Istnieje wiele sposobów udostępniania folderu w Outlooku innym osobom. Może znacznie ułatwić pracę z zespołem lub nad projektem, gdy cała komunikacja jest w jednym miejscu, i może być świetnym sposobem na zarządzanie czynnościami domowymi, finansami i wieloma innymi. Dowiedz się, jak tworzyć foldery współdzielone programu Outlook i organizować swoją pracę.
Musisz mieć dostęp do serwera Exchange. To jedyny sposób, w jaki możesz zarządzać lub udostępniać foldery programu Outlook.
Jak udostępnić folder w Outlooku 2016
Coś, co chcesz sprawdzić przed próbą udostępnienia folderu, to to, czy administrator Ci na to pozwala. Jeśli tak, oto co musisz zrobić:
- Otwórz Outlooka tak jak zwykle.
- Znajdź folder, który chcesz udostępnić komuś.
-
Po zlokalizowaniu kliknij prawym przyciskiem myszy folder, a następnie wybierz Właściwości
Image -
W oknie właściwości wybierz kartę Uprawnienia.
Image - Wybierz Dodaj.
-
Z listy adresów e-mail na serwerze wybierz ten, któremu chcesz udostępnić folder w programie Outlook.
Image
Jak otworzyć udostępniony folder w Outlooku
Jeśli inna osoba udostępniła Ci folder, upewnij się, że przyznała Ci odpowiednie uprawnienia. Najprawdopodobniej otrzymasz zaproszenie do udostępniania za pośrednictwem poczty e-mail, a wszystko, co musisz zrobić, to wybrać Otwórz te Notatki/Zadania/Dziennik/Kontakty/Kalendarz w lewym górnym rogu.
Rozważ zachowanie wiadomości e-mail z zaproszeniem do udostępnionego folderu.
Jeśli usuniesz wiadomość e-mail z zaproszeniem, udostępniona zawartość będzie nadal dostępna, wystarczy wykonać kilka dodatkowych czynności. Wystarczy wybrać kartę Folder, a następnie wybrać Otwórz udostępniony kalendarz/Kontakty/Dziennik/Notatki/Zadania.
Działa to w programach Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 i Outlook 2019
Jak usunąć udostępniony folder
Niezależnie od tego, czy udostępniasz folder, czy usuwasz folder udostępniony, proces jest prawie taki sam. Jeśli udostępniono Ci folder, najłatwiejszym sposobem na pozbycie się go byłoby poproszenie osoby, która przyznała Ci dostęp, o cofnięcie wszystkich uprawnień.
Jeśli chcesz usunąć kogoś z widoku Twojego udostępnionego folderu, wykonaj następujące kroki:
- Kliknij prawym przyciskiem myszy udostępniony folder w Outlooku, a następnie wybierz Właściwości.
- Wybierz zakładkę Udostępnianie folderów.
- Wybierz użytkownika, któremu nie chcesz już udostępniać folderu, a następnie wybierz Usuń.
Poziomy uprawnień w folderach współdzielonych w programie Outlook
Istnieje sposób na ograniczenie tego, co ludzie mogą robić w folderze udostępnionym, korzystając z całego zakresu wytycznych dotyczących uprawnień.
Otwórz Outlooka, kliknij prawym przyciskiem myszy folder, który chcesz udostępnić, a następnie wybierz Właściwości > Uprawnienia. Następnie wybierz menu rozwijane Poziom uprawnień i wybierz inny poziom dla każdej innej osoby, której możesz udostępnić folder.
Na przykład, jeśli wybierzesz Właściciel, ta osoba może zrobić wszystko i wszystko, ale jeśli wybierzesz Recenzent, jedyna rzecz mogą tylko czytać pozycje i nic więcej.
