Microsoft Excel Basic Tutorial dla początkujących

2024 Autor: Abigail Brown | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 06:57

Excel to elektroniczny arkusz kalkulacyjny, który służy do przechowywania, organizowania i manipulowania danymi. Dane są przechowywane w pojedynczych komórkach, które zwykle są zorganizowane w serię kolumn i wierszy w arkuszu; ten zbiór kolumn i wierszy jest nazywany tabelą.

Programy do arkuszy kalkulacyjnych mogą również wykonywać obliczenia na danych przy użyciu formuł. Aby ułatwić znajdowanie i odczytywanie informacji w arkuszu, program Excel oferuje szereg funkcji formatowania, które można zastosować do poszczególnych komórek, wierszy, kolumn i całych tabel danych.

Ponieważ każdy arkusz kalkulacyjny w najnowszych wersjach programu Excel zawiera miliardy komórek w arkuszu, każda komórka ma adres zwany odwołaniem do komórki, dzięki czemu można się do niego odwoływać w formułach, wykresach i innych funkcjach programu.

Tematy zawarte w tym samouczku to:

Wprowadzanie danych do tabeli
Rozszerzanie poszczególnych kolumn arkusza roboczego
Dodawanie bieżącej daty i nazwanego zakresu do arkusza roboczego
Dodawanie formuły odliczenia
Dodawanie formuły wynagrodzenia netto
Kopiowanie formuł za pomocą uchwytu wypełniania
Dodawanie formatowania liczb do danych
Dodawanie formatowania komórek

Wprowadzanie danych do arkusza roboczego

Wprowadzanie danych do komórek arkusza to zawsze trzyetapowy proces; te kroki są następujące:

Kliknij komórkę gdzie chcesz umieścić dane.
Wpisz dane do komórki.
Naciśnij klawisz Enter na klawiaturze lub kliknij inną komórkę myszą.

Jak wspomniano, każda komórka w arkuszu jest identyfikowana przez adres lub odwołanie do komórki, które składa się z litery kolumny i numeru wiersza przecinającego się w lokalizacji komórki. Podczas pisania odwołania do komórki najpierw zapisywana jest litera kolumny, a następnie numer wiersza - na przykład A5, C3 lub D9

Podczas wprowadzania danych do tego samouczka ważne jest, aby wprowadzić dane do poprawnych komórek arkusza roboczego. Formuły wprowadzane w kolejnych krokach wykorzystują odwołania do komórek wprowadzonych teraz danych.

Aby postępować zgodnie z tym samouczkiem, użyj odwołań do komórek danych widocznych na powyższym obrazku, aby wprowadzić wszystkie dane do pustego arkusza programu Excel.

Rozszerzanie kolumn w programie Excel

Domyślnie szerokość komórki pozwala na wyświetlenie tylko ośmiu znaków dowolnego wpisu danych, zanim dane przejdą do następnej komórki po prawej stronie. Jeśli komórka lub komórki po prawej stronie są puste, wprowadzone dane są wyświetlane w arkuszu, jak widać z tytułem arkusza Obliczenia odliczeń dla pracowników wprowadzonymi do komórki A1

Jeśli komórka po prawej zawiera dane, zawartość pierwszej komórki zostanie obcięta do pierwszych ośmiu znaków. Kilka komórek danych wprowadzonych w poprzednim kroku, takich jak etykieta Stawka odliczenia: wprowadzono do komórka B3 i Thompson A. wprowadzone do komórki A8 są obcinane, ponieważ komórki po prawej stronie zawierają dane.

Aby rozwiązać ten problem tak, aby dane były w pełni widoczne, należy poszerzyć kolumny zawierające te dane. Podobnie jak w przypadku wszystkich programów firmy Microsoft, istnieje wiele sposobów poszerzania kolumn. Poniższe kroki dotyczą poszerzania kolumn za pomocą myszy.

Rozszerzanie poszczególnych kolumn arkusza roboczego

Umieść wskaźnik myszy na linii między kolumnami A i B w nagłówku kolumny.
Wskaźnik zmieni się w strzałkę z dwoma grotami.
Kliknij i przytrzymaj lewy przycisk myszy i przeciągnij dwukierunkową strzałkę w prawo, aby poszerzyć kolumnę A aż do całego wpisu Thompson A. jest widoczny.
Poszerz inne kolumny, aby wyświetlić dane zgodnie z potrzebami.

Szerokości kolumn i tytuły arkuszy

Ponieważ tytuł arkusza roboczego jest tak długi w porównaniu z innymi etykietami w kolumnie A, jeśli ta kolumna została poszerzona, aby wyświetlić cały tytuł w komórce A1, arkusz nie tylko wyglądałby dziwnie, ale utrudniłby korzystanie z niego ze względu na luki między etykietami po lewej stronie a innymi kolumnami danych.

Ponieważ w wierszu 1 nie ma żadnych innych wpisów, nie jest błędem pozostawienie tytułu bez zmian – przenosząc się do komórek po prawej stronie. Alternatywnie program Excel ma funkcję o nazwie scalanie i wyśrodkowanie, która zostanie użyta w późniejszym kroku, aby szybko wyśrodkować tytuł nad tabelą danych.

Dodawanie daty i nazwanego zakresu

Dodawanie daty do arkusza kalkulacyjnego jest zjawiskiem normalnym - dość często wskazuje, kiedy arkusz był ostatnio aktualizowany. Excel ma wiele funkcji daty, które ułatwiają wprowadzanie daty do arkusza. Funkcje to po prostu wbudowane formuły w programie Excel, które ułatwiają wykonywanie często wykonywanych zadań - na przykład dodawanie daty do arkusza roboczego.

Funkcja TODAY jest łatwa w użyciu, ponieważ nie ma argumentów – czyli danych, które muszą być dostarczone do funkcji, aby działała. Funkcja DZIŚ jest również jedną z zmiennych funkcji programu Excel, co oznacza, że aktualizuje się za każdym razem, gdy przelicza się ponownie - co zwykle ma miejsce za każdym razem, gdy arkusz jest otwierany.

Dodawanie daty za pomocą funkcji DZIŚ

Poniższe kroki dodadzą funkcję TODAY do komórki C2 arkusza roboczego.

Kliknij na komórka C2, aby uczynić ją aktywną komórką.
Kliknij kartę Formuły na wstążce.
Kliknij opcję Data i czas na wstążce, aby otworzyć listę funkcji daty.
Kliknij funkcję Today, aby wywołać Konstruktor formuł.
Kliknij Gotowe w polu, aby wprowadzić funkcję i powrócić do arkusza roboczego.
Aktualną datę należy dodać do komórki C2.

Widzeniesymboli zamiast daty

Jeśli wiersz symboli hashtag pojawia się w komórce C2 zamiast daty po dodaniu funkcji TODAY do tej komórki, jest to ponieważ komórka nie jest wystarczająco szeroka, aby wyświetlić sformatowane dane.

Jak wspomniano wcześniej, niesformatowane liczby lub dane tekstowe przenoszą się do pustych komórek po prawej stronie, jeśli są one zbyt szerokie dla komórki. Dane, które zostały sformatowane jako określony typ liczby - takie jak waluta, data lub godzina, nie przechodzą jednak do następnej komórki, jeśli są szersze niż komórka, w której się znajdują. Zamiast tego wyświetlają błąd.

Aby rozwiązać problem, rozszerz kolumnę C przy użyciu metody opisanej w poprzednim kroku samouczka.

Dodawanie nazwanego zakresu

A nazwany zakres jest tworzony, gdy jedna lub więcej komórek otrzymuje nazwę, aby ułatwić identyfikację zakresu. Nazwane zakresy mogą być używane jako substytut odwołań do komórek, gdy są używane w funkcjach, formułach i wykresach. Najłatwiejszym sposobem utworzenia nazwanych zakresów jest użycie pola nazwa pola znajdującego się w lewym górnym rogu arkusza roboczego nad numerami wierszy.

W tym samouczku nazwa rate zostanie nadana do cell C6 w celu identyfikacji stawki potrącenia stosowanej do wynagrodzeń pracowników. Nazwany zakres zostanie użyty w formule odliczenia, która zostanie dodana do komórek C6 do C9 z arkusz.

Wybierz komórka C6 w arkuszu.
Wpisz rate w Pole nazwy i naciśnij klawisz Enter na klawiaturze
Komórka C6 ma teraz nazwę rate.

Ta nazwa zostanie użyta w celu uproszczenia tworzenia formuł odliczeń w następnym kroku samouczka.

Wprowadzanie formuły odliczeń pracowniczych

Formuły programu Excel umożliwiają wykonywanie obliczeń na danych liczbowych wprowadzonych do arkusza. Formuły programu Excel mogą być używane do podstawowych obliczeń liczb, takich jak dodawanie lub odejmowanie, a także do bardziej złożonych obliczeń, takich jak znajdowanie średniej ucznia na wynikach testu i obliczanie spłat kredytu hipotecznego.

Formuły w programie Excel zawsze zaczynają się od znaku równości (=).
Znak równości jest zawsze wpisywany w komórce, w której ma się pojawić odpowiedź.
Formuła jest uzupełniana przez naciśnięcie klawisza Enter na klawiaturze.

Korzystanie z odwołań do komórek w formułach

Typowy sposób tworzenia formuł w programie Excel polega na wprowadzaniu danych formuły do komórek arkusza, a następnie używaniu odwołań do komórek dla danych w formule zamiast samych danych.

Główną zaletą tego podejścia jest to, że jeśli później zajdzie potrzeba zmiany danych, wystarczy zastąpić dane w komórkach, zamiast przepisywać formułę. Wyniki formuły zostaną automatycznie zaktualizowane po zmianie danych.

Używanie nazwanych zakresów w formułach

Alternatywą dla odwołań do komórek jest użycie nazwanych zakresów – takich jak nazwany zakres ocena utworzony w poprzednim kroku.

W formule nazwany zakres działa tak samo, jak odwołanie do komórki, ale zwykle jest używany dla wartości, które są używane wiele razy w różnych formułach, takich jak stawka odliczenia emerytur lub świadczeń zdrowotnych, podatek szybkość lub stałą naukową – podczas gdy odwołania do komórek są bardziej praktyczne w formułach, które odwołują się do określonych danych tylko raz.

Wprowadzanie formuły odliczeń pracowniczych

Pierwsza formuła utworzona w komórce C6 pomnoży wynagrodzenie brutto pracownika B. Smith przez stawkę potrącenia w komórce C3.

Gotowa formuła w komórce C6 będzie:

=B6stawka

Wprowadzanie wzoru za pomocą wskazywania

Chociaż możliwe jest po prostu wpisanie powyższej formuły do komórki C6 i wyświetlenie poprawnej odpowiedzi, lepiej jest użyć wskazywania, aby dodać odwołania do komórek do formuł, aby zminimalizować możliwość błędów powstałych podczas wpisywania nieprawidłowe odwołanie do komórki.

Wskazywanie polega na kliknięciu wskaźnikiem myszy komórki zawierającej dane w celu dodania odwołania do komórki lub nazwanego zakresu do formuły.

Kliknij na komórka C6, aby uczynić ją aktywną komórką.
Wpisz znak równości (=) w komórka C6, aby rozpocząć formułę.
Kliknij wskaźnik myszy komórka B6, aby dodać odwołanie do komórki do formuły po znaku równości.
Wpisz symbol mnożenia () w komórka C6 po odwołaniu do komórki.
Kliknij wskaźnik myszy komórka C3, aby dodać nazwany zakres rate do formuły.
Naciśnij klawisz Enter na klawiaturze, aby uzupełnić formułę.
Odpowiedź 2747.34 powinna znajdować się w komórka C6.
Mimo że odpowiedź na formułę jest pokazana w komórce C6, kliknięcie tej komórki spowoduje wyświetlenie formuły, =B6stawka, na pasku formuły nad arkuszem roboczym

Wprowadzanie formuły wynagrodzenia netto

Ta formuła jest tworzona w cell D6 i oblicza wynagrodzenie netto pracownika poprzez odjęcie kwoty potrącenia obliczonej w pierwszej formule od Wynagrodzenie brutto. Gotowa formuła w komórka D6 będzie:

=B6 - C6

Kliknij na komórka D6, aby uczynić ją aktywną komórką.
Wpisz znak równości (=) w komórka D6.
Kliknij wskaźnik myszy komórka B6, aby dodać odwołanie do komórki do formuły po znaku równości.
Wpisz znak minus (-) w komórka D6 po odwołaniu do komórki.
Kliknij na komórka C6 kursorem myszy na komórkę z odniesieniem do formuły.
Naciśnij klawisz Enter na klawiaturze, aby uzupełnić formułę.
Odpowiedź 43, 041.66 powinna znajdować się w komórka D6.

Względne odwołania do komórek i kopiowanie formuł

Do tej pory formuły Deductions i Net Salary zostały dodane tylko do jednej komórki w arkuszu – C6 i D6 odpowiednio. W rezultacie arkusz jest obecnie kompletny tylko dla jednego pracownika - B. Kowal.

Zamiast przechodzić przez czasochłonne zadanie odtwarzania każdej formuły dla innych pracowników, Excel pozwala w pewnych okolicznościach na kopiowanie formuł do innych komórek. Te okoliczności najczęściej wiążą się z użyciem w formułach określonego typu odwołania do komórki – znanego jako względne odwołanie do komórki.

Odwołania do komórek, które zostały wprowadzone do formuł w poprzednich krokach, były względnymi odwołaniami do komórek i są domyślnym typem odwołań do komórek w programie Excel, aby kopiowanie formuł było jak najprostsze.

Następny krok w samouczku wykorzystuje Uchwyt wypełniania do skopiowania dwóch formuł do wierszy poniżej w celu uzupełnienia tabeli danych dla wszystkich pracowników.

Kopiowanie formuł za pomocą uchwytu wypełniania

Uchwyt wypełniania to mała czarna kropka lub kwadrat w prawym dolnym rogu aktywnej komórki. Uchwyt wypełniania ma wiele zastosowań, w tym kopiowanie zawartości komórki do sąsiednich komórek. wypełnianie komórek serią liczb lub etykiet tekstowych oraz kopiowanie formuł.

W tym kroku samouczka uchwyt wypełniania będzie używany do kopiowania zarówno Deduction jak i Net Wynagrodzenie formuły od komórek C6 i D6 do komórek C9 iD9.

Kopiowanie formuł za pomocą uchwytu wypełniania

Podświetl komórki B6 i C6 w arkuszu.
Umieść wskaźnik myszy na czarnym kwadracie w prawym dolnym rogu komórki D6 – wskaźnik zmieni się w znak plus (+).
Kliknij i przytrzymaj lewy przycisk myszy i przeciągnij uchwyt wypełniania w dół do komórki C9.
Zwolnij przycisk myszy – komórki C7 do C9 powinny zawierać wyniki Odliczeniaformuła i komórki D7 do D9 formuła Wynagrodzenie netto.

Stosowanie formatowania liczb w programie Excel

Formatowanie liczb odnosi się do dodawania symboli walut, znaczników dziesiętnych, znaków procentowych i innych symboli, które pomagają zidentyfikować typ danych obecnych w komórce i ułatwiają ich odczytanie.

Dodawanie symbolu procentów

Wybierz komórkę C3, aby ją podświetlić.
Kliknij na Strona główna zakładkę wstążka.
Kliknij opcję General, aby otworzyć menu rozwijane Format liczb.
W menu kliknij opcję Percentage, aby zmienić format wartości w komórce C3 z 0,06 na 6%.

Dodawanie symbolu waluty

Wybierz komórki D6 do D9 aby je podświetlić.
Na karcie Strona główna wstążka kliknij opcję General, aby otworzyć menu rozwijanego Format liczb.
Kliknij Currency w menu, aby zmienić formatowanie wartości w komórki D6 na D9do waluty z dwoma miejscami po przecinku.

Stosowanie formatowania komórek w programie Excel

Formatowanie komórek odnosi się do opcji formatowania - takich jak stosowanie pogrubionego formatowania tekstu lub liczb, zmiana wyrównania danych, dodawanie obramowań do komórek lub używanie funkcji scalania i wyśrodkowania w celu zmiany wyglądu danych w komórce.

W tym samouczku wyżej wymienione formaty komórek zostaną zastosowane do określonych komórek w arkuszu, tak aby pasowały do gotowego arkusza.

Dodawanie pogrubionego formatowania

Wybierz komórkę A1, aby ją podświetlić.
Kliknij na zakładkę Home wstążka.
Kliknij opcję formatowania Bold, jak pokazano na powyższym obrazku, aby pogrubić dane w komórka A1.
Powtórz powyższą sekwencję kroków, aby pogrubić dane w komórki A5 do D5.

Zmiana wyrównania danych

Ten krok zmieni domyślne wyrównanie do lewej kilku komórek na wyrównanie do środka.

Wybierz komórkę C3, aby ją podświetlić.
Kliknij kartę Strona główna z wstążka.
Kliknij na Center opcję wyrównania, jak pokazano na powyższym obrazku, aby wyśrodkować dane w komórce C3.
Powtórz powyższą sekwencję kroków, aby wyśrodkować dane w komórkach A5 do D5.

Połącz i wyśrodkuj komórki

Opcja Połącz i wyśrodkuj łączy liczbę zaznaczonych w jedną komórkę i wyśrodkowuje dane w komórce znajdującej się najbardziej po lewej stronie w nowej scalonej komórce. Ten krok spowoduje scalenie i wyśrodkowanie tytułu arkusza roboczego - Obliczenia odliczeń dla pracowników.

Wybierz komórki A1 do D1 aby je podświetlić.
Kliknij na kartę Strona główna z wstążka.
Kliknij opcję Połącz i wyśrodkuj, jak pokazano na powyższym obrazku, aby połączyć komórki A1 z D1i wyśrodkuj tytuł w tych komórkach.

Dodawanie dolnych granic do komórek

Ten krok spowoduje dodanie dolnych ramek do komórek zawierających dane w wiersze 1, 5 i 9

Wybierz scaloną komórkę A1 do D1 aby ją podświetlić.
Kliknij kartę Strona główna z wstążka.
Kliknij strzałkę w dół obok opcji Border, jak pokazano na powyższym obrazku, aby otworzyć menu rozwijane obramowań.
Kliknij opcję Bottom Border w menu, aby dodać ramkę na dole scalonej komórki.
Powtórz powyższą sekwencję kroków, aby dodać dolną ramkę do komórek A5 do D5 i do komórek A9 do D9.