Kluczowe dania na wynos
- Pracownicy często wykonują wiele zadań na spotkaniach, a szansa na to wzrasta, gdy spotkanie się przeciąga.
- Nie każda wielozadaniowość jest jednak zła, a „pozytywna wielozadaniowość” może poprawić produktywność.
- Zdalne platformy robocze mogą dodawać nowe funkcje, które skłaniają pracowników do wykonywania zadań istotnych dla spotkania.
Jeśli pracujesz zdalnie, istnieje duża szansa, że podczas spotkania w ciągu ostatniego tygodnia wykonywałeś wiele zadań – i prawie nie jesteś sam.
Nowa publikacja wydana przez firmę Microsoft przedstawia problem w liczbach. Podczas gdy wielozadaniowość była rzadkością w krótkich, małych spotkaniach, w spotkaniach, które ciągnęły się dłużej niż godzinę, osiągała niemal uniwersalny poziom. Jednak to nie wszystkie złe wieści: artykuł, który skoncentrował się na wykorzystaniu Microsoft Teams, sugeruje kilka sposobów, w jakie pracownicy mogą poprawić swoją koncentrację.
„FocusAssist dla systemu Windows został już wysłany i może być tutaj ogromną pomocą”, powiedziała dr Mary Czerwiński, partner naukowy i kierownik ds. badań w firmie Microsoft, w wiadomości e-mail. „Planowanie czasu skupienia za pomocą Cortany to kolejna dostępna opcja w programie Outlook”.
Co może zrobić pracownik zdalny?
Wielozadaniowość na spotkaniu jest często postrzegana jako niegrzeczna lub przynosząca efekt przeciwny do zamierzonego, a gazeta stwierdziła, że czasami okazuje się to prawdą. Jednak naukowcy argumentują bardziej złożoną kwestię. Nie każda wielozadaniowość jest negatywna, a narzędzia mogą być używane do kierowania pracowników zdalnych w kierunku pozytywnych wyników.
Uczestnicy opisali zalety pozytywnej wielozadaniowości w anonimowym dzienniku. „Byłem mniej sfrustrowany spotkaniami, które nie były dla mnie zbyt przydatne” – powiedział jeden z nich.
Inni powiedzieli, że doceniają możliwość zwrócenia szczególnej uwagi, gdy jest to wymagane, a następnie skupienia się na innym miejscu, gdy nie jest to konieczne. Uczestnicy powiedzieli, że wielozadaniowość pomogła im znaleźć informacje, takie jak powiązane pliki lub wymiana e-maili, istotne dla spotkania.
… wywołujący jęk 80-minutowy maraton jest ponad sześć razy bardziej prawdopodobny, aby zachęcić do wielozadaniowości.
Dr. Czerwiński powiedział, że zdalni pracownicy korzystający z Microsoft Teams lub Windows mogą zwrócić się do Focus Assist i Focus Time, aby usunąć rozpraszacze nieistotne dla spotkania i wygospodarować czas na skupienie się na konkretnych zadaniach. Artykuł faworyzuje każde narzędzie, które odsuwa na bok zewnętrzne wymagania dotyczące uwagi pracowników podczas spotkania.
Nowe, lepsze funkcje platform do pracy zdalnej mogą pójść jeszcze dalej, zachęcając do pozytywnej wielozadaniowości. W dokumencie zaproponowano specyficzny dla spotkania „tryb skupienia”, aby pomóc pracownikom wykonywać wiele zadań w sposób odpowiedni dla spotkania, na przykład otwierać wiadomości e-mail lub pliki w interfejsie spotkania zamiast w innym oknie lub programie. Zachęciłoby to do pozytywnej wielozadaniowości, jednocześnie eliminując czynniki rozpraszające występujące w innych programach.
Naukowcy sugerują również ulepszone narzędzia do agendy, które pozwalają pracownikom wcześnie opuścić spotkania lub dołączyć do spotkania w trakcie, jeśli tylko część spotkania jest istotna. Mogłoby to zwalczyć arcy wroga na każdym poziomie uwagi: długie, nudne spotkania.
Pracownicy zdalni włączają się w długie spotkania
Wielozadaniowość nie była szczególnie powszechna, gdy wszystkie spotkania były agregowane: około 30% spotkań obejmowało wielozadaniowość e-mailową, a około 24% widziało wielozadaniowość plików.
Ale to się zmieniło wraz z czasem trwania. Nic dziwnego, że spotkania krótsze niż 20 minut wykazały kilka przypadków wielozadaniowości, ale przyspieszyły z szokującą szybkością jako narkotyk na spotkanie.
Spotkanie o długości od 20 do 40 minut było prawie dwa razy bardziej prawdopodobne, że wyśle uczestników do innej pracy, a 80-minutowy maraton wywołujący jęk był ponad sześciokrotnie bardziej narażony na rozproszenie uwagi pracowników.
Rozmiar spotkania – podobnie jak liczba uczestników – również był kluczowy. Spotkania jeden na jednego zachęcały najmniej do wielozadaniowości, a trzecia osoba prawie nie zmieniła wyniku. Ale zanurzenie się w innych zadaniach stało się prawdopodobne, gdy w rozmowie wideo pojawiło się więcej twarzy. Wielozadaniowość była ponad dwukrotnie bardziej prawdopodobna na spotkaniu z 10 lub więcej osobami.
Jeden uczestnik wyszczególnił odpowiednią motywację. „Podczas dużych spotkań, takich jak w ratuszach, zwykle zatrzymuję się i faktycznie słucham, gdy mówi się coś interesującego” – powiedział uczestnik. "Przez resztę czasu wydaje mi się, że w ogóle nie skupiam się na pracy."
Dane zawierały kolejny słabszy, ale bardziej zaskakujący wynik: zaplanowane spotkania to zła wiadomość. Zaplanowane spotkanie było około półtora raza bardziej prawdopodobne, aby zachęcić do wielozadaniowości niż spotkanie ad hoc. Spośród zaplanowanych spotkań, spotkania cykliczne były najbardziej podatnym gruntem do rozpraszania uwagi.
„Sposób planowania i organizacji spotkań na odległość jest znacząco związany z tym, kiedy iw jakim stopniu ludzie dzielą swoją uwagę”, podsumowuje artykuł. Dlatego zanim naciśniesz przycisk Wyślij w przypadku zaproszenia na godzinne spotkanie, zastanów się ponownie - chyba że chcesz dać współpracownikom czas na oczyszczenie ich skrzynki odbiorczej.
