Co warto wiedzieć
- Możesz je utworzyć w centrum administracyjnym MS 365 pod Grupy > Udostępnione skrzynki pocztowe. Wybierz Dodaj skrzynkę pocztową i postępuj zgodnie z instrukcjami.
- Każdy przypisany do udostępnionej skrzynki pocztowej Microsoft Office 365 ma dostęp do wszystkiego, co się w niej znajduje: przychodzących wiadomości e-mail, odpowiedzi, przesyłania dalej itp.
- Użytkownicy usługi Office 365 potrzebują subskrypcji Microsoft Exchange Online, aby uzyskać dostęp do udostępnionej poczty.
W tym artykule wyjaśniono, jak dodawać użytkowników do udostępnionej skrzynki pocztowej programu Outlook oraz jak używać udostępnionych skrzynek pocztowych w programie Outlook, w sieci Web i w aplikacji mobilnej. Te instrukcje dotyczą usługi Office 365 dla systemu Windows i macOS; Perspektywy 2019, 2016, 2013 i 2010; Outlook dla iOS i Androida; i Outlook w sieci.
Jak utworzyć udostępnioną skrzynkę pocztową w Office 365
Możesz utworzyć dowolną liczbę udostępnionych skrzynek pocztowych, ale każdy użytkownik przypisany do skrzynki pocztowej musi mieć subskrypcję usługi Microsoft 365. Aby skonfigurować udostępnioną skrzynkę pocztową:
-
Zaloguj się do centrum administracyjnego usługi Microsoft 365 przy użyciu konta administratora globalnego usługi Microsoft 365 lub poświadczeń konta administratora programu Exchange.
Centrum administracyjne platformy Microsoft 365 było wcześniej znane jako centrum administracyjne usługi Office 365.
-
Wybierz Grupy > Udostępnione skrzynki pocztowe w okienku nawigacji.
Image - Wybierz Dodaj skrzynkę pocztową na stronie Udostępnione skrzynki.
-
Na stronie Dodaj skrzynkę pocztową wpisz nazwę udostępnionej skrzynki pocztowej w polu Nazwa.
Image -
Alias skrzynki pocztowej jest automatycznie tworzony w polu Email, ale możesz go zmienić, jeśli chcesz. Po nazwaniu udostępnionej skrzynki pocztowej wybierz Dodaj.
Image - Wybierz Dodaj członków do tej skrzynki pod Następne kroki.
- Wybierz Dodaj członków na stronie Dodaj członków udostępnionej skrzynki pocztowej.
-
Pod Członkowie zaznacz pole obok każdej osoby, która będzie miała dostęp do udostępnionej skrzynki pocztowej. Po zakończeniu wybierz Zapisz, a następnie Zamknij.
Jeśli nie widzisz imienia osoby na liście, wybierz Wyszukaj i wpisz imię osoby.
Jak zapisać wysłane wiadomości e-mail w udostępnionej skrzynce pocztowej
Gdy użytkownik wysyła wiadomość e-mail z udostępnionej skrzynki pocztowej, kopia tej wiadomości jest zapisywana w folderze Sent Items tego użytkownika, a nie w udostępnionej skrzynce pocztowej. Jeśli chcesz zapisać te wiadomości e-mail w udostępnionej skrzynce pocztowej, musisz edytować ustawienia udostępnionej skrzynki pocztowej.
Aby zapisać wysłane wiadomości e-mail w udostępnionej skrzynce pocztowej, wykonaj następujące czynności:
- Zaloguj się do centrum administracyjnego Microsoft 365 i wybierz Grupy > Udostępnione skrzynki pocztowe w okienku nawigacji.
- Wybierz swoją udostępnioną skrzynkę pocztową.
-
Wybierz Edytuj obok Pozycje wysłane.
Image - Ustaw zarówno Kopiuj elementy wysłane jako ta skrzynka pocztowa i Kopiuj elementy wysłane w imieniu tej skrzynki do Wł. , a następnie wybierz Zapisz.
Jak korzystać ze wspólnej skrzynki pocztowej w programach Outlook 2016, Outlook 2013 i Outlook 2010
Po skonfigurowaniu udostępnionej skrzynki pocztowej inni użytkownicy nie muszą nic robić, aby wyświetlić udostępnioną skrzynkę pocztową w klasycznej wersji programu Outlook. Udostępniona skrzynka pocztowa pojawia się automatycznie na pasku bocznym programu Outlook.
Aby wysłać wiadomość e-mail z udostępnionej skrzynki pocztowej, wykonaj następujące czynności:
- Wybierz kartę Home na górze Outlooka.
-
Wybierz Nowy e-mail, aby utworzyć nową wiadomość.
Image - Wybierz Od w nowej wiadomości e-mail, a następnie wybierz udostępnioną skrzynkę pocztową.
- Wpisz wiadomość i wybierz Wyślij.
Jak uzyskać dostęp do udostępnionej skrzynki pocztowej w programie Outlook w Internecie
Jeśli chcesz pracować z udostępnioną skrzynką pocztową w przeglądarce internetowej, musisz ręcznie dodać skrzynkę pocztową. Aby dodać udostępnioną skrzynkę pocztową do programu Outlook w sieci Web, wykonaj następujące czynności:
- Zaloguj się na swoje konto Microsoft 365, a następnie wybierz aplikację Outlook.
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy Folders (lub nazwę skrzynki pocztowej) w okienku nawigacji, a następnie wybierz Dodaj folder współdzielony.
- Wpisz adres e-mail udostępnionej skrzynki pocztowej w oknie dialogowym Dodaj udostępniony folder, a następnie wybierz Dodaj.
Jak dodać udostępnione skrzynki pocztowe do aplikacji mobilnej Outlook
Jeśli chcesz uzyskać dostęp do udostępnionej skrzynki pocztowej ze smartfona lub tabletu, wykonaj następujące czynności:
- Uruchom aplikację Outlook dla systemu iOS lub Android i zaloguj się na swoje konto.
-
Dotknij Dodaj konto w lewym okienku, a następnie naciśnij Dodaj udostępnioną skrzynkę pocztową.
Jeśli masz wiele kont programu Outlook, wybierz to, które ma dostęp do udostępnionej skrzynki pocztowej.
-
Wprowadź adres e-mail. Po zakończeniu procesu Twoja udostępniona skrzynka pocztowa powinna być widoczna pod Twoimi kontami w aplikacji Outlook.
Jeśli chcesz usunąć udostępnioną skrzynkę pocztową z aplikacji Outlook, przejdź do Ustawienia > Konta, a następnie stuknij udostępnioną skrzynkę pocztową i wybierz Usuń konto.
Co to jest udostępniona skrzynka pocztowa w Office 365?
Każda osoba przypisana do udostępnionej skrzynki pocztowej Office 365 ma pełny dostęp do wszystkich znajdujących się w niej wiadomości. Użytkownicy będący członkami mogą czytać przychodzące wiadomości e-mail, odpowiadać na wiadomości, przekazywać wiadomości dalej i sprawdzać, jak odpowiedzieli inni.
Gdy członek zespołu odpowiada na wiadomość e-mail z udostępnionej skrzynki pocztowej, wiadomość e-mail jest wysyłana z udostępnionego adresu, a nie z adresu e-mail danej osoby, dzięki czemu wszystkie informacje pozostają poufne. To powiedziawszy, współdzielone skrzynki pocztowe zazwyczaj nie mają nazw użytkowników ani haseł, co stwarza pewne obawy dotyczące bezpieczeństwa.
Dlaczego warto korzystać ze wspólnej skrzynki pocztowej?
Udostępnione skrzynki pocztowe są idealne dla działów obsługi klienta lub marketingu, które chcą, aby na przychodzące wiadomości e-mail odpowiadał następny dostępny członek zespołu. Udostępnione skrzynki pocztowe są również wyposażone w udostępnioną listę kontaktów i udostępniony kalendarz, dzięki czemu członkowie grupy mogą tworzyć spotkania w centralnej lokalizacji, która jest widoczna dla wszystkich członków.
