Kluczowe dania na wynos
- Zaplanowane wysyłanie Fastmaila dzieli tworzenie i dostarczanie wiadomości e-mail.
- Użyj go jako przypomnienia lub aby uniknąć stresu współpracowników podczas weekendu.
- E-mail to najlepszy i najgorszy sposób komunikacji w pracy.
Czy kiedykolwiek napisałeś wiadomość e-mail w niedzielę wieczorem, a potem zawahałeś się przed naciśnięciem wyślij. Zaplanowane wysłanie pomoże.
Najlepszy dostawca poczty e-mail dla weteranów, Fastmail, właśnie dodał funkcję Zaplanowane wysyłanie, funkcję, którą można już znaleźć w niektórych innych aplikacjach i usługach e-mail, i która prawdopodobnie powinna być standardem dla wszystkich e-maili. To prosta funkcja. Możesz skomponować wiadomość e-mail w dogodnym dla Ciebie momencie i zaplanować jej wysyłkę w czasie lepiej dopasowanym do odbiorcy.
„Nie lubię narzucać się ludziom, ale czasami wolę pracować do późna lub w weekendy. Nawet jeśli ludzie odpoczywają lub biorą wolne, zobaczą Twój e-mail”, niezależny stylista mody i fotograf Nuria Gregori. „Może się nie spodziewać, że od razu odpowiesz na e-maile, ale dla freelancerów często czujesz, że musisz”.
Wyślij później
Wdrożenie zaplanowanego wysyłania Fastmaila wcale Cię nie zaskoczy, co jest świetne. Wystarczy kliknąć strzałkę obok przycisku wysyłania i wybrać z rozwijanej listy ustawień wstępnych – później dzisiaj, dziś wieczorem, jutro i tak dalej. Jeśli to nie działa dla Ciebie, możesz wybrać dokładną datę i godzinę.
Oddzielenie tworzenia wiadomości e-mail od czasu jej wysłania daje kilka ciekawych możliwości. Jak widzieliśmy powyżej, możesz skomponować e-mail w niedzielę wieczorem i wysłać go w bardziej regularnych godzinach pracy. Jest to nie tylko lepsze dla odbiorcy, ale może ukryć fakt, że pracujesz w weekendy, co może prowadzić do niechcianych oczekiwań w przyszłości.
Nie można oczekiwać, że od razu odpowiesz na e-maile, ale dla freelancerów często czujesz, że musisz.
Możesz także wyświetlać wiadomości e-mail, które muszą zostać wysłane o określonej godzinie, ale może to być, gdy śpisz. Możesz też ustawić czas, aby wiadomość e-mail trafiła do czyjejś skrzynki odbiorczej po przybyciu do pracy, umieszczając ją – miejmy nadzieję – na szczycie listy.
Inne hacki obejmują wysyłanie czasowych przypomnień do siebie, przechowywanie osobistych e-maili do znajomych do wieczora lub planowanie e-maila do szefa na piątek wieczorem, a następnie ignorowanie wszystkich e-maili do poniedziałku, jeśli chcesz.
Chodzi o kontrolę. Mając większą kontrolę nad komunikacją, możesz zmniejszyć przeciążenie psychiczne i stres.
Stressbuster
Poczta e-mail może być jednym z największych źródeł stresu we współczesnej pracy. Możesz mieć niekończący się stos nieprzeczytanych wiadomości, które musisz przetworzyć. Co gorsza, ważny e-mail może prześlizgnąć się przez twoją uwagę, zasłonięty przez wszystkie śmieci Fwd: Fwd: Fwd, które zapychają twoją skrzynkę odbiorczą.
I są też oczekiwania. Kiedy otrzymasz wiadomość e-mail, myślisz o tym. Nawet jeśli nadawca nie oczekuje odpowiedzi, prawdopodobnie czujesz się zobowiązany do jej udzielenia wcześniej niż później, nawet jeśli chodzi o to, by sobie z nią poradzić i wyrzucić ją z głowy.
A ponieważ planowanie poczty e-mail jest dyktowane przez nadawcę - tzn. każdy może w każdej chwili umieścić wszystko w Twojej skrzynce odbiorczej - nie masz żadnej kontroli.
„E-maile to nadal najlepszy sposób komunikacji w miejscu pracy. Jednak większość ludzi nie ma uporządkowanych e-maili” – powiedział Lifewire reporter ds. technologii Radu Tyrsina. „Wszędzie jest głośno i nikt z nas nie ma cierpliwości, by sprzątać bałagan co drugi dzień”.
Dlatego coś takiego jak zaplanowane wysyłanie jest ważne, ale tylko wtedy, gdy wszyscy go używają i używają dla sił dobra, a nie zła. Zarządzanie służbową pocztą e-mail jest zrzucane na użytkownika, gdy pracodawca powinien mieć większą odpowiedzialność.
Niemiecka firma samochodowa Daimler, która jest właścicielem Mercedesa, wpadła na dobry pomysł. Gdy pracownicy wyjeżdżają na urlop, wszystkie przychodzące wiadomości e-mail trafiają do kosza. Nie ma powrotu z wakacji i radzenia sobie z dwutygodniowym mailem. Nadawcy otrzymują automatyczną odpowiedź z poleceniem ponownego wysłania ważnych informacji po powrocie pracownika do biura.
Jest to świetny przykład odciążenia poczty e-mail, ale niestety większość odpowiedzialności nadal spada na nas, użytkowników. Narzędzia takie jak Zaplanowane wysyłanie mogą pomóc, ale dopóki nie przestaniemy traktować wiadomości e-mail jako zrzutu do pobierania rzeczy z naszych własnych skrzynek odbiorczych, jako miejsca do żądania natychmiastowych odpowiedzi i jako czegoś, co sprawdzamy nieustannie, poczta e-mail pozostanie stresująca.
