Jeśli spędzasz większość dnia na obsłudze poczty e-mail, istnieje wiele sposobów na efektywniejsze korzystanie z programu Outlook. Zmień ustawienia domyślne, aby dopasować je do sposobu, w jaki pracujesz. Skorzystaj ze skrótu klawiaturowego lub dwóch. Skonfiguruj filtry, aby zautomatyzować zadania. I upewnij się, że Outlook działa z maksymalną prędkością. Zapoznaj się z poniższymi wskazówkami i sekretami, a odzyskasz trochę czasu.
Instrukcje zawarte w tym artykule dotyczą programów Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 i Outlook dla Microsoft 365.
Plikuj wiadomości jednym kliknięciem
Rób szybciej to, co robisz tak często. Skonfiguruj akcje jednym kliknięciem, aby z łatwością zarządzać e-mailami.
Usprawnij rozmowy
Nie zaśmiecaj folderów poczty e-mail wiadomościami, które są cytowane gdzie indziej. Dowiedz się, jak używać programu Outlook do automatycznego czyszczenia wiadomości e-mail. Outlook przeniesie lub usunie te zbędne wiadomości e-mail za Ciebie.
Wyślij ponownie e-maile
Wyślij ponownie wiadomość e-mail w programie Outlook, aby ponownie wykorzystać jej treść, temat lub odbiorców, zamiast zaczynać od pustej wiadomości.
Zachowaj małe i zgrabne pliki programu Outlook
Jeśli chcesz, aby Outlook był szybki, zachowaj mały rozmiar głównego pliku PST. Plik PST to miejsce, w którym program Outlook przechowuje wiadomości e-mail, kontakty, kalendarze i nie tylko. Jednym ze sposobów na zmniejszenie rozmiaru pliku PST jest przeniesienie starej poczty do osobnego pliku archiwum, na przykład.
Ustaw automatyczną odpowiedź „Poza biurem” lub „Wakacje”
Poproś program Outlook, aby odpowiadał w Twoim imieniu, gdy będziesz nieobecny i nie będziesz w stanie odpowiedzieć na Twój e-mail. Oszczędza to czas nie tylko podczas nadrabiania zaległości po wakacjach, ale także w każdy dzień pracy.
Szybkie przenoszenie wiadomości e-mail do dowolnego folderu
Jeśli nie skonfigurowałeś archiwizacji jednym kliknięciem dla folderu, Outlook ma inny sposób na szybkie przenoszenie wiadomości e-mail do folderów. Możesz przesyłać wiadomości na przykład za pomocą klawiatury lub poręcznego przycisku na wstążce.
Tworzenie i używanie szablonów wiadomości e-mail
Gdy tworzysz podobne wiadomości do różnych adresatów, zapisz jeden z tych e-maili jako szablon w programie Outlook do wykorzystania w przyszłości. Będziesz wielokrotnie wysyłać tę samą lub podobną wiadomość e-mail z godną pozazdroszczenia szybkością.
Zmień domyślną czcionkę i rozmiar czcionki programu Outlook
Jeśli uważasz, że czcionka używana przez program Outlook podczas tworzenia wiadomości lub czytania wiadomości e-mail jest zbyt szeroka, wysoka, mała, mała, duża lub niebieska, zmień ją. Dowiedz się, jak ustawić dokładną czcionkę, styl czcionki i kolor, które będą domyślnie używane w wiadomościach e-mail w programie Outlook.
Usuń i wycisz rozmowę
Gdy odkryjesz, że przedzierasz się przez e-maile i rozmowy, które są zupełnie nieistotne, Outlook może Ci pomóc. Dowiedz się, jak używać programu Outlook do usuwania całej rozmowy i automatycznego usuwania przyszłych wiadomości e-mail z tego samego wątku.
Automatycznie filtruj pocztę jednego nadawcy do określonego folderu
Zacznij od dowolnego e-maila, aby skonfigurować filtr programu Outlook, który automatycznie przeniesie wszystkie przyszłe wiadomości od tego samego nadawcy do określonego folderu.
Znajdź powiązane wiadomości
W Outlooku znalezienie wszystkich powiązanych wiadomości jest łatwe. Po prostu wyszukaj nazwę kontaktu lub słowa w temacie. Outlook wyświetla wszystkie wiadomości pasujące do wyszukiwanych haseł.
Ustaw domyślne konto dla nowych wiadomości e-mail
Upewnij się, że nowe wiadomości, które tworzysz, zaczynają się od najbardziej prawdopodobnego adresu Od e-mail wybranego w programie Outlook.
Szukaj wewnątrz wiadomości
Chcesz znaleźć coś w długiej wiadomości e-mail? Dowiedz się, jak używać programu Outlook do wyszukiwania tekstu w wiadomości e-mail.
Zaplanuj e-maile do dostarczenia później
Możesz poinstruować program Outlook, aby wysłał wiadomość tylko w określonym dniu lub po nim. Jest to przydatne w przypadku regularnie występujących wydarzeń, takich jak cotygodniowe ogłoszenia o spotkaniach.
Szybko przywróć wiadomość
Czy właśnie usunąłeś wiadomość e-mail w Outlooku, która nie była gotowa na przejście do folderu Elementy usunięte? Oto prosty sposób na natychmiastowe odzyskanie tej wiadomości e-mail.
Konfiguracja list dystrybucyjnych
Twórz własne listy mailingowe w Outlooku i łatwo wysyłaj wiadomości do grup osób bez konieczności wpisywania wszystkich adresów e-mail.
Usuń załączniki z wiadomości
Zachowaj wiadomość; stracić swój duży rozmiar. Dowiedz się, jak używać programu Outlook do usuwania załączonych plików (po zapisaniu ich w innym miejscu) z wiadomości e-mail. Możesz znacznie zmniejszyć rozmiar swojej skrzynki pocztowej.
Szybko znajdź całą pocztę od nadawcy
Outlook lokalizuje wszystkie wiadomości od określonego nadawcy i pokazuje je szybko dzięki tej wskazówce.
Ustaw folder „Wszystkie wiadomości”
Zobacz wszystkie wysłane, odebrane, zarchiwizowane i zarchiwizowane wiadomości e-mail dla konta w jednym miejscu w programie Outlook.
Wyświetlanie wiadomości w programie Outlook tylko do Ciebie
Gdy jesteś jedynym odbiorcą wiadomości e-mail, wiadomość jest zazwyczaj ważniejsza niż jeśli jesteś jedną z kilkunastu osób. Dowiedz się, jak program Outlook może wyróżniać wiadomości, które mają tylko Ciebie w wierszu Do.
Edytuj otrzymane wiadomości e-mail
Zamiast przekazywać wiadomości e-mail do siebie lub robić notatki w innym miejscu w Outlooku lub poza nim, możesz edytować każdą otrzymaną wiadomość e-mail i dodać własny tekst.
Automatycznie DW: Cała poczta, którą wyślesz
Outlook może wysłać kopię każdej tworzonej przez Ciebie wiadomości na inny adres e-mail.
Rozszerz Outlooka dzięki oszczędzającym czas dodatkom
Dodatki, takie jak ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen i Auto-Mate, mogą usprawnić przepływ pracy w programie Outlook, umieszczając odpowiednie informacje w zasięgu ręki, inteligentnie filtrując i automatyzując powtarzające się zadania.
