Pomimo rozpowszechnienia metod komunikacji online, poczta e-mail pozostaje najpopularniejsza, z prawie 300 miliardami wiadomości e-mail wysyłanych każdego dnia w 2019 r. Niezależnie od tego, czy korzystasz z poczty e-mail od niedawna, czy dopiero zaczynasz korzystać z poczty e-mail, upewnij się, że: ponownie przestrzegać zasad etykiety e-mail.
Przejrzyj swoją wiadomość przed wysłaniem
Po wprowadzeniu adresów odbiorców, stwórz odpowiedni temat, napisz wiadomość i załącz kilka dokumentów potwierdzających, wróć i upewnij się, że zrobiłeś wszystko dobrze:
- Przejrzyj wiadomość. Czy coś jest niejasne? Czy są jakieś błędy gramatyczne lub literówki? Czy powiedziałeś wszystko, co chciałeś powiedzieć?
- Sprawdź swoje źródła. Czy link do zewnętrznego źródła wyjaśnia twoje znaczenie? Czy link pomoże odbiorcy szybko znaleźć witrynę?
- Spójrz na nazwiska odbiorców. Zapomniałeś o ważnej osobie, która musi zobaczyć wiadomość? Czy dodałeś kogoś, kto nie powinien zobaczyć wiadomości?
- Spójrz na swój adres. Jeśli masz więcej niż jeden, pamiętaj, aby wysłać wiadomość od najbardziej odpowiedniego dla celu wiadomości.
- Określ priorytet wiadomości. Czy wiadomość musi być oznaczona jako ważna?
- Dodaj dokumenty pomocnicze. Zapomniałeś załączników?
Nie zawsze odpowiadaj wszystkim
Powinieneś wiedzieć, kiedy i kiedy nie odpowiadać wszystkim na grupowe wiadomości e-mail. Jeśli wszyscy w oryginalnej wiadomości e-mail (tej, na którą odpowiadasz) muszą wiedzieć, co masz do powiedzenia, użyj opcji Odpowiedz wszystkim.
Na przykład osoba A wysyła do Ciebie i osoby B wiadomość e-mail z pomysłami na to, jak uczcić 10-lecie swojego szefa w firmie. Twoja odpowiedź dotyczy zarówno osoby A, jak i osoby B, więc użyj opcji Odpowiedz wszystkim, aby odpowiedzieć im obu.
Jeśli ktoś wyśle zaproszenie na przyjęcie przez e-mail do Ciebie i 20 innych znajomych, Twoja odpowiedź nie będzie dotyczyć innych odbiorców poczty, więc użyj opcji Odpowiedz, aby wysłać odpowiedź tylko do pierwotnego nadawcy.
Napisz skuteczne wiersze tematu
Kluczem do napisania dobrego tematu wiadomości e-mail jest upewnienie się, że krótko oddaje istotę wiadomości. Oto kilka przykładów:
- Spotkanie sprzedażowe zostało zmienione na 3:00
- Zaproszenie na Halloween
- Wersje tekstu witryny
- 20 najlepszych filmów wideo wybranych w tym tygodniu
- Szczegóły Twojego nowego członkostwa
- Potwierdzenie wizyty
- Prośba o wolontariuszy podczas akcji zbierania funduszy
Aby zwiększyć skuteczność wierszy tematu, uwzględnij akcję, którą mają wykonać odbiorcy, na przykład:
- Zaproszenie na Halloween – RSVP do 11 maja
- Wersje tekstu witryny - wymagają zatwierdzenia do wtorku
Dolna linia
Gdy przekazujesz wiadomość e-mail od kogoś innego, wyjaśnij nowemu odbiorcy, dlaczego to robisz i jak oczekujesz od niego korzyści. Załóżmy na przykład, że klient Jay wysyła ci pytanie, a ty nie znasz odpowiedzi. Prześlij wiadomość do swojej koleżanki, Sary, z dopiskiem: „Sara, Jay chce poznać proces logowania się do naszego portalu ze swojego urządzenia mobilnego. Szczegóły znajdziesz poniżej. Czy możesz pomóc?”
Wyjaśnij dlaczego CC
Jeśli wysyłasz do kogoś wiadomość e-mail, wyjaśnij głównemu adresatowi, że to robisz i dlaczego. Załóżmy na przykład, że Jenna chce dołączyć do Twojego klubu książki, a Ty wysyłasz jej informacje o tym. Poświadczysz przywódcę klubu książki, Ann, i napiszesz do Jenny: „Korzystam z naszej przywódczyni, Ann, żeby mogła zobaczyć, co ci wysyłam, i uzupełnić wszystko, co mogłem pominąć. Gdy używasz tego procesu, Ann wie również, dlaczego otrzymuje kopię wiadomości.
Dolna linia
Wiadomości e-mail mogą zgubić się w poczcie lub w filtrze spamu. Z grzeczności, zwłaszcza w przypadku ważnych wiadomości (takich jak te z załącznikami lub dotyczące terminów), napisz krótką notatkę, aby poinformować nadawcę, że otrzymali jego wiadomość e-mail. Na przykład, jeśli Twój szef przyśle Ci nowy projekt do pracy, odpowiedz: „W porządku, zacznę jutro”.
Używaj skrótów oszczędnie
Nie każdy zna każdy akronim, więc używaj ich jak najmniej i tylko wtedy, gdy masz pewność, że odbiorca wie, co mają na myśli. Istnieje kilka akronimów, które są powszechnie używane w biznesowej korespondencji e-mail. Oto kilka:
- ASAP: Jak najszybciej
- BTW: Przy okazji
- EOD: Koniec dnia
- EOM: Koniec wiadomości (zwykle używany w wierszu tematu, aby wskazać, że nie ma treści wiadomości e-mail do naśladowania)
- EOW: Koniec tygodnia
- FYI: Dla Twojej informacji
- IMO: Moim zdaniem
- OOO: Poza biurem
- T/N: Tak lub Nie
Dolna linia
Ponieważ nie rozumiesz kontekstu wyrazu twarzy i tonu głosu w wiadomości e-mail, nie jest to dobre medium do wyrażania sarkazmu lub humoru, zwłaszcza w przypadku odbiorców, których nie znasz dobrze. Wyraź swoją wiadomość prosto i bezpośrednio, przynajmniej do czasu, aż lepiej poznasz odbiorcę. Jeśli naprawdę nie możesz się powstrzymać, dołącz uśmiechniętą lub roześmianą emotikonę, aby pokazać, że żartujesz.
Wybierz odpowiednie zakończenie
Czasami trudno jest wiedzieć, jak zakończyć wiadomość e-mail. Oto kilka sugestii opartych na sytuacji:
- Dzięki lub Wielkie dzięki: Jeśli prosisz o przysługę.
- Miłość lub Uściski: Jeśli odbiorcą jest przyjaciel lub członek rodziny.
- Na zdrowie lub Najlepsze: Jeśli odbiorca jest przypadkowym znajomym.
- Z poważaniem: Jeśli twoja wiadomość jest formalna.
- Pozdrawiam lub Pozdrawiam: Jeśli chcesz zachować formalny ton biznesowy.
