Co warto wiedzieć
- Wprowadź dane w komórkach w kolumnach i wierszach, aby utworzyć podstawową bazę danych.
- Jeśli używasz nagłówków, wpisz je w pierwszej komórce w każdej kolumnie.
- Nie pozostawiaj żadnych pustych wierszy w bazie danych.
W tym artykule wyjaśniono, jak utworzyć bazę danych w programie Excel dla Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel dla komputerów Mac, Excel dla systemu Android i Excel Online.
Wprowadź dane
Podstawowym formatem przechowywania danych w bazie danych programu Excel jest tabela. Po utworzeniu tabeli użyj narzędzi danych programu Excel do wyszukiwania, sortowania i filtrowania rekordów w bazie danych, aby znaleźć określone informacje.
Aby kontynuować ten samouczek, wprowadź dane, jak pokazano na powyższym obrazku.
Szybko wprowadź identyfikatory uczniów
- Wpisz dwa pierwsze identyfikatory, ST348-245 i ST348-246, do komórek A5i A6, odpowiednio.
- Podświetl dwa identyfikatory, aby je wybrać.
- Przeciągnij uchwyt wypełniania do komórki A13.
Pozostałe legitymacje studenckie są poprawnie wprowadzane do komórek od A6 do A13.
Wprowadź dane poprawnie
Podczas wprowadzania danych ważne jest, aby upewnić się, że są one wprowadzane poprawnie. Poza wierszem 2 między tytułem arkusza kalkulacyjnego a nagłówkami kolumn nie pozostawiaj żadnych innych pustych wierszy podczas wprowadzania danych. Upewnij się również, że nie pozostawiasz żadnych pustych komórek.
Błędy danych spowodowane nieprawidłowym wprowadzeniem danych są źródłem wielu problemów związanych z zarządzaniem danymi. Jeśli dane zostaną wprowadzone poprawnie na początku, program z większym prawdopodobieństwem zwróci Ci żądane wyniki.
Wiersze są rekordami
Każdy wiersz danych w bazie danych jest nazywany rekordem. Podczas wprowadzania rekordów pamiętaj o następujących wskazówkach:
- Nie zostawiaj pustych wierszy w tabeli. Obejmuje to nie pozostawianie pustego wiersza między nagłówkami kolumn a pierwszym wierszem danych.
- Rekord musi zawierać dane tylko o jednym określonym elemencie.
- Rekord musi również zawierać wszystkie dane w bazie danych dotyczące tego elementu. Nie może być informacji o elemencie w więcej niż jednym wierszu.
Kolumny są polami
Podczas gdy wiersze w bazie danych programu Excel są nazywane rekordami, kolumny są nazywane polami. Każda kolumna wymaga nagłówka, aby zidentyfikować zawarte w niej dane. Te nagłówki są nazywane nazwami pól.
- Nazwy pól służą do zapewnienia, że dane dla każdego rekordu są wprowadzane w tej samej kolejności.
- Dane w kolumnie muszą być wprowadzane w tym samym formacie. Jeśli zaczniesz wprowadzać cyfry jako cyfry (na przykład 10 lub 20), trzymaj tak dalej. Nie zmieniaj się w połowie i zacznij wprowadzać liczby jako słowa (na przykład dziesięć lub dwadzieścia). Bądź konsekwentny.
- Tabela nie może zawierać pustych kolumn.
Utwórz tabelę
Po wprowadzeniu danych można je przekształcić w tabelę. Aby przekonwertować dane na tabelę:
- Podświetl komórki A3 do E13 w arkuszu.
- Wybierz zakładkę Dom.
- Wybierz Formatuj jako tabelę, aby otworzyć menu rozwijane.
- Wybierz niebieską opcję Table Style Medium 9, aby otworzyć okno dialogowe Formatuj jako tabelę.
- Kiedy okno dialogowe jest otwarte, komórki od A3 do E13 w arkuszu są otoczone przerywaną linią.
- Jeśli przerywana linia otacza właściwy zakres komórek, wybierz OK w oknie dialogowym Formatuj jako tabelę.
- Jeśli przerywana linia nie otacza prawidłowego zakresu komórek, zaznacz właściwy zakres w arkuszu, a następnie wybierz OK w oknie dialogowym Formatuj jako tabelę.
Strzałki rozwijania są dodawane obok nazwy każdego pola, a wiersze tabeli są sformatowane naprzemiennie w kolorze jasnoniebieskim i ciemnoniebieskim.
Użyj narzędzi bazy danych
Po utworzeniu bazy danych użyj narzędzi znajdujących się pod strzałkami rozwijanymi obok nazwy każdego pola, aby posortować lub przefiltrować dane.
Sortuj dane
- Wybierz strzałkę rozwijaną obok pola Nazwisko.
- Wybierz Sortuj od A do Z, aby posortować bazę danych alfabetycznie.
- Po posortowaniu Graham J. jest pierwszym rekordem w tabeli, a Wilson R ostatnim.
Filtruj dane
- Wybierz strzałkę w dół obok pola Program.
- Zaznacz pole wyboru obok Wybierz wszystko, aby wyczyścić wszystkie pola wyboru.
- Zaznacz pole wyboru obok Business, aby dodać do pola znacznik wyboru.
- Wybierz OK.
- Tylko dwóch studentów, G. Thompson i F. Smith jest widocznych, ponieważ są jedynymi studentami zapisanymi do programu biznesowego.
- Aby wyświetlić wszystkie rekordy, wybierz strzałkę rozwijaną obok pola Programu i wybierz Wyczyść filtr z " Program."
Rozwiń bazę danych
Aby dodać dodatkowe rekordy do bazy danych:
- Umieść wskaźnik myszy nad małą kropką w prawym dolnym rogu tabeli.
- Wskaźnik myszy zmieni się w strzałkę z dwoma grotami.
- Naciśnij i przytrzymaj prawy przycisk myszy i przeciągnij wskaźnik w dół, aby dodać pusty wiersz na dole bazy danych.
-
Dodaj następujące dane do tego nowego wiersza:
Komórka A14: ST348-255
Komórka B14: Christopher
Komórka C14: A.
Komórka D14: 22
Komórka E14: Nauka
Dokończ formatowanie bazy danych
- Podświetl komórki A1 do E1 w arkuszu.
- Wybierz Dom.
- Wybierz Połącz i wyśrodkuj, aby wyśrodkować tytuł.
- Wybierz Kolor wypełnienia, aby otworzyć listę rozwijaną kolorów wypełnienia.
- Wybierz Niebieski, Akcent 1 z listy, aby zmienić kolor tła w komórkach od A1 do E1 na ciemnoniebieski.
- Wybierz kolor czcionki, aby otworzyć listę rozwijaną kolorów czcionek.
- Wybierz Biały z listy, aby zmienić kolor tekstu w komórkach od A1 do E1 na biały.
- Podświetl komórki A2 do E2 w arkuszu.
- Wybierz Kolor wypełnienia, aby otworzyć listę rozwijaną kolorów wypełnienia.
- Wybierz Niebieski, Akcent 1, Jaśniejszy 80 z listy, aby zmienić kolor tła w komórkach A2 na E2 na jasnoniebieski.
- Podświetl komórki A4 do E14 w arkuszu.
- Wybierz Wyśrodkuj, aby wyrównać tekst w komórkach od A14 do E14.
Funkcje bazy danych
Składnia: Dfunction(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
Gdzie funkcja D jest jedną z następujących:
- ŚREDNIA
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Typ: Baza danych
Funkcje bazy danych są wygodne, gdy Arkusze Google służą do przechowywania uporządkowanych danych, takich jak baza danych. Każda funkcja bazy danych, Dfunction, oblicza odpowiednią funkcję na podzbiorze zakresu komórek traktowanego jako tabela bazy danych. Funkcje bazy danych przyjmują trzy argumenty:
- Database_arr to zakres, tablica osadzona lub tablica wygenerowana przez wyrażenie tablicowe. Jest skonstruowany tak, że każdy wiersz po wierszu 1 jest rekordem bazy danych, a każda kolumna jest polem bazy danych. Wiersz 1 zawiera etykiety dla każdego pola.
- Field_str|num wskazuje, która kolumna (pole) zawiera wartości do uśrednienia. Może to być wyrażone jako nazwa pola (ciąg tekstowy) lub numer kolumny, gdzie skrajna lewa kolumna będzie reprezentowana jako 1.
- Criteria_arr to zakres, tablica osadzona lub tablica wygenerowana przez wyrażenie tablicowe. Jest skonstruowany w taki sposób, że pierwszy wiersz zawiera nazwy pól, do których zostanie zastosowane kryterium (kryteria), a kolejne wiersze zawierają testy warunkowe.
Pierwszy wiersz w Kryteriach określa nazwy pól. Co drugi wiersz w Kryteriach reprezentuje filtr, zestaw ograniczeń w odpowiednich polach. Ograniczenia są opisane przy użyciu notacji Zapytanie według przykładu i zawierają wartość do dopasowania lub operator porównania, po którym następuje wartość porównania. Przykładami ograniczeń są: „czekoladki”, „42”, „>=42” i „ 42”. Pusta komórka oznacza brak ograniczeń w odpowiednim polu.
Filtr pasuje do wiersza bazy danych, jeśli wszystkie ograniczenia filtru (ograniczenia w wierszu filtru) są spełnione. Wiersz bazy danych (rekord) spełnia kryteria, jeśli pasuje do niego przynajmniej jeden filtr. Nazwa pola może pojawić się więcej niż raz w zakresie Kryteriów, aby zezwolić na wiele ograniczeń, które mają zastosowanie jednocześnie (na przykład temperatura >=65 i temperatura <=82).
DGET to jedyna funkcja bazy danych, która nie agreguje wartości. DGET zwraca wartość pola określonego w drugim argumencie (podobnie jak w funkcji WYSZUKAJ. PIONOWO) tylko wtedy, gdy dokładnie jeden rekord spełnia kryteria; w przeciwnym razie zwraca błąd wskazujący na brak dopasowań lub wiele dopasowań.
