Wydajność oznacza, że można zrobić więcej dzięki podstawowym narzędziom, które często są przeznaczone do konkretnych zadań. Jeśli piszesz raport, potrzebujesz edytora tekstu, a jeśli projektujesz samochód, potrzebujesz oprogramowania do projektowania wspomaganego komputerowo. Wspólną cechą większości zadań jest konieczność planowania zadań, harmonogramowania i prowadzenia notatek. Oto spojrzenie na niektóre z najlepszych aplikacji biurowych w systemie Windows do organizowania projektów i wykonywania zadań.
Branżowy standard dla najlepszych aplikacji dla organizacji: Microsoft Outlook
Co lubimy
- Potężny system integruje kalendarz, zadania, notatki i pocztę e-mail.
- Kategorie mogą być używane w kontekstach GTD, projektach i nie tylko.
- Filtry złożone.
- Synchronizacja z urządzeniami mobilnymi.
- Notatki są przydatne do zapisywania pomysłów.
Co nam się nie podoba
- To może być zbyt skomplikowane.
- Konfiguracja GTD to trochę hack.
Microsoft Outlook to popularny system kalendarza i poczty e-mail w świecie biznesu. Podąża za kombinacją produktywności kalendarza, zadań, notatek i kontaktów. Od wielu lat możliwa jest synchronizacja tego typu danych między urządzeniami mobilnymi, począwszy od Psion Organizer w 1984 r., a kończąc na Blackberry.
Funkcje, takie jak Kategorie, umożliwiają oznaczanie i filtrowanie elementów w dowolny sposób, co czyni je potężnym narzędziem do wykonywania zadań. Powszechnym systemem jest poprzedzanie kontekstów znakiem @, na przykład @home lub @work. Oznacza to, że możesz szybko przefiltrować swoją listę zadań, aby zobaczyć tylko te zadania, które są istotne w określonym czasie.
Pobierz dla:
Bezpłatne alternatywne oprogramowanie zwiększające produktywność: Kalendarz Google
Co lubimy
- Prosty i łatwy w użyciu.
- Świetne do wspólnych kalendarzy.
Co nam się nie podoba
Brak kategorii zadań utrudnia GTD.
Pakiet Google zapewnia prostszy system kalendarzy i zadań niż ten w Outlooku. Kalendarz Google może ułatwić korzystanie z niego, chociaż nie jest możliwe użycie kategorii przez odpowiedni okres wdrożenia GTD (Getting Things Done). System oparty na chmurze doskonale nadaje się do współdzielonych kalendarzy.
Pobierz dla:
Synchronizacja danych między aplikacjami zwiększającymi wydajność komputera i telefonu: CompanionLink
Co lubimy
- Synchronizuje Outlooka z systemem Android lub iOS.
-
Pełna synchronizacja, w tym kategorie.
- Synchronizuje pola niestandardowe.
Co nam się nie podoba
- Synchronizacja telefonu kosztuje 49,95 USD.
- Są dodatkowe koszty synchronizacji w chmurze.
Aby zachować synchronizację danych między programem Outlook na komputerze a telefonem, CompanionLink jest najlepszą aplikacją. Większość innych rozwiązań synchronizuje tylko niektóre dane, więc funkcje, takie jak Kategorie, mogą nie być synchronizowane. CompanionLink synchronizuje wszystko w standardowej bazie danych programu Outlook, a także umożliwia konfigurowanie pól niestandardowych.
Pobierz dla:
Do poważnego zarządzania projektami: Microsoft Project
Co lubimy
- Zarządzanie projektami według standardów branżowych.
- Zaplanuj najważniejsze działania.
- Alokacja zasobów salda.
Co nam się nie podoba
-
Stroma krzywa uczenia się.
- To może być czasochłonne.
Złożone projekty obejmują wiele działań wykonywanych w tym samym czasie, działania, które nie mogą się rozpocząć, dopóki inne nie zostaną zakończone, oraz wiele zasobów, które muszą zostać przydzielone. W przypadku tego typu zarządzania projektami standardem branżowym jest Microsoft Project. Jednak chociaż jest to potężne oprogramowanie, może być czasochłonne.
Pobierz dla:
Do przechowywania notatek Post-it w chmurze: Google Keep
Co lubimy
- Elastyczne robienie notatek wizualnych.
- Twórz listy kontrolne wielokrotnego użytku.
- Ustaw przypomnienia według czasu lub lokalizacji.
Co nam się nie podoba
Lokalizacje muszą być jedną lokalizacją.
Google Keep został zaprojektowany tak, aby wyglądał jak karteczki samoprzylepne, ale potrafi nie tylko, ponieważ obsługuje również szkice, zdjęcia, tekst i listy. Jest dostępny online, głównie do użytku na komputerach PC, i synchronizuje się z systemami Android i iOS.
Przypomnienia można ustawić według czasu lub lokalizacji, ale może to być tylko jedna lokalizacja. Szkoda też, że ta funkcja nie jest lepiej zintegrowana z Mapami Google - byłoby wspaniale móc powiedzieć „przypomnij mi na stacji benzynowej”.
Pobierz dla:
Alternatywa dla Notatnika: Windows Sticky Notes
Co lubimy
- Proste sporządzanie notatek bez rozpraszania uwagi.
- Synchronizacja z Androidem.
Co nam się nie podoba
Brak synchronizacji iPhone'a.
Sticky Notes jest dostarczany w systemie Windows 10, 8 i 7 i można go pobrać z firmy Microsoft. Aplikacja umożliwia robienie notatek, które zostaną przeformatowane, aby zmieściły się w oknie o dowolnym rozmiarze, podobnie jak plik tekstowy w Notatniku. Możliwe jest zastosowanie większej liczby formatowań, takich jak wypunktowanie, ale największą różnicą jest to, że wszystko jest przechowywane w jednym miejscu i można je zsynchronizować z urządzeniem z systemem Android.
Pobierz dla:
Świetna aplikacja do tworzenia map myśli: SimpleMind
Co lubimy
- Notatki wizualne.
- Ustrukturyzowana hierarchia.
- Synchronizacja na wszystkich platformach.
Co nam się nie podoba
- Prezentacja może przeszkodzić pomysłom.
- Oprogramowanie jest drogie.
MindMapping to sposób na burzę mózgów i robienie notatek, zaprojektowany tak, aby przypominał sposób, w jaki działa mózg i podobno poprawia pamięć i kreatywność. SimpleMind wykorzystuje to, umożliwiając tworzenie MindMaps w systemach Windows, Mac, Android i iOS. Utworzone i gotowe mapy można synchronizować za pośrednictwem Dropbox lub Google Drive, dzięki czemu można uzyskać do nich dostęp z dowolnego urządzenia.
Pobierz dla:
Oprogramowanie zwiększające wydajność, które przenosi tablice Kanban do chmury: Trello
Co lubimy
- Prosty system wizualny.
- Świetne rozwiązanie dla zespołów rozproszonych, które muszą wizualizować swoje obciążenie pracą.
Co nam się nie podoba
- Nie zajmuje się skomplikowanym planowaniem i równoważeniem zasobów, jak w przypadku programu Microsoft Project.
- Nie zezwala na przypomnienia kontekstowe, takie jak GTD w Outlooku.
Kanban używa kart wizualnych, aby mieć wgląd w zadania, które musisz wykonać. Jednak Trello zastępuje karty na fizycznej tablicy cyfrową tablicą Kanban, która działa w chmurze. Jest to świetne rozwiązanie dla zespołów rozproszonych, które muszą śledzić to, co robią, a jednocześnie mieć świadomość, co robią inne zespoły.
Pobierz dla:
Prostota obliczeń: Microsoft Excel
Co lubimy
- Proste i elastyczne planowanie.
- Łatwo obliczyć obciążenie pracą i harmonogram.
Co nam się nie podoba
Brak przypomnień.
Microsoft Excel ma wiele zastosowań do organizowania danych i wykonywania obliczeń. To także doskonałe narzędzie do planowania projektów i harmonogramowania czasu; możesz łatwo wymienić zadania wraz z czasem ich wykonania. Excel może wtedy obliczyć całkowity wymagany czas, a także docelowe czasy rozpoczęcia i zakończenia. Wycinanie i wklejanie zadań oraz dostosowywanie czasów podczas planowania projektu jest łatwe.
Pobierz dla:
Gdy chcesz prostoty: Notatnik Windows
Co lubimy
- Proste notatki bez rozpraszania uwagi.
- Elastyczny.
- Dołączone bezpłatnie do systemu Windows.
- Ponowne formatowanie tekstu, aby zmieścić się w dowolnym rozmiarze okna.
Co nam się nie podoba
- Niczego nie automatyzuje.
- Nie synchronizuje się z urządzeniami mobilnymi.
Jeśli chodzi o burzę mózgów i konstruowanie planu, prostota jest często lepsza i nie można być prostszym niż Notatnik. Niewiele narzędzi umożliwia zapisanie swoich myśli na piśmie bez rozpraszania się formatowaniem lub funkcjami oprogramowania.
Kolejną zaletą Notatnika w porównaniu z innymi aplikacjami jest to, że tekst jest ponownie formatowany w celu dopasowania do okna o dowolnym rozmiarze, co pozwala w pełni wykorzystać przestrzeń dostępną na pulpicie. Łatwo zapomnieć o Notatniku, ponieważ istnieje od pierwszej wersji systemu Windows w 1985 roku, ale czasami nie można pokonać oryginału.
