Jak porównać dwa pliki Excela

2024 Autor: Abigail Brown | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-01-07 19:05

Umiejętność porównywania dwóch plików Excela jest ważna w każdym środowisku, w którym wiele osób wprowadza zmiany w tym samym pliku. Jest to powszechne w środowisku biznesowym lub w przypadku, gdy pliki Excel są udostępniane w chmurze, gdzie wiele osób ma dostęp do wprowadzania zmian.

Na szczęście istnieje wiele sposobów porównywania dwóch plików Excela. W niektórych przypadkach możesz scalić zmiany wprowadzone w dwóch różnych plikach Excela w jeden plik.

Instrukcje zawarte w tym artykule dotyczą programu Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel dla Microsoft 365 i Excel dla komputerów Mac

Jak porównać dwa pliki Excela

Jeśli masz dwa pliki Excela z wieloma arkuszami, najłatwiejszym sposobem jest wykonanie pełnego porównania arkuszy roboczych przy użyciu narzędzi innych firm.

Możesz znaleźć kilka narzędzi online, które pomogą Ci porównywać pliki Excela, ale jest kilka, z których możesz korzystać za darmo. Jednym z nich jest porównywanie arkuszy kalkulacyjnych, dostępne w SourceForge.

Pobierz i uruchom aplikację, która zainstaluje dodatek w Twojej aplikacji Excel.

Porównanie arkuszy kalkulacyjnych działa we wszystkich wersjach programu Excel po programie Excel 2000. Jest zgodny tylko z systemem operacyjnym Windows.

Aby użyć porównania arkuszy kalkulacyjnych do porównania dwóch plików Excela:

1. Otwórz oba pliki Excela, które chcesz porównać i wybierz menu Dodatki.

   

   Stwórz kopie plików Excela przed rozpoczęciem tego procesu, aby mieć oryginały na wypadek, gdyby coś poszło nie tak.

2. W tym menu dostępne są trzy opcje. Wybierz Pełne porównanie.

   

3. Wyskakuje okno porównywania arkuszy kalkulacyjnych, pokazujące pliki w dwóch polach o nazwach „Pierwszy/Przed” i „Drugi/Po”. Starszy plik Excel (przed wprowadzeniem zmian) powinien znajdować się w polu First/Before. Jeśli nie, wybierz przycisk Swap, aby go tam umieścić. Następnie wybierz Dalej

   

4. Dostosuj sposób działania porównania na następnym ekranie. Możesz zmienić miejsce w arkuszu, w którym zaczyna się porównanie, czy rozróżniana jest wielkość liter i jak są identyfikowane niezgodności. Wybierz Dalej.

   

5. Wybierz arkusze z pierwszego skoroszytu, który chcesz porównać i wybierz Dodaj, aby przenieść te arkusze do pola Porównaj te arkusze. Wybierz Dalej i powtórz proces dla drugiego skoroszytu.

   

6. Sprawdź ustawienia konfiguracji raportu. Zmodyfikuj je, jeśli chcesz, a następnie naciśnij Dalej dwukrotnie i Porównaj, aby zakończyć.

   

7. Na koniec zobaczysz, że każdy oryginalny arkusz jest zaktualizowany, a zmienione komórki są podświetlone na czerwono. Narzędzie tworzy również trzeci arkusz z raportem pokazującym przekreśloną starą wartość i nową wartość w jej miejscu.

   

To narzędzie jest potężnym sposobem porównywania całych arkuszy programu Excel i szybkiego wyświetlania wyników ze wszystkimi zmianami. Możesz przewijać i zachować lub usunąć zmiany, które chcesz zachować.

Użyj programu Excel do porównania dwóch arkuszy

Jeśli masz do porównania pojedyncze arkusze w pliku Excel, możesz to zrobić na kilka różnych sposobów. Jednym z nich jest użycie formuł do stworzenia trzeciego arkusza kalkulacyjnego pokazującego wszystkie różnice. Innym jest formatowanie warunkowe w celu podświetlenia komórek, które uległy zmianie.

Porównaj arkusze kalkulacyjne Excel za pomocą formuł

Jeśli masz dwa arkusze, które chcesz porównać, możesz utworzyć trzeci arkusz, który podświetli, które komórki są różne i pokaże różnicę. Osiąga się to za pomocą formuły JEŻELI.

Formuła JEŻELI nie jest przydatna do porównywania całych skoroszytów bez dużego nakładu pracy.

1. Aby rozpocząć porównywanie dwóch arkuszy Excela, utwórz trzeci arkusz. Oznacz go Results, aby arkusz wyników był łatwiejszy do późniejszej identyfikacji.

2. W komórce A2 arkusza wyników wklej następującą formułę i naciśnij Enter:

   =JEŻELI(Arkusz1!A2Arkusz2!A2, "Arkusz1:" & Arkusz1!A2 &"I Arkusz2:" & Arkusz2!A2, "Bez różnicy")
   

   Możesz zmodyfikować tę formułę, aby zaczynała się od dowolnej komórki. Jeśli dane w arkuszu zaczynają się od wiersza B i kolumny 3, zmień formułę tak, aby używała B3 zamiast A2.

   

3. Ta formuła porównuje komórkę z Arkusza1 z tą samą komórką w Arkuszu2. Jeśli komórki są takie same, arkusz wyników wyświetla Bez różnicy. Jeśli są różne, komórka zawiera różne wartości z każdego arkusza.

   

4. Kliknij róg komórki i przeciągnij myszą po arkuszu do ostatniej kolumny zawierającej dane z innych porównywanych arkuszy. Spowoduje to wypełnienie formuły porównania do ostatniej kolumny i automatyczne dostosowanie odwołań do komórek.

   

5. Po podświetleniu tego samego wiersza kliknij róg ostatniej komórki i przeciągnij myszą w dół arkusza do ostatniego wiersza zawierającego dane z innych porównywanych arkuszy. Spowoduje to wypełnienie formuły porównania do ostatniego wiersza i automatyczne dostosowanie odwołań do komórek.

   

6. Przewijając arkusz, zobaczysz, że wszystkie komórki różniące się między arkuszami Arkusz1 i Arkusz2 są wyświetlane z wartościami z każdego arkusza. Po prostu przewiń, aby zidentyfikować wszystkie różnice.

   

Korzystanie z formuł jest jednym z najłatwiejszych sposobów porównywania poszczególnych arkuszy, ponieważ nie musisz w żaden sposób zmieniać oryginalnych arkuszy.

Porównaj arkusze Excela z formatowaniem warunkowym

Innym podejściem do porównywania dwóch arkuszy jest użycie formatowania warunkowego. Jak widać na powyższym arkuszu wyników, przy wszystkich komórkach używających tego samego formatowania trudno jest dostrzec różnice między arkuszami.

Używanie formatowania warunkowego jest szczególnie przydatne w przypadku dużych arkuszy z dużą ilością danych. Zmiana koloru lub formatowania komórek, które mają różnice, znacznie ułatwia identyfikację tych różnic nawet w arkuszach z wieloma wierszami i kolumnami danych.

Możesz użyć formatowania warunkowego, aby zidentyfikować różnice.

1. Podświetl wszystkie komórki w arkuszu wyników. Wybierz menu Dom.

   

2. Wybierz Formatowanie warunkowe z grupy Style i wybierz Nowa reguła.

   

3. W otwartym oknie Nowa reguła formatowania wybierz Użyj formuły, aby określić, które komórki należy sformatować. W polu Formatuj wartości, w których formuła ma wartość prawda, wklej następującą formułę, a następnie wybierz Format.

   =Arkusz1!A2Arkusz2!A2
   

   Podobnie jak w przypadku formuły, funkcję formatowania można uruchomić w dowolnej komórce. Jeśli Twoje dane zaczynają się od B3 zamiast A2, edytuj tę formułę, aby zamiast tego używać B3. Formatowanie rozpocznie się od B3 i wypełni wszystkie wiersze i kolumny poniżej i po prawej stronie.

   

4. Skonfiguruj formatowanie, jakie mają mieć komórki, gdy występują różnice między dwoma arkuszami. Możesz wybrać styl czcionki, podkreślenie, kolor i przekreślenie. Wybierz OK.

   

5. Formatowanie ułatwia zobaczenie różnic między komórkami na dwóch arkuszach.

   

Porównaj ręcznie arkusze programu Excel

Jednym prostym i szybkim sposobem porównania dwóch arkuszy roboczych jest wykonanie tego wizualnie. Excel zapewnia łatwy sposób wizualnego porównania dwóch arkuszy obok siebie.

1. W skoroszycie zawierającym dwa arkusze, które chcesz porównać, wybierz menu View. Wybierz Nowe okno, aby otworzyć ten sam skoroszyt w nowym oknie programu Excel w tle.

   

2. Wybierz ponownie menu View i kliknij View Side by Side. Spowoduje to umieszczenie dwóch okien skoroszytów obok siebie, z których każde wypełnia połowę ekranu.

   

3. W jednym oknie wybierz arkusz, który chcesz porównać. Podczas przewijania arkusza w oknie po jednej stronie zobaczysz, że arkusz w drugim oknie przewija się w tym samym czasie.

   

Oglądanie obok siebie jest szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy dwa arkusze są w większości takie same, ale wiesz, że istnieje kilka różnic. Zsynchronizowane przewijanie umożliwia wizualne przeglądanie arkusza kalkulacyjnego w celu znalezienia tych różnic.

Wyświetlanie obok siebie w programie Excel 2010 i wcześniejszych wersjach

Jeśli używasz wcześniejszej wersji programu Excel, poszczególne pliki arkusza roboczego otwierają się w tym samym oknie. Nadal możesz korzystać z funkcji Widok obok siebie, ale znalezienie jej jest nieco inne.

1. Otwórz oba pliki w tym samym oknie Excela.
2. W menu View wybierz Rozmieść wszystko, aby podzielić otwarte pliki na wiele podokien.
3. Wybierz ikonę Wyświetl obok siebie, aby wyświetlić podokna obok siebie i przewijać je jednocześnie.

Opcje ułatwiają porównywanie dwóch plików Excel

Opcja używana do porównywania danych w programie Excel zależy od ilości danych i miejsca ich przechowywania. Jeśli masz wiele arkuszy w dwóch różnych plikach Excela, najlepszym rozwiązaniem jest użycie dodatku innej firmy, takiego jak Porównywanie arkuszy kalkulacyjnych.

Jednakże jeśli chcesz porównać tylko dwa lub więcej arkuszy w jednym skoroszycie, każda z pozostałych opcji działa dobrze. Używaj formuł i formatowania warunkowego w dużych arkuszach kalkulacyjnych z kilkoma drobnymi zmianami, które musisz znaleźć. Użyj wizualnego podejścia obok siebie, jeśli masz dwa arkusze kalkulacyjne z dużą ilością zmian danych, które można łatwiej zidentyfikować wizualnie.