Tworzenie pulpitu nawigacyjnego programu Microsoft Excel polega na pobieraniu informacji z wielu źródeł, dzięki czemu można wyświetlać te dane w jednym miejscu. Program Excel oferuje wiele sposobów na zrobienie tego, co czyni go jednym z najpotężniejszych narzędzi do raportowania pulpitu nawigacyjnego, z których możesz korzystać.
Informacje zawarte w tym samouczku dotyczą programów Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 i Excel dla komputerów Mac.
Co to jest pulpit nawigacyjny programu Excel?
Panel danych to narzędzie, które pomaga wizualnie monitorować i analizować najważniejsze dla Ciebie metryki. Możesz użyć pulpitu nawigacyjnego do monitorowania wyników firmy, wydajności procesu produkcyjnego lub wydajności pracowników działu sprzedaży.
Niezależnie od tego, jak korzystasz z pulpitu nawigacyjnego, koncepcja jest zawsze taka sama: arkusze kalkulacyjne w tle pobierają dane z plików, usług lub połączeń API do baz danych i innych źródeł. Główny arkusz wyświetla dane z tych wielu arkuszy w jednym miejscu, gdzie możesz szybko je przejrzeć.
Typowe elementy pulpitu nawigacyjnego danych w programie Excel to:
- Wykresy
- Wykresy
- Wskaźniki
- Mapy
Możesz utworzyć dwa rodzaje pulpitów nawigacyjnych. W przypadku raportowania pulpitu nawigacyjnego można utworzyć statyczny pulpit nawigacyjny na podstawie danych w innych arkuszach, które można wysłać do kogoś w raporcie programu Word lub PowerPoint. Dynamiczny pulpit nawigacyjny to jeden z użytkowników, który może przeglądać w programie Excel i aktualizowany za każdym razem, gdy dane w innych arkuszach są aktualizowane.
Wprowadzanie danych do pulpitu Excel
Pierwszą fazą tworzenia kokpitu Excela jest importowanie danych do arkuszy kalkulacyjnych z różnych źródeł.
Potencjalne źródła importowania danych do programu Excel obejmują:
- Inne pliki skoroszytów programu Excel
- Pliki tekstowe, CSV, XML lub JSON
- Baza danych SQL
- Dostęp Microsoft
- Azure Data Explorer
- Facebook i inne strony internetowe
- Jakakolwiek inna baza danych obsługująca ODBC lub OLEDB
- Źródła internetowe (dowolna witryna internetowa zawierająca tabele danych)
Przy tak wielu potencjalnych źródłach danych, możliwości jakie dane można wprowadzić do programu Excel w celu tworzenia użytecznych pulpitów nawigacyjnych są nieograniczone.
Aby wprowadzić źródło danych:
-
Otwórz pusty arkusz programu Excel. Wybierz menu Dane, a następnie w menu rozwijanym Pobierz dane wybierz żądany typ danych, a następnie wybierz źródło danych.
Image -
Przejdź do pliku lub innego źródła danych, które chcesz zaimportować, i wybierz je. Wybierz Import.
Image -
W zależności od wybranego typu źródła danych zobaczysz różne okna dialogowe umożliwiające przekształcenie danych do formatu arkusza kalkulacyjnego Excel.
Image -
Arkusz zostanie wypełniony wszystkimi danymi z zewnętrznego pliku lub bazy danych.
Image -
Aby odświeżyć dane tak, aby regularnie przesyłały wszelkie zmiany dokonane w zewnętrznym źródle danych, wybierz ikonę Odśwież po prawej stronie Zapytania & Panel połączeń.
Image -
Wybierz trzy kropki obok linku EDYTUJ na dole okna odświeżania i wybierz Właściwości.
Image -
Skonfiguruj dane do odświeżania ze źródła danych w regularnych odstępach czasu, ustawiając Odśwież co xx minut na dowolny interwał, w którym chcesz aktualizować dane.
Odświeżanie danych ze źródeł zewnętrznych jest przydatne, ale może zużywać czas procesora, jeśli częstotliwość odświeżania będzie zbyt częsta. Wybierz częstotliwość odświeżania, dzięki której dane będą aktualizowane tak często, jak są zmieniane u źródła, ale nie tak często, aby za każdym razem kopiować tylko te same dane.
Image - Powtarzaj powyższy proces w nowych, oddzielnych arkuszach, aż zaimportujesz wszystkie dane, których chcesz użyć w nowym panelu.
- Na koniec utwórz nowy arkusz, umieść go jako pierwszy arkusz w skoroszycie i zmień jego nazwę Dashboard.
Jak utworzyć pulpit programu Excel
Teraz, gdy masz wszystkie potrzebne dane w skoroszycie programu Excel i wszystkie te dane są automatycznie odświeżane, nadszedł czas, aby utworzyć pulpit nawigacyjny programu Excel w czasie rzeczywistym.
Poniższy przykładowy pulpit nawigacyjny będzie wykorzystywać dane pogodowe ze stron internetowych z całego internetu.
Czasami podczas importowania danych ze źródeł zewnętrznych nie można zaimportować danych na wykresie. Rozwiązaniem tego problemu jest utworzenie nowego arkusza kalkulacyjnego i w każdej komórce wpisz =convert(i wybierz dane z importowanego arkusza kalkulacyjnego. Dla parametrów jednostki wybierz te same parametry co wcześniej i później. Wypełnij cały arkusz tą samą funkcją, aby wszystkie dane zostały skopiowane do nowego arkusza i przekonwertowane na liczby, których możesz użyć na różnych wykresach, które utworzysz dla swojego pulpitu nawigacyjnego.
-
Utwórz Wykres słupkowy, aby wyświetlić pojedynczy punkt danych. Na przykład, aby wyświetlić aktualną wilgotność względną (od 0 do 100 procent), należy utworzyć wykres słupkowy z 0 procentami jako najniższym punktem i 100 procentami jako najwyższym punktem. Najpierw wybierz menu Insert, a następnie wybierz wykres słupkowy 2D Clustered Column.
Image -
W menu Projekt wykresu z grupy Dane wybierz Wybierz dane.
Image -
W wyskakującym oknie Wybierz źródło danych kliknij pole Zakres danych wykresu, a następnie wybierz komórkę w danych arkusz kalkulacyjny, który chcesz wyświetlić z tym wykresem słupkowym.
Image -
Zmień tytuł wykresu, aby pasował do wyświetlanych danych. Zaktualizuj granice osi od 0 do 100 procent. Następnie przenieś wykres do obszaru myślnika, w którym chcesz go wyświetlić.
Image -
Powtórz powyższe kroki, aby utworzyć wykresy słupkowe dla dowolnych innych pojedynczych punktów danych, które chcesz wykreślić. Ustaw zakres osi jako minimum i maksimum dla tych pomiarów. Na przykład dobry zakres ciśnienia atmosferycznego to 28 do 32.
Wybór odpowiedniego zakresu danych jest ważny, ponieważ jeśli użyjesz tylko wartości domyślnej, skala może być zbyt duża dla danych, pozostawiając w większości puste wykresy słupkowe. Zamiast tego utrzymuj minimalny i maksymalny koniec skali osi tylko nieznacznie niższy i wyższy niż skrajne możliwe wartości danych.
Image -
Utwórz Wykres liniowy, aby wyświetlić trend danych. Na przykład, aby wyświetlić historię lokalnych temperatur w Twojej okolicy, utworzysz wykres liniowy obejmujący dane z ostatniej liczby dni, które możesz zaimportować z tabeli serwisu pogodowego. Najpierw wybierz menu Wstaw, wybierz wykres 2D Area.
Image -
W menu Projekt wykresu z grupy Dane wybierz Wybierz dane.
Image -
W wyskakującym oknie Wybierz źródło danych kliknij pole Zakres danych wykresu, a następnie zaznacz komórki w danych arkusz kalkulacyjny, który chcesz wyświetlić z tym wykresem liniowym.
Image -
Zmień tytuł wykresu, aby pasował do wyświetlanych danych i przenieś wykres do obszaru myślnika, w którym chcesz go wyświetlić.
Wykresy są bardzo elastyczne podczas umieszczania ich na pulpicie nawigacyjnym. Możesz zmienić lokalizację oraz rozmiar i kształt widżetu wykresu. Wykorzystaj tę elastyczność do projektowania zorganizowanych pulpitów nawigacyjnych, które dostarczają użytkownikowi jak najwięcej informacji na jak najmniejszej powierzchni.
Image -
Utwórz Pole tekstowe, aby wyświetlić dane ciągu z zaimportowanych arkuszy. Na przykład, aby zobaczyć aktualizacje ostrzeżeń o pogodzie na pulpicie nawigacyjnym, połącz zawartość pola tekstowego z komórką w zaimportowanym arkuszu danych. Aby to zrobić, wybierz menu Wstaw, wybierz Tekst, a następnie wybierz Pole tekstowe
Image -
Umieść kursor myszy w polu formuły, wpisz =, a następnie wybierz komórkę w tabeli importowanych danych, która zawiera ciąg danych, który chcesz wyświetlić.
Image -
Wybierz pole tekstowe i użyj okna Formatuj kształt po prawej stronie, aby sformatować obszar wyświetlania tekstu na pulpicie nawigacyjnym.
Image -
Możesz również porównać dwa punkty danych w zaimportowanych arkuszach danych, używając wykresów kołowych Na przykład możesz chcieć wyświetlić wilgotność względną w formie wykresu kołowego. Najpierw wybierz dane, które chcesz wyświetlić, a następnie w menu Insert wybierz wykres 2D Pie.
Wykresy kołowe porównują dwie lub więcej wartości. Jeśli wyświetlasz wartość procentową, taką jak wilgotność względna, może być konieczne ręczne utworzenie kolejnej komórki, która odejmie tę wartość od 100% w celu porównania jej z drugą wartością. Spowoduje to powstanie wykresu kołowego, który wyświetla wartość procentową jako część całkowitych możliwych 100 procent.
-
Zmień tytuł wykresu, aby pasował do wyświetlanych danych, a następnie przenieś wykres do obszaru myślnika, w którym chcesz go wyświetlić.
Image - Dodając różne typy wykresów danych, możesz stworzyć użyteczny pulpit nawigacyjny, który wyświetla wszystkie typy danych w jednym wygodnym pulpicie nawigacyjnym.
Dodaj atrakcyjność wizualną i kontekst za pomocą koloru
Innym sposobem na zwiększenie przejrzystości pulpitu nawigacyjnego jest nadanie wykresom słupkowym wypełnienia gradientowego, które przedstawia kolor ostrzegawczy, taki jak czerwony, dla obszarów danych, które mogą nie być prawidłowe.
Na przykład, jeśli chcesz pokazać, że wilgotność względna powyżej 75% jest niewygodna, możesz odpowiednio zmienić wypełnienie gradientowe pojedynczego wykresu słupkowego. Oto jak.
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy zewnętrzną krawędź wykresu słupkowego i wybierz Formatuj obszar wykresu.
Image -
Wybierz ikonę Fill w panelu Formatuj obszar wykresu i zmień wybór na Wypełnienie gradientem.
Image -
Wybierz każdą ikonę poziomu wzdłuż linii wypełnienia gradientowego i zmień kolor i odcień, aby dopasować „dobry” lub „zły” ten poziom. W tym przykładzie wysoka wilgotność względna zmienia się na ciemnoczerwony.
Image - Powtórz ten proces dla każdego wykresu, gdzie dodanie kontekstu koloru do wykresu ma sens dla tego punktu danych.
Jak automatycznie aktualizują się pulpity Excel
Po utworzeniu pulpitu nawigacyjnego nie musisz nic robić, aby zaktualizować grafikę. Wszystkie dane na tych wykresach i widżetach są aktualizowane w następujący sposób:
- Arkusze z zaimportowanymi danymi są odświeżane w dniu określonym podczas pierwszego importu danych.
- Wszelkie dodatkowe arkusze utworzone w celu naprawy lub ponownego sformatowania danych z importowanych arkuszy zostaną zaktualizowane o nowe dane w tych arkuszach.
- Każdy widżet na pulpicie automatycznie aktualizuje się, aby wyświetlić nowe dane w zaktualizowanych arkuszach dla zakresów wybranych podczas tworzenia tych wykresów.
Te aktualizacje następują automatycznie, gdy program Excel jest otwarty.
Jak korzystać z pulpitów Excel
Tworzenie pulpitów nawigacyjnych w programie Excel może być przydatne z wielu różnych powodów. Jednak ważne jest, aby tworzyć je w oparciu o konkretną potrzebę, zamiast próbować budować jeden pulpit nawigacyjny, który robi wszystko.
Na przykład, jeśli jesteś kierownikiem sprzedaży i chcesz monitorować wydajność swojego zespołu sprzedaży, pulpit menedżera sprzedaży powinien koncentrować się na kluczowych wskaźnikach wydajności (KPI) związanych z wydajnością sprzedaży.
Ten rodzaj pulpitu nawigacyjnego nie powinien zawierać informacji niezwiązanych z wynikami sprzedaży, w przeciwnym razie pulpit może być zbyt zaśmiecony. Zaśmiecony pulpit nawigacyjny utrudnia dostrzeżenie istotnych relacji i wzorców danych.
Inne kwestie do rozważenia podczas tworzenia pulpitów nawigacyjnych:
- Użyj właściwych wykresów dla właściwych danych.
- Nie używaj zbyt wielu kolorów w desce rozdzielczej.
- Ułóż pulpit nawigacyjny z podobnymi typami danych i wykresów we wspólnych blokach.
- Upewnij się, że każdy wykres wyświetla proste etykiety i nie jest zbyt zaśmiecony.
- Uporządkuj widżety w hierarchii ważności, z najważniejszymi informacjami w lewym górnym rogu pulpitu.
- Użyj formatowania warunkowego, aby upewnić się, że gdy liczby są złe, są czerwone, a gdy są dobre, są zielone.
Co najważniejsze, wykorzystaj kreatywność do projektowania pulpitów nawigacyjnych, które są pouczające i interesujące w użyciu.
