listy dystrybucyjnej możesz rozpocząć wysyłanie wiadomości do jej członków.

Jeśli chcesz mieć większą kontrolę nad swoimi listami dystrybucyjnymi, użyj kategorii kontaktów, aby utworzyć eleganckie listy mailingowe.