Czy masz ogromny arkusz kalkulacyjny programu Excel, z którego nie możesz się rozejrzeć?
Nadszedł czas, aby uporządkować listę kontaktów w bazie danych programu Microsoft Access. To o wiele prostsze, niż możesz sobie wyobrazić i na pewno będziesz zadowolony z wyników. Ten samouczek przeprowadzi Cię przez cały proces krok po kroku. Jeśli nie masz własnego arkusza kalkulacyjnego i chcesz śledzić wraz z samouczkiem, możesz pobrać przykładowy plik Excela użyty do wygenerowania samouczka.
Utwórz nową bazę danych Access 2013
Jeśli nie masz istniejącej bazy danych, której używasz do przechowywania informacji kontaktowych, prawdopodobnie będziesz chciał utworzyć nową bazę danych od zera. Aby to zrobić, wybierz ikonę Blank Desktop Database na ekranie Pierwsze kroki z Microsoft Office Access. Zobaczysz powyższy ekran. Podaj nazwę swojej bazie danych, wybierz przycisk Utwórz i zaczniesz działać.
Rozpocznij proces importowania programu Excel
Wybierz kartę Dane zewnętrzne u góry ekranu Dostęp i kliknij dwukrotnie przycisk Excel, aby rozpocząć proces importu Excel.
Wybierz źródło i miejsce docelowe
Następnie zostanie wyświetlony ekran pokazany powyżej. Wybierz przycisk Przeglądaj i przejdź do pliku, który chcesz zaimportować. Po zlokalizowaniu właściwego pliku wybierz przycisk Otwórz.
W dolnej połowie ekranu wyświetlane są opcje miejsca docelowego importu. W tym samouczku jesteśmy zainteresowani przekonwertowaniem istniejącego arkusza kalkulacyjnego Excel na nową bazę danych programu Access, więc wybierzemy Importuj dane źródłowe do nowej tabeli w bieżącej bazie danych Inne opcje na tym ekranie umożliwiają:
- Połącz swoją bazę danych z arkuszem Excela, aby zmiany w arkuszu źródłowym zostały odzwierciedlone w bazie danych.
- Importuj dane do istniejącej tabeli bazy danych.
Po wybraniu właściwego pliku i opcji, wybierz OK, aby kontynuować.
Wybierz nagłówki kolumn
Upewnij się, że pole Pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn jest zaznaczone, jeśli pierwszy wiersz arkusza kalkulacyjnego zawiera nazwy kolumn danych, takie jak Nazwisko, Imię i Adres. To poinstruuje program Access, aby traktował pierwszy wiersz jako nazwy, a nie rzeczywiste dane, które mają być przechowywane na liście kontaktów.
Wybierz Dalej, aby kontynuować.
Tworzenie dowolnych indeksów
Indeksy bazy danych to wewnętrzny mechanizm, którego można użyć do zwiększenia szybkości, z jaką program Access może znajdować informacje w Twojej bazie danych. W tym kroku możesz zastosować indeks do jednej lub kilku kolumn bazy danych. Po prostu wybierz menu rozwijane Indexed i wybierz odpowiednią opcję.
Pamiętaj, że indeksy powodują duże obciążenie bazy danych i zwiększają ilość używanego miejsca na dysku. Z tego powodu chcesz ograniczyć indeksowane kolumny do minimum. W naszej bazie najczęściej będziemy szukać po Nazwisku naszych kontaktów, więc stwórzmy indeks na tym polu. Możemy mieć znajomych o tym samym nazwisku, więc chcemy zezwolić na duplikaty tutaj. Upewnij się, że kolumna Nazwisko jest zaznaczona w dolnej części okien, a następnie wybierz Tak (Duplikaty OK) z menu rozwijanego Indeksowane.
Wybierz Dalej, aby kontynuować.
Wybierz klucz główny
Klucz podstawowy jest używany do jednoznacznej identyfikacji rekordów w bazie danych. Najłatwiej to zrobić, aby umożliwić programowi Access wygenerowanie klucza podstawowego. Wybierz opcję Pozwól dostępowi dodać klucz podstawowy i naciśnij Dalej, aby kontynuować. Jeśli jesteś zainteresowany wyborem własnego klucza podstawowego, możesz przeczytać nasz artykuł o kluczach bazy danych.
Nazwij swój stół
Musisz podać programowi Access nazwę, która będzie odwoływać się do Twojej tabeli. Wprowadź to w odpowiednim polu i wybierz przycisk Zakończ.
Wyświetl swoje dane
Zobaczysz ekran pośredni z pytaniem, czy chcesz zapisać kroki użyte do zaimportowania danych. Jeśli nie, idź dalej i wybierz Zamknij.
Następnie powrócisz do głównego ekranu bazy danych, gdzie możesz przeglądać swoje dane, klikając dwukrotnie nazwę tabeli w lewym panelu.
Gratulacje, pomyślnie zaimportowałeś dane z programu Excel do programu Access!
