Co warto wiedzieć
- Najpierw zorganizuj dane w jednym arkuszu Excela.
- Następnie, w programie Word, wybierz Mailings > Rozpocznij korespondencję seryjną > wybierz typ. Mailings > Wybierz odbiorców > Użyj istniejącej listy > Otwórz arkusz.
- Na koniec połącz pola w programie Word, przechodząc do Mailings > Wstaw pole scalania. Wybierz pole i naciśnij Wstaw.
W tym artykule wyjaśniono, jak używać funkcji korespondencji seryjnej w programach Microsoft Word i Excel do łączenia tekstu z dokumentu programu Word z dokumentem źródła danych, takim jak arkusz kalkulacyjny. Instrukcje zawarte w tym artykule dotyczą programów Word dla Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 i Word 2010.
Przygotuj dane do korespondencji seryjnej
Funkcja korespondencji seryjnej programu Word działa bezproblemowo z danymi z programu Excel. Chociaż możesz utworzyć źródło danych w programie Word, opcje korzystania z tych danych są ograniczone. Jeśli masz dane listy adresowej w arkuszu kalkulacyjnym, nie ma potrzeby ponownego wpisywania informacji do źródła danych programu Word.
W funkcji korespondencji seryjnej programu Word można używać dowolnego arkusza programu Excel bez specjalnych przygotowań. Aby jednak uniknąć błędów w procesie korespondencji seryjnej, dobrym pomysłem jest uporządkowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym.
Upewnij się, że wszelkie zmiany, które zamierzasz wprowadzić w arkuszu kalkulacyjnym, zostały zakończone przed rozpoczęciem korespondencji seryjnej. Po rozpoczęciu scalania wprowadzanie jakichkolwiek zmian może spowodować błędy w korespondencji seryjnej.
Uporządkuj dane arkusza kalkulacyjnego
Uporządkuj dane listy adresowej programu Excel w wiersze i kolumny. Pomyśl o każdym wierszu jako o pojedynczym rekordzie, a każdą kolumnę jako o polu, które zamierzasz wstawić do dokumentu.
- Umieść wszystkie dane w jednym arkuszu: Dane listy adresowej, których zamierzasz użyć do korespondencji seryjnej, muszą znajdować się w jednym arkuszu. Jeśli jest rozłożony na wiele arkuszy, połącz arkusze lub wykonaj wiele korespondencji seryjnej. Upewnij się również, że arkusze są wyraźnie nazwane, ponieważ musisz wybrać ten, którego zamierzasz użyć, bez możliwości jego przeglądania.
- Utwórz wiersz nagłówka: Utwórz wiersz nagłówka dla arkusza, którego zamierzasz użyć do korespondencji seryjnej. Wiersz nagłówka to wiersz zawierający etykiety, które identyfikują dane w komórkach poniżej. Aby ułatwić programowi Excel odróżnienie danych od etykiet, użyj pogrubionego tekstu, obramowań komórek i cieniowania komórek, które są unikatowe dla wiersza nagłówka. Upewnij się również, że wybrane nagłówki pasują do nazw pól korespondencji seryjnej, co również zmniejszy prawdopodobieństwo wystąpienia błędów.
- Sformatuj poprawnie dane liczbowe: Upewnij się, że elementy takie jak numery ulic i kody pocztowe są odpowiednio sformatowane i powinny wyglądać po zakończeniu korespondencji seryjnej. Nieprawidłowe formatowanie liczb może spowodować błędy w scalaniu.
Jak określić listę odbiorców korespondencji seryjnej
Oto jak powiązać przygotowany arkusz programu Excel zawierający listę mailingową z dokumentem programu Word:
-
W programie Word otwórz dokument, którego będziesz używać jako szablonu korespondencji seryjnej. Może to być nowy dokument lub istniejący dokument. Wybierz Mailings > Rozpocznij korespondencję seryjną.
Image -
Wybierz rodzaj scalenia, które chcesz uruchomić. Twoje opcje to
- Listy
- Wiadomości e-mail
- Koperty
- Listy
- Katalog
Jeśli wolisz, możesz również użyć Kreatora korespondencji seryjnej do utworzenia korespondencji seryjnej. W tym przykładzie omówimy procedurę ręcznego tworzenia korespondencji seryjnej.
-
Następnie przejdź do zakładki Mailings i wybierz Wybierz odbiorców > Użyj istniejącej listy.
Image -
Przejdź i wybierz plik Excel przygotowany do korespondencji seryjnej, a następnie wybierz Otwórz.
-
Jeśli program Word wyświetli monit, wybierz Arkusz1$ > OK.
Jeśli Twój Excel ma nagłówki kolumn, zaznacz pole wyboru Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn.
Utwórz lub edytuj dokument korespondencji seryjnej
Po połączeniu arkusza kalkulacyjnego programu Excel z dokumentem korespondencji seryjnej, który tworzysz w programie Word, nadszedł czas na edycję dokumentu programu Word.
W tej chwili nie można wprowadzać zmian w źródle danych w programie Excel. Aby wprowadzić zmiany w danych, zamknij dokument w programie Word przed otwarciem źródła danych w programie Excel.
Wstaw pola scalania w swoim dokumencie
W programie Word wybierz Mailings > Wstaw pole scalania, aby pobrać informacje z arkusza kalkulacyjnego do dokumentu. Wybierz pole, które chcesz dodać (imię, nazwisko, miasto, województwo lub inne), a następnie wybierz Wstaw.
Wyświetl dokumenty korespondencji seryjnej
Word nie przenosi formatowania ze źródła danych podczas wstawiania pól korespondencji seryjnej do dokumentu. Jeśli chcesz zastosować formatowanie, takie jak kursywa, pogrubienie lub podkreślenie, zrób to w programie Word.
Podczas przeglądania dokumentu z polami, wybierz podwójne strzałki po obu stronach pola, w którym chcesz zastosować formatowanie. Podczas przeglądania scalonych danych w dokumencie zaznacz tekst, który chcesz zmienić.
Wszelkie zmiany formatowania są przeprowadzane we wszystkich scalonych dokumentach, a nie tylko w dokumencie scalonym, w którym został on zmieniony.
Podgląd scalonych dokumentów
Aby wyświetlić podgląd scalonych dokumentów, przejdź do Mailings > Preview Results. Ten przycisk działa jak przełącznik dwustabilny, więc jeśli chcesz wrócić do przeglądania tylko pól, a nie danych w nich zawartych, naciśnij go ponownie.
Nawiguj po scalonych dokumentach za pomocą przycisków na karcie Korespondencja. Są to, od lewej do prawej: Pierwszy rekord, Poprzedni rekord, Przejdź do nagrania,Następny rekord i Ostatni rekord.
Zanim scalisz dokumenty, przejrzyj je wszystkie lub tyle, ile możesz, aby sprawdzić, czy wszystko zostało poprawnie połączone. Zwróć szczególną uwagę na interpunkcję i odstępy wokół scalonych danych.
Zakończ dokument korespondencji seryjnej
Gdy jesteś gotowy do scalenia dokumentów, masz dwie możliwości:
- Drukuj dokumenty: Połącz dokumenty z drukarką. W przypadku wybrania tej opcji dokumenty są wysyłane do drukarki bez żadnych modyfikacji. Aby to zrobić, wybierz Mailings> Zakończ i scal > Drukuj dokumenty.
- Edytuj poszczególne dokumenty: Jeśli potrzebujesz spersonalizować niektóre lub wszystkie dokumenty (alternatywą jest dodanie pola notatki w źródle danych dla spersonalizowanych notatek) lub zrobienie innych zmiany przed wydrukowaniem, edytuj każdy dokument z osobna. Aby to zrobić, wybierz Mailings > Zakończ i scal > Edytuj poszczególne dokumenty
Którąkolwiek metodę wybierzesz, zostanie wyświetlone okno dialogowe, w którym możesz powiedzieć programowi Word, aby scalił wszystkie rekordy, bieżący rekord lub zakres rekordów. Wybierz rekordy, które chcesz wydrukować, a następnie wybierz OK.
Jeśli chcesz scalić zakres, wprowadź numer początkowy i końcowy dla rekordów, które chcesz uwzględnić w scaleniu, a następnie wybierz OK.
