Gdy masz duże ilości danych, może to być przytłaczające, jeśli nie są one poprawnie posortowane w skoroszycie. Poznaj różne metody sortowania danych w programie Excel, aby zwiększyć produktywność i ułatwić zarządzanie arkuszami kalkulacyjnymi.
Instrukcje zawarte w tym artykule dotyczą programu Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel dla Microsoft 365, Excel Online i Excel dla komputerów Mac.
Wybierz dane do posortowania
Przed posortowaniem danych program Excel musi znać dokładny zakres, który ma zostać posortowany. Excel wybierze obszary powiązanych danych, o ile dane spełniają następujące warunki:
- W obszarze powiązanych danych nie ma pustych wierszy ani kolumn.
- Puste wiersze i kolumny znajdują się między obszarami powiązanych danych.
Excel określa, czy obszar danych ma nazwy pól i wyklucza wiersz z sortowanych rekordów. Zezwalanie programowi Excel na wybór zakresu do sortowania może być ryzykowne, szczególnie w przypadku dużych ilości danych, które są trudne do sprawdzenia.
Aby upewnić się, że wybrano prawidłowe dane, podświetl zakres przed rozpoczęciem sortowania. Jeśli ten sam zakres będzie sortowany wielokrotnie, najlepszym rozwiązaniem jest nadanie mu Nazwy.
Klucz sortowania i kolejność sortowania w programie Excel
Sortowanie wymaga użycia klucza sortowania i porządku sortowania. Klucz sortowania to dane w kolumnie lub kolumnach, które chcesz posortować i jest identyfikowany przez nagłówek kolumny lub nazwę pola. Na poniższym obrazku możliwe klucze sortowania to identyfikator ucznia, imię i nazwisko, wiek, program i miesiąc rozpoczęcia.
Szybkie sortowanie danych
Aby wykonać szybkie sortowanie, zaznacz pojedynczą komórkę w kolumnie zawierającej klucz sortowania. Następnie wybierz sposób sortowania danych. Oto jak:
- Wybierz komórkę w kolumnie zawierającej klucz sortowania.
- Wybierz Dom.
- Wybierz Sortuj i filtruj, aby otworzyć rozwijane menu opcji sortowania.
- Wybierz sposób sortowania danych. Wybierz kolejność rosnącą lub malejącą.
W przypadku korzystania z funkcji Sortuj i filtruj opcje kolejności sortowania na liście rozwijanej zmieniają się w zależności od typu danych w wybranym zakresie. W przypadku danych tekstowych dostępne są opcje Sortuj od A do Z i Sortuj od Z do A. W przypadku danych liczbowych dostępne są opcje Sortuj od najmniejszej do największej i Sortuj od największej do najmniejszej.
Sortuj wiele kolumn danych w programie Excel
Oprócz wykonywania szybkiego sortowania w oparciu o pojedynczą kolumnę danych, funkcja niestandardowego sortowania programu Excel umożliwia sortowanie według wielu kolumn poprzez zdefiniowanie wielu kluczy sortowania. W sortowaniu wielokolumnowym klucze sortowania są identyfikowane przez wybranie nagłówków kolumn w oknie dialogowym Sortuj.
Tak jak w przypadku szybkiego sortowania, klucze sortowania są definiowane przez identyfikację nagłówków kolumn lub nazw pól w tabeli zawierającej klucz sortowania.
Sortuj w wielu kolumnach Przykład
W poniższym przykładzie dane w zakresie od A2 do E12 są sortowane według dwóch kolumn danych. Dane są najpierw sortowane według nazwiska, a następnie według wieku.
Aby posortować wiele kolumn danych:
- Podświetl zakres komórek do posortowania. W tym przykładzie zaznaczone są komórki od A2 do E12.
- Wybierz Dom.
- Wybierz Sortuj i filtruj, aby otworzyć listę rozwijaną.
- Wybierz Sortowanie niestandardowe, aby otworzyć okno dialogowe Sortuj.
- Umieść zaznaczenie obok Moje dane mają nagłówki.
- Pod nagłówkiem kolumny wybierz strzałkę w dół Sortuj według i wybierz Nazwa z listy rozwijanej, aby najpierw posortować dane według kolumny Nazwa.
- Pod nagłówkiem Sortuj według pozostaw ustawienie jako Wartości komórek. Sortowanie jest oparte na rzeczywistych danych w tabeli.
- Pod nagłówkiem Kolejność wybierz strzałkę w dół i wybierz Z do A, aby posortować dane nazwy w kolejności malejącej.
- Wybierz Dodaj poziom, aby dodać drugą opcję sortowania.
- Pod nagłówkiem Kolumna wybierz Następnie strzałką w dół i wybierz Wiek, aby posortować rekordy ze zduplikowanymi nazwami według kolumny Wiek.
- Pod nagłówkiem Kolejność wybierz Od największego do najmniejszego z rozwijanej listy, aby posortować dane Wiek w kolejności malejącej.
- Wybierz OK, aby zamknąć okno dialogowe i posortować dane.
W wyniku zdefiniowania drugiego klucza sortowania, jak pokazano w poniższym przykładzie, dwa rekordy z identycznymi wartościami pola Nazwa są sortowane w kolejności malejącej przy użyciu pola Wiek. To skutkuje rekordem dla ucznia Wilsona J., lat 21, będąc przed rekordem dla Wilsona P., lat 19.
Pierwszy wiersz: Nagłówki kolumn lub dane
Zakres danych wybrany do sortowania w powyższym przykładzie zawierał nagłówki kolumn nad pierwszym wierszem danych. Ten wiersz zawiera dane, które różnią się od danych w kolejnych wierszach. Program Excel ustalił, że pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn i dostosował dostępne opcje w oknie dialogowym Sortuj, aby je uwzględnić.
Excel używa formatowania do określenia, czy wiersz zawiera nagłówki kolumn. W powyższym przykładzie nagłówki kolumn mają inną czcionkę niż dane w pozostałych wierszach.
Jeżeli pierwszy wiersz nie zawiera nagłówków, Excel użyje litery kolumny (np. Kolumna D lub Kolumna E) jako opcji w opcji Kolumna okna dialogowego Sortuj.
Excel wykorzystuje tę różnicę do określenia, czy pierwszy wiersz jest wierszem nagłówka. Jeśli program Excel popełni błąd, okno dialogowe Sortuj zawiera pole wyboru Moje dane mają nagłówki, które zastępuje ten automatyczny wybór.
Sortuj dane według daty lub godziny w programie Excel
Oprócz sortowania danych tekstowych alfabetycznie lub liczb od największego do najmniejszego, opcje sortowania programu Excel obejmują sortowanie wartości dat. Dostępne porządki sortowania dostępne dla dat obejmują:
- W porządku rosnącym: od najstarszego do najnowszego.
- Kolejność malejąca: od najnowszego do najstarszego.
Okno dialogowe Szybkie sortowanie a sortowanie
Daty i godziny sformatowane jako dane liczbowe, takie jak Data wypożyczenia w powyższym przykładzie, użyj metody szybkiego sortowania, aby posortować według jednej kolumny. W przypadku sortowania obejmującego wiele kolumn dat lub godzin użyj okna dialogowego Sortuj w taki sam sposób, jak sortowanie wielu kolumn danych liczbowych lub tekstowych.
Przykład sortowania według daty
Aby wykonać szybkie sortowanie według daty w porządku rosnącym, od najstarszego do najnowszego:
- Podświetl zakres komórek do posortowania. Aby postępować zgodnie z powyższym przykładem, podświetl komórki od G2 do K7.
- Wybierz Dom.
- Wybierz Sortuj i filtruj, aby otworzyć listę rozwijaną.
- Wybierz Sortowanie niestandardowe, aby otworzyć okno dialogowe Sortuj.
- Pod nagłówkiem kolumny wybierz strzałkę w dół Sortuj według i wybierz Pożyczone, aby najpierw posortować dane według daty wypożyczenia.
- Pod nagłówkiem Sortuj według wybierz Wartości komórek. Sortowanie jest oparte na rzeczywistych danych w tabeli.
- Pod nagłówkiem Porządek sortowania wybierz Od najstarszych do najnowszych z listy rozwijanej.
- Wybierz OK w oknie dialogowym, aby zamknąć okno dialogowe i posortować dane.
Jeśli wyniki sortowania według daty nie są zgodne z oczekiwaniami, dane w kolumnie zawierającej klucz sortowania mogą zawierać daty lub godziny zapisane jako dane tekstowe, a nie jako liczby (daty i godziny są po prostu sformatowanymi danymi liczbowymi).
Dane mieszane i szybkie sortowanie
W przypadku korzystania z metody szybkiego sortowania, jeśli rekordy zawierające dane tekstowe i liczbowe są pomieszane razem, Excel sortuje dane liczbowe i tekstowe oddzielnie, umieszczając rekordy z danymi tekstowymi na dole posortowanej listy.
Program Excel może również uwzględniać nagłówki kolumn w wynikach sortowania, interpretując je jako kolejny wiersz danych tekstowych, a nie jako nazwy pól tabeli danych.
Ostrzeżenie o możliwym sortowaniu
Jeżeli używane jest okno dialogowe Sortuj, nawet do sortowania w jednej kolumnie, Excel może wyświetlić komunikat ostrzegający, że napotkał dane zapisane jako tekst i daje możliwość:
- Posortuj wszystko, co wygląda jak liczba, jako liczbę.
- Sortuj oddzielnie numery i numery przechowywane jako tekst.
Jeśli wybierzesz pierwszą opcję, Excel spróbuje umieścić dane tekstowe we właściwej lokalizacji wyników sortowania. Wybierz drugą opcję, a Excel umieści rekordy zawierające dane tekstowe na dole wyników sortowania, tak jak ma to miejsce w przypadku szybkiego sortowania.
Sortuj dane według dni tygodnia lub miesięcy w programie Excel
Możesz także sortować dane według dni tygodnia lub miesięcy w roku, korzystając z tej samej wbudowanej listy niestandardowej, której program Excel używa do dodawania dni lub miesięcy do arkusza za pomocą uchwytu wypełniania. Listy te umożliwiają sortowanie według dni lub miesięcy chronologicznie, a nie w kolejności alfabetycznej.
Podobnie jak w przypadku innych opcji sortowania, sortowanie wartości według listy niestandardowej może być wyświetlane w porządku rosnącym (od niedzieli do soboty lub od stycznia do grudnia) lub malejącym (od soboty do niedzieli lub od grudnia do stycznia).
Na powyższym obrazku wykonano następujące kroki w celu posortowania próbki danych w zakresie od A2 do E12 według miesięcy w roku:
- Podświetl zakres komórek do posortowania.
- Wybierz Dom.
- Wybierz Sortuj i filtruj, aby otworzyć listę rozwijaną.
- Wybierz Sortowanie niestandardowe, aby otworzyć okno dialogowe Sortuj.
- Pod nagłówkiem kolumny wybierz Początek miesiąca z listy rozwijanej, aby posortować dane według miesięcy w roku.
- Pod nagłówkiem Sortuj według wybierz Wartości komórek. Sortowanie jest oparte na rzeczywistych danych w tabeli.
- Pod nagłówkiem Zamówienie wybierz strzałkę w dół obok domyślnej opcji od A do Z, aby otworzyć menu rozwijane.
- Wybierz Lista niestandardowa, aby otworzyć okno dialogowe Listy niestandardowe.
- W lewym oknie okna dialogowego wybierz Styczeń, luty, marzec, kwiecień.
- Wybierz OK, aby potwierdzić wybór i powrócić do okna dialogowego Sortuj.
- Wybrana lista (styczeń, luty, marzec, kwiecień) jest wyświetlana pod nagłówkiem Zamówienia.
- Wybierz OK, aby zamknąć okno dialogowe i posortować dane według miesięcy w roku.
Domyślnie listy niestandardowe są wyświetlane tylko w porządku rosnącym w oknie dialogowym Listy niestandardowe. Aby posortować dane w kolejności malejącej przy użyciu listy niestandardowej po wybraniu żądanej listy, tak aby była wyświetlana pod nagłówkiem Kolejność w oknie dialogowym Sortuj:
- Wybierz strzałkę w dół obok wyświetlonej listy, na przykład Styczeń, luty, marzec, kwiecień, aby otworzyć menu rozwijane.
- W menu wybierz opcję listy niestandardowej, która jest wyświetlana w kolejności malejącej, np. grudzień, listopad, październik, wrzesień.
- Kliknij OK, aby posortować dane w kolejności malejącej przy użyciu niestandardowej listy.
Sortuj według wierszy, aby zmienić kolejność kolumn w programie Excel
Jak pokazano w poprzednich opcjach sortowania, dane są zwykle sortowane przy użyciu nagłówków kolumn lub nazw pól. Rezultatem jest zmiana kolejności całych wierszy lub rekordów danych. Mniej znaną, a zatem mniej używaną opcją sortowania w programie Excel jest sortowanie według wierszy, co powoduje zmianę kolejności kolumn od lewej do prawej w arkuszu.
Jednym z powodów sortowania według wierszy jest dopasowanie kolejności kolumn w różnych tabelach danych. Z kolumnami w tej samej kolejności od lewej do prawej, łatwiej jest porównywać rekordy lub kopiować i przenosić dane między tabelami.
Dostosuj kolejność kolumn
Bardzo rzadko jednak ustawianie kolumn we właściwej kolejności jest prostym zadaniem ze względu na ograniczenia opcji kolejności rosnącej i malejącej dla wartości. Zwykle konieczne jest użycie niestandardowej kolejności sortowania, a program Excel zawiera opcje sortowania według koloru komórki lub czcionki lub według ikon formatowania warunkowego.
Najłatwiejszym sposobem poinformowania programu Excel o kolejności kolumn jest dodanie wiersza powyżej lub poniżej tabeli danych zawierającej liczby wskazujące kolejność kolumn od lewej do prawej. Sortowanie według wierszy staje się wtedy prostą sprawą sortowania kolumn od najmniejszej do największej według wiersza zawierającego liczby.
Po zakończeniu sortowania dodany wiersz liczb można łatwo usunąć.
Sortuj według wierszy Przykład
W próbce danych używanej w tej serii w opcjach sortowania programu Excel kolumna Identyfikator ucznia zawsze była pierwsza po lewej stronie, a następnie imię i nazwisko, a następnie wiek.
W tym przypadku, jak pokazano na powyższym obrazku, do kolumn zostały dodane liczby w celu przygotowania arkusza roboczego do zmiany kolejności kolumn tak, aby kolumna Program była pierwsza po lewej stronie, a następnie Miesiąc Początek, Imię, Wiek, i legitymację studencką.
Oto jak zmienić kolejność kolumn:
- Wstaw pusty wiersz nad wierszem zawierającym nazwy pól.
- W tym nowym wierszu wprowadź następujące liczby od lewej do prawej, zaczynając od kolumny A: 5, 3, 4, 1, 2.
- Podświetl zakres do posortowania. W tym przykładzie podświetl A2 do E13.
- Wybierz Dom.
- Wybierz Sortuj i filtruj, aby otworzyć listę rozwijaną.
- Wybierz Sortowanie niestandardowe, aby otworzyć okno dialogowe Sortuj.
- Wybierz Opcje, aby otworzyć okno dialogowe Opcje sortowania.
- W sekcji Orientacja wybierz Sortuj od lewej do prawej, aby posortować kolejność kolumn od lewej do prawej w arkuszu.
- Wybierz OK, aby zamknąć okno dialogowe Opcje sortowania.
- Wraz ze zmianą orientacji nagłówek Kolumna w oknie dialogowym Sortuj zmienia się na Wiersz.
- Wybierz Sortuj według strzałki w dół i wybierz Wiersz 2. To jest wiersz zawierający numery niestandardowe.
- Pod nagłówkiem Sortuj według wybierz Wartości komórek.
- Pod nagłówkiem Kolejność wybierz Od najmniejszej do największej z listy rozwijanej, aby posortować liczby w wierszu 2 w kolejności rosnącej.
- Wybierz OK, aby zamknąć okno dialogowe i posortować kolumny od lewej do prawej według numerów w wierszu 2.
- Kolejność kolumn zaczyna się od programu, po którym następuje początek miesiąca, imię i nazwisko, wiek i identyfikator ucznia.
Użyj niestandardowych opcji sortowania programu Excel, aby zmienić kolejność kolumn
Chociaż sortowania niestandardowe są dostępne w oknie dialogowym Sortuj w programie Excel, te opcje nie są łatwe w użyciu, jeśli chodzi o zmianę kolejności kolumn w arkuszu. Opcje tworzenia niestandardowego porządku sortowania dostępne w oknie dialogowym Sort to sortowanie danych według koloru komórki, koloru czcionki i ikony.
O ile w każdej kolumnie nie zastosowano już unikalnego formatowania, takiego jak różne czcionki lub kolory komórek, formatowanie to należy dodać do poszczególnych komórek w tym samym wierszu, aby zmienić kolejność każdej kolumny.
Na przykład, aby użyć koloru czcionki do zmiany kolejności kolumn:
- Wybierz nazwę każdego pola i zmień kolor czcionki dla każdego. Na przykład zmień Program na czerwony, Początek miesiąca na zielony, Imię na niebieski, Wiek na pomarańczowy, a Identyfikator ucznia na fioletowy.
- W oknie dialogowym Sortuj wybierz Sortuj według i wybierz Wiersz 2.
- Pod nagłówkiem Sortuj według wybierz Kolor czcionki.
- Pod nagłówkiem Kolejność ręcznie ustaw kolejność kolorów nazw pól, aby dopasować żądaną kolejność kolumn.
- Po sortowaniu zresetuj kolor czcionki dla każdej nazwy pola.
