Zrozumienie makr w programie Microsoft Word

2024 Autor: Abigail Brown | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 06:57

Makro to seria poleceń, które są rejestrowane, aby można je było odtworzyć (wykonać) w późniejszym czasie. Makra doskonale nadają się do zmniejszania ilości pracy, którą musisz wykonać w serii często wykonywanych kroków. Oto jak utworzyć i przetestować makro w programie Microsoft Word.

Instrukcje zawarte w tym artykule dotyczą programów Word dla Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 i Word 2010.

Dlaczego warto używać makra

Dzięki makrze możesz uzyskać te same wyniki, klikając polecenie zamiast przechodzić przez wszystkie kroki. Niektóre sposoby wykorzystania makr w celu zwiększenia produktywności obejmują:

• Wstaw logo i nazwę firmy określonym krojem pisma.
• Wstaw tabelę, którą chcesz regularnie tworzyć.
• Sformatuj dokument z określonymi cechami, takimi jak numeracja stron i akapity z podwójnym odstępem.

Tworzenie i używanie makr to wyuczona umiejętność, ale wynikająca z tego wydajność jest warta wysiłku.

Utwórz makro

W programie Word dostępnych jest ponad 950 poleceń, z których większość znajduje się w menu i na paskach narzędzi oraz ma przypisane klawisze skrótów. Niektóre z tych poleceń nie są jednak domyślnie przypisane do menu lub pasków narzędzi. Zanim utworzysz własne makro programu Word, sprawdź, czy istnieje i czy można je przypisać do paska narzędzi.

Aby zobaczyć polecenia dostępne w programie Word, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz kartę View.

   

2. Wybierz Makra.

   

3. Wybierz Wyświetl makra.

   Lub naciśnij klawisz skrótu Alt+F8, aby uzyskać dostęp do okna dialogowego Macros.

   

4. Wybierz strzałkę rozwijaną Makra w i wybierz Polecenia Word.

   

5. Na alfabetycznej liście nazw poleceń podświetl nazwę, aby wyświetlić opis polecenia na dole okna dialogowego Makra pod Opisetykieta.

   

Jeśli polecenie, które chcesz utworzyć, istnieje, nie duplikuj go za pomocą własnego makra Worda. Jeśli nie istnieje, kontynuuj tworzenie makra programu Word.

Zaplanuj efektywne makra słów

Najważniejszym krokiem w tworzeniu skutecznych makr programu Word jest staranne planowanie. To planowanie obejmuje posiadanie jasnego wyobrażenia o tym, jak ma działać makro programu Word, w jaki sposób ułatwi ono Twoją przyszłą pracę oraz w jakich okolicznościach zamierzasz z niego korzystać.

Kiedy masz już te rzeczy na uwadze, zaplanuj właściwe kroki. Jest to ważne, ponieważ rejestrator zapamięta wszystko, co zrobisz i umieści to w makrze. Na przykład, jeśli coś wpiszesz, a następnie usuniesz, za każdym razem, gdy uruchomisz to makro, program Word utworzy ten sam wpis, a następnie go usunie, tworząc niechlujne i nieefektywne makro.

Gdy planujesz swoje makra, oto kilka rzeczy do rozważenia:

• Zaplanuj polecenia i kolejność, w jakiej makro ma wykonywać polecenia.
• Poznaj klawisze skrótów poleceń, których zamierzasz użyć. Jest to szczególnie ważne w przypadku nawigacji, ponieważ po uruchomieniu rejestratora nie można używać myszy do nawigacji w obszarze dokumentu. Co więcej, utworzysz szczuplejsze makro, jeśli użyjesz klawisza skrótu zamiast klawiszy strzałek.
• Zaplanuj komunikaty, które może wyświetlać program Word i które zatrzymają makro.
• Użyj jak najmniejszej liczby kroków, aby makro było wydajne.
• Wykonaj co najmniej jeden bieg testowy przed rozpoczęciem nagrywania.

Po zaplanowaniu makra programu Word i wykonaniu przeglądu możesz je nagrać. Jeśli dokładnie zaplanowałeś swoje makro, nagranie go do późniejszego wykorzystania będzie najłatwiejszą częścią procesu. Jedyna różnica między tworzeniem makra a pracą nad dokumentem polega na tym, że musisz nacisnąć kilka dodatkowych przycisków i dokonać kilku wyborów w oknach dialogowych.

Nagraj makro

Kiedy zaczynasz nagrywanie makra, obok wskaźnika myszy pojawia się mała ikona, która wygląda jak taśma magnetofonowa, wskazując, że program Word nagrywa twoje działania. Następnie możesz wykonać kroki określone na etapie planowania. Gdy skończysz, naciśnij przycisk Stop (jest to niebieski kwadrat po lewej). Po naciśnięciu przycisku Stop makro programu Word jest gotowe do użycia.

Oto jak nagrać makro.

1. Przejdź do zakładki View, wybierz Macros, a następnie wybierz Record Macro, aby otworzyć okno dialogowe Nagraj makro.

   

2. W polu tekstowym Makro Name wpisz unikalną nazwę.

   Nazwy mogą zawierać do 80 liter lub cyfr (bez symboli i spacji) i muszą zaczynać się od litery. Nazwa powinna być unikalna, aby można było określić, co robi bez konieczności odwoływania się do opisu.

3. W polu tekstowym Description wprowadź opis akcji wykonywanych przez makro.

   

4. Wybierz, czy makro ma być dostępne we wszystkich dokumentach, czy tylko w bieżącym dokumencie. Jeśli zdecydujesz się ograniczyć dostępność polecenia, podświetl nazwę dokumentu w menu rozwijanym Zapisz makro w.

   Domyślnie program Word udostępnia makro we wszystkich Twoich dokumentach i prawdopodobnie okaże się, że ma to największy sens.

   

5. Po wprowadzeniu informacji dla makra, wybierz OK. W lewym górnym rogu ekranu pojawi się pasek narzędzi nagrywania makr.

   

Aby wstrzymać nagrywanie, wybierz przycisk Wstrzymaj nagrywanie/Wznów nagrywanie (to ten po prawej). Aby wznowić nagrywanie, wybierz je ponownie.

Przetestuj makro

Celem tworzenia makr w programie Word jest przyspieszenie pracy poprzez umieszczenie powtarzalnych zadań i złożonych sekwencji poleceń na wyciągnięcie ręki. Upewnij się, że makro działa zgodnie z przeznaczeniem, testując je.

1. Aby uruchomić makro, naciśnij klawisz skrótu Alt+F8, aby wyświetlić okno dialogowe Macros.

   

2. Podświetl makro na liście, a następnie wybierz Uruchom.

   

Jeśli nie widzisz swojego makra, upewnij się, że właściwa lokalizacja znajduje się w polu Makra w.

Utwórz skróty klawiaturowe dla makr

Jeśli utworzyłeś kilka makr, przeszukiwanie okna dialogowego Macros zajmuje trochę czasu. Jeśli przypiszesz do makr klawisz skrótu, możesz pominąć okno dialogowe i uzyskać dostęp do makra bezpośrednio z klawiatury w taki sam sposób, w jaki używasz klawiszy skrótów do uzyskiwania dostępu do innych poleceń w programie Word.

1. Wybierz Plik, a następnie wybierz Opcje.

   

2. W oknie dialogowym Opcje słów przejdź do lewego panelu i wybierz Wstążka niestandardowa.

   

3. Wybierz Dostosuj.

   

4. Na liście Categories przewiń w dół do Macros i wybierz makro, dla którego chcesz utworzyć nowy skrót.

   Jeżeli makro ma aktualnie przypisany klawisz skrótu, skrót pojawi się w polu poniżej etykiety Bieżące klawisze.

   

5. Jeśli do makra nie przypisano żadnego klawisza skrótu lub jeśli chcesz utworzyć drugi klawisz skrótu dla makra, wybierz Naciśnij nowy klawisz skrótu pole tekstowe.

   

6. Wprowadź klawisz skrótu, którego chcesz użyć, aby uzyskać dostęp do makra.

   Jeżeli klawisz skrótu jest przypisany do polecenia, pojawi się komunikat Obecnie przypisany do, po którym następuje nazwa polecenia. Zmień przypisanie klawisza skrótu, kontynuując lub wybierz nowy klawisz skrótu.

7. Wybierz strzałkę rozwijaną Zapisz zmiany w i wybierz Normal, aby zastosować zmiany do wszystkich dokumentów utworzonych w programie Word.

   Aby użyć klawisza skrótu tylko w bieżącym dokumencie, wybierz nazwę dokumentu z listy.

   

8. Wybierz Przypisz.

   

9. Wybierz Zamknij, aby zapisać zmiany.