Co warto wiedzieć
- Przed digitalizacją plików utwórz foldery i podfoldery, aby uporządkować pliki.
- Upewnij się, że skaner lub drukarka obsługuje oprogramowanie do optycznego rozpoznawania znaków (OCR) i że masz zainstalowane oprogramowanie OCR.
- Proces różni się w zależności od tego, czy chcesz zeskanować dokument w systemie Mac, czy w systemie Windows.
Cyfryzacja dokumentów papierowych może pomóc w uporządkowaniu ważnych dokumentów. Pliki cyfrowe, w tym pliki PDF, można konwertować na pliki z możliwością wyszukiwania za pomocą oprogramowania do optycznego rozpoznawania znaków (OCR), które zwykle jest dostarczane z drukarką. Oznacza to, że Twoje informacje nie zajmują miejsca i są łatwiejsze do znalezienia. Możesz także zapisywać swoje pliki cyfrowe na dysku CD lub DVD, na dysku flash, w magazynie online. Oto jak uporządkować zeskanowane dokumenty.
Jak zorganizować się za pomocą skanera
Oto kilka kroków, które możesz wykonać, aby uporządkować firmę lub dom za pomocą skanera. Aby to zadziałało, potrzebujesz skanera dokumentów. Nie musi być drogi ani wymyślny. Jeśli go nie masz, zacznij od recenzji skanerów fotograficznych i skanerów dokumentów, aby znaleźć najlepsze produkty.
Jeśli nie potrzebujesz osobnego skanera, niedroga drukarka wielofunkcyjna wykona tę pracę.
-
Przejrzyj dokumenty i zdecyduj, co możesz zdigitalizować, a co bezpiecznie wyrzucić.
Prawdopodobnie zajmie to trochę czasu. W razie potrzeby pracuj w małych przyrostach.
-
Przed digitalizacją plików utwórz foldery i podfoldery do przechowywania plików. Pomyśl o potrzebnych kategoriach i skonfiguruj dla każdej z nich folder. Włóż paragony z kart kredytowych do jednego folderu, dokumenty ubezpieczenia samochodu do drugiego. Rachunki telefoniczne, paragony z zakupów spożywczych, rachunki za naprawę domu itp. można umieścić w osobnych folderach. W każdym folderze utwórz podfoldery na każdy rok (lub miesiąc). Łatwiej jest zacząć od uporządkowanego systemu i dodawać nowe dokumenty do właściwego pliku niż przestawiać system za każdym razem, gdy skanowany jest nowy paragon.
Aby utworzyć nowy folder w systemie Windows, kliknij prawym przyciskiem myszy na pulpicie i wybierz Nowy > Folder Powtórz ten krok w nowym folder, aby utworzyć podfolder. Aby utworzyć nowy folder na komputerze Mac, wybierz Plik > Nowy folder lub naciśnij Shift+ Polecenie +N
-
Upewnij się, że skaner lub drukarka są wyposażone w oprogramowanie do optycznego rozpoznawania znaków (OCR). Umożliwia to skanowanie dokumentów do formatu PDF i edycję plików. Istnieje duża szansa, że na komputerze z systemem Windows jest zainstalowane przyzwoite oprogramowanie OCR.
Jeśli oprogramowanie OCR nie jest zainstalowane na Twoim komputerze, popularne są programy ABBYY FineReader i Adobe Acrobat Pro DC.
-
Czas na zeskanowanie dokumentów. Dokładny sposób, w jaki to zrobisz, zależy od rodzaju używanego skanera i oprogramowania.
Lifewire zawiera przewodniki dotyczące skanowania dokumentów w systemach Windows i Mac.
- Po zakończeniu digitalizacji dokumentów zachowaj kontrolę nad fizyczną dokumentacją. Upewnij się, że automatycznie skanujesz dokumenty za każdym razem, gdy otrzymujesz nowe paragony lub dokumenty. W przeciwnym razie papiery zaczną się znowu nawarstwiać.
