Jak korzystać z kalendarza Microsoft Teams

2024 Autor: Abigail Brown | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-01-07 19:05

Microsoft Teams oferuje różnorodne narzędzia zwiększające produktywność i poprawiające komunikację między pracownikami za pomocą czatu tekstowego, połączeń głosowych i wideo, funkcji udostępniania plików, rejestrów zmian online i udostępnianych kalendarzy.

Funkcja kalendarza udostępnionego Microsoft Teams umożliwia członkom grupy tworzenie spotkań bezpośrednio w aplikacji Teams, określanie szczegółów i dodawanie innych członków, aby nie tylko otrzymywać powiadomienia o zdarzeniu, ale także dodawać je do zsynchronizowanych aplikacji Microsoft Teams kalendarz.

Ten artykuł dotyczy aplikacji Microsoft Teams na urządzeniach z systemem Windows 10, iOS i Android oprócz wersji internetowej.

Jak działają kalendarze Microsoft Teams

Microsoft Teams to narzędzie do współpracy zaprojektowane dla organizacji lub grup, a zatem skonstruowane z myślą o grupie lub zespole. Możesz zalogować się do grupy Microsoft Teams za pomocą zwykłego adresu e-mail, ale najczęściej przypisywany jest firmowy adres e-mail, którego używasz do uzyskiwania dostępu do aplikacji Teams oraz innych powiązanych aplikacji i usług platformy Microsoft 365.

Aplikacja Microsoft Teams ma jeden główny kalendarz przypisany do całej grupy lub organizacji. Członkowie grupy mogą dodawać do tego kalendarza spotkania lub wydarzenia, które automatycznie pojawiają się w kalendarzu innych członków. Osoby mogą być również dodawane do wydarzeń w kalendarzu lub spotkań, jeśli są zobowiązane do udziału.

Z technicznego punktu widzenia kalendarz wbudowany (lub domyślny) nosi nazwę kalendarza grupy, natomiast kalendarze zewnętrzne udostępniane w usłudze Microsoft Teams są kalendarzami udostępnionymi. Terminy te są jednak często mylone, a różnica między nimi zaciera się.

Dobrym pomysłem jest odwoływanie się do kalendarzy w Microsoft Teams za pomocą unikalnych nazw zamiast używania terminów Wspólne lub Grupowe, aby uniknąć nieporozumień.

Kalendarze można również udostępniać w Microsoft Teams z programu Outlook lub innych usług planowania, takich jak Kalendarz Google.

Jak utworzyć wydarzenie udostępnionego kalendarza Microsoft Teams

Oto proces tworzenia wydarzenia, zwanego spotkaniem w Microsoft Teams, które można udostępnić innym członkom grupy i automatycznie dodać do kalendarza grupy.

W tym przykładzie użyto aplikacji Microsoft Teams dla systemu Windows 10, ale te instrukcje i użyte menu są identyczne we wszystkich innych wersjach.

1. Otwórz aplikację Microsoft Teams.

2. Wybierz Kalendarz.

   

3. Kliknij Nowe spotkanie.

   

4. Wybierz odpowiednią strefę czasową z menu rozwijanego u góry ekranu.

   

   Nie musisz się martwić, w jakiej strefie czasowej znajdują się członkowie Twojego zespołu, ponieważ czas spotkania zostanie automatycznie dostosowany do nich.

5. Wpisz nazwę spotkania w polu Dodaj tytuł.

   

6. W polu Dodaj wymaganych uczestników wpisz nazwiska osób, które mają być powiadamiane o zdarzeniu. Po rozpoczęciu pisania nazwy powinny automatycznie pojawić się, abyś mógł je wybrać.

   

   Jeśli chcesz udostępnić to wydarzenie kalendarza osobom, które nie należą do Twojej grupy Microsoft Teams lub nawet nie używają Microsoft Teams, możesz to zrobić, wprowadzając ich pełny adres e-mail zamiast imienia i nazwiska.

   Kliknij Opcjonalnie, aby dodać członków grupy, których chcesz wiedzieć o spotkaniu, ale nie musisz uczestniczyć.

   Po utworzeniu spotkania wszystkie zaproszone osoby otrzymają zaproszenie na powiązany z nimi adres e-mail.

7. Następnie określ czas rozpoczęcia i zakończenia spotkania.

   

8. Kliknij Nie powtarza się, aby otworzyć menu i uczynić spotkanie zwykłym wydarzeniem, jeśli ma się powtarzać. Na przykład możesz chcieć organizować to samo spotkanie w każdy dzień powszedni, co tydzień lub raz w miesiącu.

   

9. Kliknij Dodaj kanał, jeśli spotkanie dotyczy określonej kategorii w konfiguracji Microsoft Teams Twojej firmy. Na przykład możesz chcieć umieścić go w kanale Menedżerów, aby tylko członkowie zespołu korzystający z tego kanału wiedzieli, że spotkanie się odbywa.

   

   Możesz zostawić wiele z tych pól pustych, jeśli chcesz.

10. Następne jest pole Dodaj lokalizację. Pomimo swojej nazwy, w rzeczywistości nie służy to określaniu fizycznej lokalizacji. Zamiast tego służy do wybierania połączonego systemu sal z obsługą Microsoft Teams lub telefonu konferencyjnego.

    Jeśli Twoja firma nie używa takich urządzeń, nie musisz się martwić o wypełnienie tego pola.

    

11. W dużym polu u dołu ekranu wpisz szczegóły pola spotkania, wprowadź opis spotkania, plan spotkania lub wiadomość do uczestników.

    

12. Na koniec kliknij Wyślij. Spowoduje to dodanie wydarzenia do kalendarza Microsoft Teams i zaproszenie dodanych przez Ciebie osób. Po otrzymaniu potwierdzenia, wydarzenie zostanie automatycznie dodane do ich kalendarzy.

    

    Jeśli nie dodałeś nikogo do wydarzenia, zamiast tego zostanie wyświetlony przycisk Zapisz. Spowoduje to po prostu zapisanie wydarzenia w Twoim osobistym kalendarzu Microsoft Teams.

Co robi Asystent planowania Microsoft Teams?

Opcja Asystenta planowania, która jest wyświetlana podczas tworzenia spotkania w Microsoft Teams na komputerze, jest alternatywnym sposobem tworzenia lub edytowania wydarzenia. Wykorzystuje bardziej wizualny interfejs użytkownika, który wyświetla opcje po lewej stronie ekranu i pozwala wybrać za pomocą myszy przedział czasu, który automatycznie wprowadza zmiany w harmonogramie.

Prawdziwą zaletą Asystenta planowania jest sposób wyświetlania wszystkich harmonogramów członków grupy. Ułatwia to sprawdzenie, w jakich godzinach i dniach wszyscy są dostępni, i eliminuje konieczność pytania członków grupy, która godzina najbardziej im odpowiada.

Schedules będą wyświetlane w Asystencie planowania tylko wtedy, gdy zostały wprowadzone do Microsoft Teams przez administratora lub innych użytkowników. Jeśli Twoja organizacja nie używa Microsoft Teams do zarządzania harmonogramami, ta funkcja nie będzie przydatna.

Asystent planowania Microsoft Teams jest całkowicie opcjonalnym narzędziem, chociaż niektórzy wolą je od domyślnej opcji tworzenia spotkań.

Jak przyjąć zaproszenie do kalendarza Microsoft Teams

Gdy zostaniesz dodany do spotkania w kalendarzu Microsoft Teams, powinieneś niemal natychmiast otrzymać zaproszenie pocztą e-mail.

Po otrzymaniu tej wiadomości e-mail kliknij łącze Dołącz do spotkania Microsoft Teams, aby zaakceptować zaproszenie. Otworzy się aplikacja Microsoft Teams i doda Cię do wydarzenia. Jeśli nie masz zainstalowanego programu Microsoft Teams, pojawi się monit o jego zainstalowanie.

Jeśli nie otrzymałeś zaproszenia, skontaktuj się z twórcą wydarzenia, aby upewnić się, że użył prawidłowego adresu e-mail. Możesz również sprawdzić folder ze spamem lub wiadomościami-śmieciami.

Niektóre usługi poczty e-mail mogą monitować o dodanie tych wydarzeń Microsoft Teams do ich własnego systemu kalendarza. Możesz to zrobić, jeśli chcesz, ale nadal będziesz musiał kliknąć link tekstowy w wiadomości e-mail, aby zaakceptować zaproszenie.

Jak korzystać z tworzenia i udostępniania zdarzeń w programie Outlook Teams

Microsoft Teams wymaga konta Microsoft do korzystania. Zwykle Twoja firma lub organizacja udostępnia nowe konto Microsoft, za pomocą którego można uzyskać dostęp do Microsoft Teams i wielu innych usług Microsoft Office.

Adres e-mail powiązany z tym kontem Microsoft może być używany do logowania się do programu Outlook, a ponieważ to konto jest również używane do uzyskiwania dostępu do aplikacji Teams, spotkania kalendarza mogą być tworzone w programie Outlook i automatycznie synchronizowane z aplikacją Microsoft Teams.

Aby to zadziałało, musisz używać tego samego konta Microsoft w programach Outlook i Microsoft Teams. Na przykład nie możesz użyć osobistego konta e-mail programu Outlook do utworzenia wydarzenia dla służbowego kalendarza Microsoft Teams.

Można to zrobić zarówno w aplikacjach Outlook, jak i w Internecie, a cały proces jest prawie identyczny jak w przypadku spotkania w Microsoft Teams, jak pokazano powyżej.

Aby uzyskać dostęp do kalendarza w programie Outlook, po prostu kliknij ikonę Calendar na dole lewego menu. Po otwarciu kalendarza kliknij dzień, aby rozpocząć proces tworzenia wydarzenia.

Jeśli chcesz, aby wydarzenie utworzone w programie Outlook zostało zarejestrowane w usłudze Teams, musisz aktywować przełącznik obok spotkania zespołów, który można znaleźć obok Wyszukaj pokój lub lokalizację tekst. Jeśli tego nie zrobisz, funkcja kalendarza udostępnionego Microsoft Teams nie zostanie aktywowana, a wydarzenie będzie po prostu podstawowym wydarzeniem w harmonogramie kalendarza programu Outlook.

Jak udostępnić inny kalendarz w Microsoft Teams

Mimo że Microsoft Teams ma własną wbudowaną funkcję kalendarza, możliwe jest również importowanie dodatkowych kalendarzy z programu Outlook, Google lub dowolnej innej usługi planowania, która udostępnia adres internetowy dla swoich kalendarzy.

Może to być przydatne, jeśli Twój zespół używa innej aplikacji lub usługi do zarządzania zdarzeniami poza ekosystemem Microsoft Office.

W tym przykładzie używany jest Kalendarz Google, ale proces jest identyczny w przypadku innych takich usług.

1. Otwórz Kalendarz Google w przeglądarce internetowej jak zwykle.

2. Najedź kursorem myszy na nazwę kalendarza, tak aby trzy kropki pojawiły się po prawej stronie jego nazwy. Kliknij trzy kropki, aby otworzyć menu.

   

3. Kliknij Ustawienia.

   

4. Kliknij adres internetowy pod Publiczny adres URL do tego kalendarza i naciśnij Ctrl + Vaby skopiować go do schowka.

   

5. Otwórz Microsoft Teams i przejdź do grupy lub czatu, do którego chcesz dodać kalendarz.

   

6. Kliknij symbol + u góry ekranu.

   

7. Kliknij Witryna.

   

8. Wklej adres kalendarza w polu URL.

   

   Możesz również dodać do niego własną nazwę, wpisując w polu Nazwa karty i wybierając, czy chcesz powiadomić grupę o dodaniu kalendarza, zaznaczając pole obok Opublikuj na kanale o tej karcie.

9. Kliknij Zapisz.

   

   Twój kalendarz będzie teraz udostępniany w Microsoft Teams i będzie widoczny dla wszystkich na tej nowej karcie niestandardowej.

Jak edytować spotkanie Microsoft Teams

Aby edytować spotkanie Microsoft Teams, które utworzyłeś lub masz dostęp, wystarczy kliknąć je w swoim kalendarzu w aplikacji Microsoft Teams i wprowadzić zmiany w odpowiednich polach.

Możesz dodawać lub usuwać uczestników, zmieniać czas lub lokalizację, a także edytować nazwę i opis wydarzenia. Po prostu upewnij się, że klikniesz Wyślij aktualizację po zakończeniu, aby zapisać zmiany.

Jeśli zmiany nie są widoczne dla Ciebie lub członków Twojego zespołu, spróbuj całkowicie zamknąć aplikację, a następnie ponownie ją otworzyć.

Możesz także edytować wydarzenia Teams w Outlooku, otwierając wydarzenie w kalendarzu, a następnie klikając Edytuj.