Co warto wiedzieć
- Użyj miniatur: Idź do Plik > Info > Właściwości > Zaawansowane właściwości > Podsumowanie i sprawdź Zapisz miniatury dla wszystkich dokumentów Word.
- Aktualizacja właściwości: Przejdź do Plik > Info > Właściwości > Zaawansowane właściwości > Podsumowanie. Wprowadź komentarze, słowa kluczowe i inne informacje.
- Inne wskazówki: Twórz foldery, aby zapisywać i sortować pliki programu Word, i używaj spójnego systemu nazewnictwa plików, aby szybko znaleźć żądane pliki.
Ten artykuł zawiera sugestie dotyczące porządkowania plików programu Microsoft Word. Instrukcje dotyczą programów Word 2019 do 2010 i Word dla Microsoft 365.
Zapisz wszystkie pliki Word z miniaturami
Zapisywanie plików Word z obrazem podglądu lub miniaturą ułatwia identyfikację potrzebnego dokumentu bez jego otwierania.
Aby zapisać wszystkie dokumenty programu Word z podglądem lub obrazem miniatury:
-
W programie Microsoft Word otwórz pusty lub istniejący dokument, a następnie przejdź do karty Plik.
Image -
Wybierz Informacje.
Image -
Wybierz strzałkę rozwijaną Właściwości i wybierz Właściwości zaawansowane.
Image -
W oknie dialogowym Właściwości przejdź do zakładki Podsumowanie.
Image -
Zaznacz pole wyboru Zapisz miniatury dla wszystkich dokumentów programu Word.
Image -
Wybierz OK.
Image
Aktualizuj właściwości dokumentu programu Word
Jeśli pracujesz z kilkoma dokumentami programu Word, które mają podobne nazwy i lokalizacje, użyj funkcji właściwości dokumentu programu Word.
-
Otwórz dokument, do którego chcesz dodać opisowe właściwości, a następnie przejdź do zakładki Plik.
Image -
Wybierz Informacje.
Image -
Wybierz strzałkę rozwijaną Właściwości i wybierz Właściwości zaawansowane.
Image -
W oknie dialogowym Właściwości przejdź do zakładki Podsumowanie.
Image -
Wprowadź komentarze, słowa kluczowe, kategorie, tytuł i informacje o temacie, które pomogą Ci odróżnić pliki.
Image - Wybierz OK, aby zastosować zmiany i zamknąć okno dialogowe. Gdy przychodzi czas na wyszukiwanie, program Word może znaleźć dokładnie to, czego potrzebujesz.
Twórz foldery na swoim komputerze i używaj ich
Ustaw jeden folder dla swoich dokumentów programu Word i nazwij go czymś, czego nie zapomnisz, na przykład MyWordDocs Wypełnij go folderami nazwanymi w sposób, który ma dla Ciebie sens, i używaj tych folderów do zapisywania i sortowania plików programu Word. Jeśli na przykład tworzysz cotygodniowe notatki ze spotkań, utwórz folder na te notatki i dołącz do niego dodatkowe foldery na miesiące lub lata.
Jeśli masz na komputerze dokumenty programu Word z lat i nie masz czasu, aby otworzyć każdy z nich i zdecydować, czy je zachować, czy nie, utwórz folder na każdy rok i przenieś dokumenty do tych folderów. To dobry sposób na przechowywanie starszych plików, dopóki nie będziesz miał czasu na ich uporządkowanie w sposób, który Ci odpowiada.
Użyj spójnego systemu nazewnictwa plików
Ustanów system nazewnictwa, aby szybko znaleźć żądane pliki. Istnieje wiele sposobów nadawania nazw plikom. Wybierz system nazewnictwa i używaj go konsekwentnie.
Oto kilka sugestii:
- Dołącz typ dokumentu do nazwy pliku, na przykład umowa, dzierżawa lub biuletyn. W ten sposób możesz spojrzeć na nazwę pliku, aby znaleźć plik.
- Rozpocznij nazwę pliku imieniem klienta (lub nazwiskiem odbiorcy, jeśli dokumenty są literami).
- Dołącz datę do nazwy pliku.
Nie spiesz się
Jeśli na dysku twardym komputera jest mało miejsca, nie zajmuj się wszystkimi zadaniami organizacyjnymi naraz. Podziel pracę na łatwe do wykonania części i poświęć 15 minut dziennie na pracę nad nią.
Podczas organizowania plików programu Word na komputerze, umieść każdy plik w jednym z utworzonych folderów, utwórz nowy folder lub usuń pliki, których już nie potrzebujesz. Jeśli nie wiesz, co zrobić z plikiem, umieść go w folderze o nazwie HoldUntilDate i wybierz datę w przyszłości, jeśli do tego czasu nie otworzysz folderu, poczujesz się komfortowo, usuwając go.
Bez względu na rodzaj folderów, które tworzysz, umieść je w głównym folderze programu Word, abyś wiedział, gdzie szukać.
