Jak ustawić automatyczne odpowiedzi w Outlooku

2024 Autor: Abigail Brown | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 06:57

Co warto wiedzieć

• Konto inne niż Exchange: Utwórz nowy szablon wiadomości e-mail, a następnie utwórz regułę wysyłania automatycznej odpowiedzi.
• Konto wymiany: Plik > Info > Odpowiedzi automatyczne > Wyślij automatyczne odpowiedzi > utwórz wiadomość > wybierz czas rozpoczęcia i zakończenia > OK.
• Na Outlook.com: Ustawienia > Wyświetl wszystkie ustawienia programu Outlook > Poczta > Odpowiedzi automatyczne > Włącz odpowiedzi automatyczne > skomponuj > Zapisz.

W tym artykule wyjaśniono, jak utworzyć wiadomość odpowiedzi „Poza biurem” dla programu Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook dla Microsoft 365 i Outlook.com, w zależności od typu używanego konta. Wyjaśnia również, jak ustalić, czy masz konto Exchange.

Jak ustawić automatyczne odpowiedzi w Outlooku

Skuteczna odpowiedź automatyczna poza biurem w Outlooku sprawia, że podczas Twojej nieobecności ludzie wiedzą, że jesteś niedostępny, gdy wrócisz i co powinni zrobić, jeśli mają problem, który wymaga natychmiastowego uwaga.

Konfiguracja odpowiedzi „poza biurem” w Outlooku różni się w zależności od tego, czy Twoje konto e-mail znajduje się na serwerze Microsoft Exchange, czy jest kontem e-mail IMAP lub POP (takie jak popularne usługi e-mail, takie jak Gmail, Yahoo Mail i inne).

Jak stwierdzić, czy masz konto wymiany

Jeśli nie masz pewności, czy używasz programu Outlook z kontem Exchange, spójrz na pasek stanu u dołu okna programu Outlook. Jeśli używasz konta Exchange, na pasku stanu zobaczysz komunikat Połączono z: Microsoft Exchange.

Utwórz szablon wiadomości e-mail z automatyczną odpowiedzią

Aby skonfigurować automatyczną odpowiedź w Outlooku dla konta e-mail IMAP lub POP (w przypadku Exchange, zobacz poniżej), użyj funkcji reguł Outlooka. Zacznij od utworzenia szablonu wiadomości e-mail dla wiadomości e-mail z automatyczną odpowiedzią, która zostanie wysłana do odbiorców podczas Twojej nieobecności.

1. Wybierz Nowy e-mail.

   

2. Wprowadź Temat dla wiadomości e-mail i tekst wiadomości informującej odbiorcę, że jesteś niedostępny.

   Poinformuj odbiorców, kiedy mogą oczekiwać od Ciebie osobistej odpowiedzi i bądź świadomy, ile informacji ujawniasz w swojej automatycznej odpowiedzi, ponieważ ujawnienie zbyt wielu informacji może stanowić ryzyko.

3. Kiedy skończysz redagować swoją automatyczną odpowiedź, wybierz Plik.

   

4. Wybierz Zapisz jako.

   

5. Wybierz strzałkę rozwijaną Zapisz jako typ i wybierz Szablon programu Outlook.

   

6. Outlook domyślnie używa tematu szablonu jako nazwy w polu tekstowym Nazwa pliku. Zmień to na dowolny, który pozwoli Ci wiedzieć, że jest to plik szablonu wiadomości e-mail „poza biurem”.

7. Wybierz Zapisz.

   

8. Zamknij okno wiadomości.

Utwórz regułę automatycznej odpowiedzi „Poza biurem”

Następnym krokiem w przypadku kont e-mail IMAP lub POP jest skonfigurowanie reguły programu Outlook. Ta reguła wyśle odpowiedź przy użyciu szablonu utworzonego w poprzedniej sekcji.

1. Wybierz Plik > Informacje.

   

2. Wybierz Zarządzaj regułami i alertami.

   

3. Wybierz kartę Zasady e-mail.

   

4. W Zastosuj zmiany w tym folderze wybierz konto e-mail, dla którego tworzysz automatyczną odpowiedź.

   W późniejszym etapie będziesz mieć możliwość zastosowania nowej reguły do wszystkich kont.

5. Wybierz Nowa reguła.

   

6. W sekcji Rozpocznij od pustej reguły wybierz Zastosuj regułę do otrzymywanych wiadomości.

   

7. Wybierz Dalej.

8. Pod Krok 1: Wybierz warunki, wybierz Gdzie jest moje imię w polu Do.

   Reguła automatycznej odpowiedzi odpowiada na całą przychodzącą pocztę, jeśli wyczyścisz wszystkie pola wyboru warunku.

   

9. Wybierz Dalej.

10. Pod Krok 1: Wybierz działanie(a), zaznacz odpowiedz używając określonego szablonu pole wyboru.

    

11. Pod Krok 2: Edytuj opis reguły (kliknij podkreśloną wartość), wybierz określony szablon link.

    

12. Wybierz strzałkę rozwijaną Szukaj w, a następnie wybierz Szablony użytkownika w systemie plików.

    

13. Podświetl utworzony szablon.

    

14. Wybierz Otwórz.
15. W oknie dialogowym Kreator reguł wybierz Dalej.

16. Pod Krok 1: Wybierz wyjątek(i), zaznacz pole wyboru z wyjątkiem jeśli jest to odpowiedź automatyczna.

    

17. Wybierz Dalej.
18. Pod Krok 1: Określ nazwę dla tej reguły wpisz nazwę dla reguły automatycznej odpowiedzi.

19. W Krok 2: Skonfiguruj opcje reguły, zaznacz pole wyboru Włącz tę regułę, jeśli chcesz aktywować automatyczną odpowiedź. Jeśli nie chcesz, aby automatyczna odpowiedź była teraz aktywna, usuń zaznaczenie pola wyboru.

    Jeśli masz wiele kont e-mail, na których chcesz używać tej automatycznej odpowiedzi, zaznacz pole wyboru Utwórz tę regułę dla wszystkich kont.

20. Wybierz Zakończ.
21. W oknie dialogowym Reguły i alerty wybierz OK.

Outlook wysyła automatyczną odpowiedź na adres każdego otrzymanego e-maila raz na sesję; druga odpowiedź automatyczna jest wysyłana po zamknięciu i ponownym otwarciu programu Outlook.

Jak włączyć i wyłączyć automatyczne odpowiedzi dla kont e-mail IMAP i POP

W przypadku kont e-mail IMAP i POP włącz automatyczną odpowiedź, kiedy tylko tego potrzebujesz. Przejdź do File > Zarządzaj regułami i alertami > Reguły e-mail, zaznacz pole wyboru obok auto- reguła odpowiedzi, a następnie wybierz OK.

Aby wyłączyć odpowiedź, usuń zaznaczenie pola wyboru, a następnie wybierz OK.

Automatyczne odpowiedzi dla kont Microsoft Exchange

Jeśli Twoje konto e-mail jest kontem Microsoft Exchange (możesz skonfigurować konto Outlook.com jako konto Exchange w programie Outlook), możesz skonfigurować automatyczną odpowiedź poza biurem bezpośrednio na serwerze. Wykonaj następujące kroki dla programów Outlook 2019, 2016 i Outlook dla Microsoft 365.

1. Wybierz Plik > Informacje.

2. Wybierz Odpowiedzi automatyczne.

   

3. Wybierz Wyślij automatyczne odpowiedzi. Utwórz automatyczną odpowiedź w polu tekstowym.

   Aby wyłączyć automatyczną odpowiedź, przejdź do okna dialogowego Odpowiedzi automatyczne i wybierz Nie wysyłaj odpowiedzi automatycznych. Automatyczne odpowiedzi nie są już wysyłane.

4. Opcjonalnie ustaw przedział czasu, w którym automatyczna odpowiedź ma być aktywna. Zaznacz pole wyboru Wyślij tylko w tym przedziale czasu. Następnie ustaw Czas rozpoczęcia i Czas zakończenia Tylko wiadomości otrzymane w tym zakresie otrzymają automatyczną odpowiedź.

5. Jeśli pracujesz w firmie lub organizacji, możesz mieć dodatkowe opcje odpowiedzi automatycznych:

   • Wewnątrz mojej organizacji: Ta wiadomość jest wysyłana do wiadomości otrzymanych od innych osób z tej samej firmy lub organizacji co Ty.
   • Poza moją organizacją: Wiadomość jest wysyłana do osób spoza Twojej organizacji. Zaznacz pole wyboru Automatyczna odpowiedź do osób spoza mojej organizacji.

   Z automatycznymi odpowiedziami wiążą się zagrożenia bezpieczeństwa.

6. Wybierz OK.

Narzędzia i dodatki programu Outlook do automatycznego odpowiadania

Zamiast ręcznie konfigurować regułę w Outlooku, użyj dodatku takiego jak Mail Responder dla Outlooka lub narzędzi takich jak Email Responder (FreeBusy) lub Auto Reply Manager. Te narzędzia są sprytne w wysyłaniu tylko niezbędnych odpowiedzi poza biurem.

Aby utrzymywać odpowiedzi poza biurem bardziej centralnie na serwerze Exchange (w tym szablony zawierające pola połączone z Active Directory), wypróbuj Symprex Out-of-Office Manager.

Jak włączyć automatyczne odpowiedzi w Outlook.com

Włączenie odpowiedzi automatycznych w usłudze Outlook.com to prosty proces. Ta funkcja nie oferuje tylu opcji, co oprogramowanie Outlook, ale jest łatwa w użyciu.

1. Na stronie poczty Outlook.com wybierz Ustawienia > Wyświetl wszystkie ustawienia programu Outlook.

   

2. Wybierz Poczta > Odpowiedzi automatyczne.

   

3. Włącz przełącznik Włącz automatyczne odpowiedzi.

   Aby wyłączyć odpowiedzi automatyczne, wyłącz przełącznik Odpowiedzi automatyczne na.

   

4. Opcjonalnie: Zaznacz pole wyboru Wysyłaj odpowiedzi tylko w określonym przedziale czasu. Określ Czas rozpoczęcia i Czas zakończenia. Automatyczne odpowiedzi są wysyłane tylko w tym okresie.

5. Wprowadź wiadomość, którą chcesz wysłać, gdy włączone są odpowiedzi automatyczne.

   

6. Opcjonalnie zaznacz pole wyboru Wyślij odpowiedzi tylko do kontaktów, aby wysyłać automatyczne odpowiedzi tylko do osób i adresów e-mail w kontaktach Outlook.com.
7. Wybierz Zapisz.