Utrata ważnych dokumentów, których tworzenie spędziłeś tak dużo czasu, jest frustrujące, zwłaszcza jeśli jesteś jak większość użytkowników, którzy tworzą dokumenty bezpośrednio na komputerze i nie mają korzyści z odręcznej kopii.
Oto sześć sposobów na zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów z tekstem.
Nigdy nie przechowuj swoich dokumentów na dysku systemu operacyjnego
Podczas gdy większość edytorów tekstu zapisuje twoje pliki w folderze Moje dokumenty, jest to dla nich najgorsze miejsce. Niezależnie od tego, czy jest to wirus, czy awaria oprogramowania, większość problemów z komputerem wpływa na system operacyjny, a często jedynym rozwiązaniem jest sformatowanie dysku i ponowna instalacja systemu operacyjnego. W takim przypadku wszystko na dysku zostanie utracone.
Zainstalowanie drugiego dysku twardego w komputerze jest stosunkowo tanim sposobem rozwiązania tego problemu. Drugi wewnętrzny dysk twardy nie zostanie naruszony, jeśli system operacyjny jest uszkodzony, a nawet można go zainstalować na innym komputerze, jeśli chcesz kupić nowy.
Jeśli sceptycznie podchodzisz do instalacji drugiego dysku wewnętrznego, zewnętrzny dysk twardy to doskonała opcja. Dysk zewnętrzny można podłączyć do dowolnego komputera w dowolnym momencie, podłączając go do portu USB lub FireWire. Wiele dysków zewnętrznych ma również dodatkową zaletę tworzenia kopii zapasowych za jednym dotknięciem lub zaplanowanych; określasz foldery i harmonogram, a oprogramowanie zajmuje się resztą.
Dolna linia
Przechowywanie plików w innej lokalizacji niż system operacyjny nie wystarczy; musisz regularnie tworzyć kopie zapasowe swoich plików. Zwiększ swoje szanse na odzyskanie pliku, tworząc jego drugą kopię zapasową. Jeśli dane są ważne, rozważ przechowywanie kopii zapasowej w ognioodpornym skarbcu.
Uważaj na załączniki do wiadomości e-mail
Nawet jeśli masz pewność, że nie zawierają wirusów, załączniki wiadomości e-mail mogą spowodować utratę danych. Na przykład, jeśli otrzymasz dokument o takiej samej nazwie, jak ten na dysku, a oprogramowanie poczty e-mail jest ustawione tak, aby zapisywać załączniki w tej samej lokalizacji, istnieje ryzyko zastąpienia pliku, który już tam jest. Dzieje się tak często, gdy współpracujesz nad dokumentem, a koledzy wysyłają aktualizacje pocztą e-mail.
Ustaw program pocztowy tak, aby zapisywał załączniki w unikalnej lokalizacji lub, poza tym, zastanów się dwa razy przed zapisaniem załącznika wiadomości e-mail na dysku twardym.
Uważaj na błąd użytkownika
Skorzystaj z zabezpieczeń zawartych w edytorze tekstu, takich jak funkcje wersjonowania i śledzone zmiany. Częstym sposobem, w jaki użytkownicy tracą dane, jest edytowanie dokumentu i przypadkowe usunięcie części. Po zapisaniu dokumentu części, które zostały zmienione lub usunięte, zostaną utracone, chyba że włączono funkcje, które przechowują zmiany.
Jeśli nie chcesz zajmować się zaawansowanymi funkcjami, użyj klawisza F12 przed rozpoczęciem pracy nad zapisaniem pliku pod inną nazwą. Nie jest tak zorganizowana, jak niektóre inne metody, ale jest to przydatna metoda.
Idź do chmury
Przechowywanie plików i ich kopii zapasowych w chmurze staje się coraz bardziej powszechne. Przechowywanie w chmurze oferuje wiele zalet, takich jak duże przydziały miejsca, łatwość obsługi, dostęp z dowolnego miejsca i dowolnego urządzenia, a także niezawodność.
Usługi przechowywania w chmurze tworzą kopie zapasowe swoich serwerów, więc istnieje podwójna warstwa ochrony plików przechowywanych w ten sposób. Z tych powodów przechowywanie w chmurze jest coraz bardziej najlepszą opcją dla większości ludzi.
Istnieje kilka popularnych bezpłatnych opcji:
- Dysk Google oferuje 15 GB na każde konto Google.
- Użytkownicy komputerów Mac otrzymują 5 GB dzięki usłudze iCloud, która jest wbudowana w każde urządzenie Apple.
- Microsoft zapewnia 5 GB miejsca dzięki usłudze OneDrive, która jest dostarczana z kontami Microsoft 365 i Xbox.
Jeśli potrzebujesz więcej miejsca do przechowywania, powyższe usługi oferują płatne opcje, podobnie jak inne firmy zajmujące się przechowywaniem w chmurze.
Zachowaj twarde kopie swoich dokumentów
Nie przeszkodzi Ci to w ponownym wpisaniu i sformatowaniu dokumentu, ale przechowywanie wydrukowanej kopii ważnego dokumentu przynajmniej zapewni, że masz zawartość pliku, a to lepsze niż nie posiadanie niczego.
