Arkusze kalkulacyjne i bazy danych umożliwiają przeglądanie danych. Podejście, które każdy z nich stosuje do zbierania i udostępniania tych danych, jest jednak zupełnie inne.
Arkusz kalkulacyjny oferuje quasi-ustrukturyzowane dane w formacie wierszy i kolumn. Jednak arkusze kalkulacyjne nie są ze sobą powiązane i nie wymagają reguł dotyczących informacji zawartych w arkuszu kalkulacyjnym. Ponadto arkusze kalkulacyjne nie mają wyrafinowanych narzędzi do podsumowywania i raportowania.
Bazy danych zbierają informacje w uporządkowany sposób i domyślnie wymuszają reguły i relacje dotyczące tego, co wchodzi i wychodzi. Sprawdziliśmy oba, aby pomóc w określeniu, który z nich najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
Ogólne ustalenia
- Zawiera komórki utworzone z kolumn i wierszy.
- Wykonywanie obliczeń matematycznych.
- Sortuj i filtruj dane.
- Organizuj złożone zbiory danych.
- Kontrolowane przez system zarządzania bazą danych (DBMS).
- Dostęp do dużych ilości danych i zarządzanie nimi.
Bazy danych automatycznie obsługują szybkie odczytywanie i zapisywanie treści. O ile nie używasz systemu homebrew narzędzi wyzwalających, takich jak If This Then That, arkusz kalkulacyjny wymaga ręcznego wprowadzania informacji.
Microsoft Excel i Arkusze Google to powszechnie używane programy do obsługi arkuszy kalkulacyjnych. Oba są dostępne bezpłatnie na komputerach, tabletach i smartfonach.
Oprócz Microsoft Access na pulpicie (i klonów, takich jak LibreOffice Base), najbardziej niezawodne narzędzia bazodanowe znajdują się na serwerach. Duże firmy korzystają z opcji, takich jak Microsoft SQL Server lub pakiet serwerowy Oracle. Ludzie w społecznościach open-source i Linux używają narzędzi takich jak MariaDB.
Gdy korzystasz z bazy danych, zazwyczaj łączysz ją z narzędziami wsparcia. Ponieważ bazy danych wymagają strukturalnego języka zapytań, aby uzyskać dostęp do informacji, narzędzia, takie jak wizualni projektanci raportów (takie jak Crystal Reports) lub narzędzia do tworzenia kokpitów (takie jak Tableau), zarządzają zarówno generowaniem SQL, jak i tworzeniem złożonych raportów.
Projekt: analiza a relacje
- Zoptymalizowany pod kątem prostej analizy danych.
-
Ograniczone możliwości filtrowania.
- Ograniczona możliwość porównywania danych z różnych źródeł.
- Możliwość łączenia tabel.
- Potężna analiza relacyjna.
- Ograniczone możliwości obliczeniowe.
To, czy bazy danych lub arkusze kalkulacyjne są najbardziej sensowne dla danego celu, wynika z kilku cech przypadków użycia.
Chociaż formuły wyszukiwania i nazwane regiony wiążą ze sobą niektóre części arkuszy kalkulacyjnych, arkusz kalkulacyjny jest samodzielnym zbiorem danych. Ma ograniczoną możliwość filtrowania i grupowania w różnych arkuszach roboczych i plikach arkuszy kalkulacyjnych. Arkusze kalkulacyjne są zoptymalizowane pod kątem finansów i prostej analizy danych. W przypadku prostego przetwarzania liczb to podejście jest lepsze od bazy danych. Ponadto konfigurowanie i konfigurowanie baz danych wymaga większych umiejętności technicznych.
Jednak porównywanie informacji z różnych danych w arkuszu kalkulacyjnym nie jest łatwe. Bazy danych wymuszają relacje i obsługują zapytania na podstawie atrybutów lub podzbiorów w jednej lub kilku tabelach. Bazy danych łączą ze sobą tabele na różne sposoby i wykonują statystyki podsumowujące dla tych podzbiorów i nadzbiorów.
Raportowanie: Wygląd jest kluczem
- Konfigurowalny wygląd.
- Łatwe tworzenie wykresów.
- Rozbudowane funkcje formatowania.
- Sformalizowany wygląd.
- Usprawnij raporty.
- Format raportu tabelarycznego.
Arkusze kalkulacyjne przedstawiają siatkę informacji. O treści, formatowaniu, wyglądzie i strukturze decyduje właściciel arkusza kalkulacyjnego. Bazy danych wymagają sformalizowanej struktury i oddzielają informacje od wyglądu tych informacji.
Arkusz kalkulacyjny jest zarówno informacją, jak i warstwą prezentacji dla tych informacji. Takie podejście usprawnia proste raporty, ponieważ obliczenia są niewidoczne dla każdego, kto otwiera plik. Dodatkowo opcje, takie jak linie, cieniowanie, wykresy i kolory sprawiają, że ostateczny wynik wygląda tak, jak chcesz.
Baza danych wyświetla informacje w formacie tabelarycznym. Wszelkie formatowanie danych wyjściowych musi odbywać się w arkuszu kalkulacyjnym lub innym programie, takim jak narzędzie do tworzenia kokpitów.
Lokalizacja danych: Dostęp do informacji i audyt
- Niezależne dokumenty.
- Ograniczone opcje bezpieczeństwa.
- Jeden użytkownik na raz.
- Dedykowane serwery baz danych.
- Uprawnienia zwiększają bezpieczeństwo.
- Wielu jednoczesnych użytkowników.
Arkusze kalkulacyjne to samodzielne dokumenty, które znajdują się na poszczególnych komputerach lub serwerach plików. Bazy danych w większości wymagają dedykowanych serwerów baz danych. Oznacza to, że utworzenie bazy danych wymaga więcej pracy, ale nie można jej błędnie zaszufladkować ani przypadkowo usunąć.
Chociaż możesz zabezpieczyć arkusz kalkulacyjny hasłem, generalnie nie możesz kontrolować, kto go wyświetla lub edytuje. Jednak w przypadku bazy danych nie możesz wyświetlać ani modyfikować danych, jeśli nie masz odpowiednich uprawnień. Baza danych rejestruje wszelkie przeglądanie i edytowanie, które wykonujesz w celu przyszłego odkrycia.
Zazwyczaj arkusze kalkulacyjne są przeznaczone do otwierania i edytowania przez jedną osobę naraz. Bazy danych obsługują jednocześnie wielu zalogowanych użytkowników.
Werdykt: Decyduje ilość danych
Decyzja, czy należy używać arkusza kalkulacyjnego, czy bazy danych, zależy od ilości danych, z którymi planujesz pracować. Arkusze kalkulacyjne są odpowiednie do zarządzania listami podstawowych informacji. Jeśli jednak planujesz przechowywać duże ilości surowych danych przez nieokreślony czas, baza danych jest opłacalną inwestycją Twojego czasu i zasobów.
