Microsoft Access - część pakietu biurowego Microsoft 365 - oferuje solidną relacyjną bazę danych klasy desktop, która do działania nie wymaga serwera. Bazy danych programu Access działają ze stałego pliku na dysku twardym lub w udziale sieciowym i oferują zaawansowane narzędzia do tworzenia tabel, zapytań, formularzy i raportów.
Rozpoczęcie pracy i ważne warunki dostępu
Uruchom Microsoft Access. Z pozycji menu Utwórz wybierz Tabela. Tabela jest podstawową jednostką pamięci w bazie danych. Wewnątrz obiektu, takiego jak tabela, informacje są przechowywane w kombinacjach atrybut/wartość.
Oto kilka ważnych terminów, które należy znać podczas korzystania z programu Access:
- Pola: Elementy danych w tabeli odpowiadające kolumnom.
- Baza danych: Baza danych to seria dobrze zdefiniowanych obiektów, które łączysz z relacjami.
- Form: Graficzny interfejs, do którego wprowadzasz informacje do tabeli.
- Zapytania: Zapytanie destyluje pewien podzbiór jednej lub więcej tabel, aby uzyskać unikalny zestaw informacji w locie.
- Rekordy: Elementy danych w tabeli odpowiadające wierszom.
- Raporty:Zawartość tabeli lub wyniki zapytania. Raporty są podsumowaniami informacji, które można wydrukować.
- Tabele: Ustrukturyzowane, dobrze zdefiniowane kolekcje atrybutów. Organizacja tabeli pochodzi z pól (kolumn) i rekordów (wierszy).
Związki obiektów w dostępie
Wszystkie tabele są ze sobą powiązane poprzez szereg relacji. Microsoft Access to system zarządzania relacyjnymi bazami danych, co oznacza, że wymusza reguły określające, w jaki sposób dane w jednej tabeli odnoszą się do danych w innej tabeli.
Jak używać formularzy w programie Access
Użyj formularza, aby ułatwić uporządkowane wprowadzanie rekordów do bazy danych. Formularze to narzędzia graficzne zoptymalizowane pod kątem obsługi wprowadzania danych. Zamiast dodawać informacje bezpośrednio do tabeli, użytkownicy wprowadzają je do formularza, który jest łatwiejszy w nawigacji i czytaniu.
Dolna linia
Wyniki zapytania nie pasują idealnie do wyników w tabeli. Zamiast tego zapytanie jest pobierane z jednej lub kilku tabel przy użyciu zaawansowanych reguł filtrowania i sortowania w celu zwrócenia wyniku podobnego do tabeli, który stanowi źródło raportu lub ustrukturyzowanego pliku eksportu.
Raporty w dostępie
Użyj raportu, aby zebrać wyniki zapytania lub zawartość tabeli i utworzyć czytelną wersję, którą możesz łatwo wydrukować lub udostępnić na ekranie. Raporty podsumowują całość lub część zawartości tabeli.
Dolna linia
Microsoft Access to frontowe narzędzie do raportowania, które pobiera dane z plików testowych, arkuszy kalkulacyjnych Excel, baz danych SQL lub Azure, programu Microsoft Outlook lub dziesiątek innych źródeł informacji. Importując połączone tabele lub zaimportowane źródła danych, możesz swobodnie używać programu Access jako narzędzia do wysyłania zapytań i agenta raportowania. Access obsługuje również publikowanie raportów i danych w innych bazach danych i na platformie Microsoft SharePoint.
Formaty wyjściowe w programie Access
W większości przypadków informacje w bazie danych programu Access pozostają w niej. Jednak zapytania i raporty są eksportowane z bazy danych w formacie Excel, zwykłym tekstem, XML, PDF lub XPS. Ponadto program Access zasila listy dystrybucyjne programów Microsoft Outlook i Microsoft Word.
