Co warto wiedzieć
- Archiwum ręczne: Przejdź do Plik> Info> Narzędzia > Posprzątaj stare przedmioty. W wyskakującym oknie Archiwum wybierz Zarchiwizuj ten folder i wszystkie podfoldery.
- Następnie wybierz folder archiwum. Wybierz listę rozwijaną Archiwizuj elementy starsze niż i ustaw datę.
- Autoarchiwizacja: Przejdź do Plik > Opcje > Zaawansowane > Ustawienia autoarchiwizacji. Wybierz Uruchom autoarchiwizację co i wprowadź przedział czasu.
Jeśli pozwolisz, aby w skrzynce odbiorczej zgromadziło się zbyt wiele wiadomości e-mail, może ucierpieć wydajność programu Outlook. Dowiedz się, jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook i zarządzać starymi wiadomościami e-mail ręcznie lub automatycznie. Instrukcje zawarte w tym artykule dotyczą programu Outlook dla Microsoft 365 oraz programu Outlook 2019, 2016, 2013 i 2010.
Jak ręcznie archiwizować wiadomości e-mail w programie Outlook
Jeśli wolisz kontrolować, kiedy i gdzie archiwizowane są stare wiadomości e-mail, możesz to zrobić ręcznie. Możesz ręcznie archiwizować wiadomości e-mail w dowolnym folderze.
-
Otwórz Outlooka i wybierz Plik > Info > Narzędzia > Wyczyść stare przedmioty.
Image -
W wyskakującym oknie Archiwum wybierz Zarchiwizuj ten folder i wszystkie podfoldery, a następnie wybierz folder, w którym chcesz zarchiwizować elementy.
Image -
Wybierz listę rozwijaną Archiwizuj elementy starsze niż, a następnie ustaw datę, po której chcesz archiwizować wiadomości.
Możesz również wybrać Przeglądaj, aby zidentyfikować pojedynczy plik PST, którego chcesz użyć w tym archiwum. Możesz też zachować ją jako domyślną nazwę pliku.
Image -
Wybierz OK. Outlook zarchiwizuje teraz wiadomości w tym folderze zgodnie ze skonfigurowanymi ustawieniami.
Image -
Jeśli wolisz archiwizować wiadomości we wszystkich folderach zamiast w pojedynczych, wybierz Archiwizuj wszystkie foldery zgodnie z ich ustawieniami autoarchiwizacji Jeśli wybierzesz tę opcję, musisz wróć do karty Strona główna, kliknij prawym przyciskiem myszy jeden z folderów, dla których chcesz ustawić ustawienia autoarchiwizacji, a następnie wybierz Właściwości
Image -
W oknie Właściwości wybierz kartę Autoarchiwizacja.
Image -
Wybierz Zarchiwizuj ten folder przy użyciu tych ustawień, a następnie skonfiguruj ustawienia określając, ile miesięcy wiadomości chcesz zachować i gdzie przenieść stare elementy.
Za pomocą ustawień autoarchiwizacji skonfiguruj zarówno sposób archiwizacji wiadomości po włączeniu autoarchiwizacji, jak i sposób archiwizacji wiadomości e-mail podczas ich ręcznego archiwizowania przy użyciu ustawień autoarchiwizacji.
Image
Jak ręcznie uruchomić autoarchiwizację
Autoarchiwizację można uruchomić ręcznie lub automatycznie. Jeśli masz już skonfigurowane ustawienia autoarchiwizacji dla wszystkich folderów, jak opisano powyżej, możesz natychmiast uruchomić procedurę archiwizacji.
Wybierz Plik > Info > Narzędzia > Oczyszczanie skrzynki pocztowej , a następnie wybierz Autoarchiwizacja, aby uruchomić proces archiwizacji. Spowoduje to użycie ustawień autoarchiwizacji skonfigurowanych dla każdego folderu poczty.
Jak automatycznie uruchomić autoarchiwizację
Oprócz ręcznego uruchamiania procedury archiwizacji, można również skonfigurować regularne uruchamianie autoarchiwizacji.
-
Wybierz Plik > Opcje > Zaawansowane > Ustawienia autoarchiwizacji.
Image -
W oknie ustawień autoarchiwizacji wybierz Uruchom autoarchiwizację co i wprowadź, jak często chcesz uruchamiać autoarchiwizację.
Możesz skonfigurować ustawienia tak, aby wyświetlały monity po uruchomieniu autoarchiwizacji i ustawić je tak, aby usuwały stare wiadomości e-mail lub przenosiły je do pliku archiwum PST na komputerze.
Image -
Wybierz OK,i autoarchiwizacja będzie działać z ustawionym interwałem, więc nigdy nie musisz się martwić, że skrzynka odbiorcza zajmie zbyt dużo miejsca.
Image
Użyj funkcji Outlook Sweep do autoarchiwizacji w Outlook Web
W Outlook Online archiwizowanie wiadomości jest procesem ręcznym. Funkcja o nazwie Outlook Sweep pomaga w utrzymaniu czystości skrzynki odbiorczej.
Nie można zmienić wieku archiwizowanych wiadomości, ale przynajmniej funkcja usuwania umożliwia archiwizowanie wszystkich wiadomości w skrzynce odbiorczej starszych niż 10 dni. Pomoże to automatycznie utrzymać skrzynkę odbiorczą w czystości.
-
Otwórz skrzynkę odbiorczą konta, w której chcesz archiwizować wiadomości e-mail. Wybierz wiadomość e-mail, którą chcesz zarchiwizować, a następnie wybierz z menu Sweep.
Image -
Na wyskakującym ekranie wybierz Zawsze przenoś wiadomości starsze niż 10 dni z folderu INBOX.
Image -
Wybierz menu rozwijane Przenieś do i wybierz Archiwum.
Image
