Co warto wiedzieć
- Otwórz plik z Dysku Google. Wybierz Udostępnij. Wprowadź adresy e-mail współpracowników.
- Wybierz Edytuj i przypisz rolę: View, Comment lubEdytuj . Wybierz Ustawienia koło zębate, aby dodać ograniczenia. Wybierz Gotowe.
- Udostępnij folder: Wybierz folder. Wybierz Udostępnij i wprowadź adresy e-mail. Przypisz zasady i ograniczenia.
W tym artykule wyjaśniono, jak udostępniać foldery i współpracować nad plikami przy użyciu Dysku Google. Artykuł zawiera informacje na temat rozwiązywania niechcianych próśb o współpracę oraz ostrzeżenie o ryzyku związanym z udostępnianiem folderów.
Jak dodać współpracowników do dokumentu na Dysku Google
Dysk Google doskonale nadaje się do współpracy ze współpracownikami nad projektem. Oferuje precyzyjną kontrolę nad tym, kto może zobaczyć Twoje pliki i co może z nimi zrobić. Na Dysku Google możesz dodawać współpracowników, aby przeglądać lub edytować Twoje dokumenty. Oto jak:
- Otwórz Dysk Google, a następnie otwórz plik, który chcesz udostępnić.
-
Wybierz Udostępnij (znajduje się w prawym górnym rogu dokumentu).
Image - Wprowadź adresy e-mail osób, które chcesz dodać jako współpracowników.
-
Wybierz strzałkę rozwijaną Edytuj i wybierz, czy współpracownicy mogą edytować, komentować lub przeglądać dokument.
Image -
Kliknij Ustawienia (ikona koła zębatego), aby dodać ograniczenia udostępniania.
Image -
Sprawdź Redaktorzy mogą zmieniać uprawnienia i udostępniać, aby umożliwić Twoim współpracownikom udostępnianie dokumentu innym. Zaznacz Widzowie i komentatorzy mogą zobaczyć opcję pobierania, drukowania i kopiowania, aby dać widzom i komentatorom te możliwości.
Image -
Wybierz Gotowe, aby zamknąć.
Aby śledzić zmiany wprowadzone przez współpracowników, zaznacz zakres tekstu, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Pokaż zmiany. Zobaczysz listę redaktorów i ich zmiany wraz ze znacznikami czasu.
Jak udostępnić folder na Dysku Google
Udostępnianie współpracownikom całego folderu działa podobnie do udostępniania pojedynczego dokumentu. Wybierz folder, który chcesz udostępnić na Dysku Google, a następnie otwórz menu rozwijane i wybierz Udostępnij, a następnie wykonaj powyższe kroki.
Po udostępnieniu folderu każdy dokument lub plik umieszczony w tym folderze dziedziczy te same uprawnienia do udostępniania. To całkiem potężna współpraca, ale teraz, gdy Dokumenty Google to także Dysk Google, staje się to skomplikowane. Widzisz, każdy plik może istnieć tylko w jednym folderze, ale osoby dzielące uprawnienia do edycji mogą przenosić pliki.
Pliki mogą istnieć tylko w jednym folderze
Jeśli korzystasz z aplikacji komputerowej Dysk Google, kuszące jest przeniesienie udostępnionego pliku do Mojego dysku lub innego folderu, aby uporządkować go lub uzyskać do niego dostęp w folderze Dysk Google na komputerze. Ponieważ plik może istnieć tylko w jednym folderze, przeniesienie pliku z folderu udostępnionego oznacza przeniesienie pliku poza folder udostępniony wszystkich innych osób. Przeniesienie udostępnionego folderu do Mojego dysku oznacza, że przestaniesz udostępniać go wszystkim.
Jeśli przypadkowo przeniesiesz plik z udostępnionego folderu, przenieś go z powrotem, a wszystko zostanie przywrócone.
Jeśli Ty lub ktoś, z kim współpracujesz, przypadkowo przeniesiesz udostępniony folder do innego folderu na Moim dysku, otrzymasz ostrzeżenie i wiadomość informującą Cię o tym, co zrobiłeś, i oferującą możliwość cofnięcia tego. Jeśli zignorujesz oba ostrzeżenia, konieczne będzie ponowne udostępnienie folderu, aby przywrócić ustawienia. Jeśli pracujesz z organizacją, upewnij się, że wszyscy znają te zasady i że udostępniasz dokumenty osobom, którym ufasz, że będą ich przestrzegać.
Jak zająć się niechcianymi prośbami o współpracę
Możesz również otrzymywać prośby o współpracę od osób spoza Twojej organizacji. Te niechciane dokumenty mogą być po prostu irytujące, ale mogą również stanowić możliwą próbę zebrania poufnej dokumentacji. Nie należy otwierać żadnego nieznanego dokumentu ani pliku na Dysku Google; zamiast tego możesz zablokować osobę, która go wysłała, klikając prawym przyciskiem myszy nazwę pliku na głównej stronie Dysku i wybierając Zablokuj [adres e-mail]Następnie ponownie kliknij Zablokuj w oknie potwierdzenia.
