Excel nie ma możliwości zarządzania danymi programów relacyjnych baz danych, takich jak SQL Server i Microsoft Access. Może jednak służyć jako prosta baza danych, która spełnia wymagania dotyczące zarządzania danymi.
W programie Excel dane są zorganizowane przy użyciu wierszy i kolumn w arkuszu. Funkcja tabeli ułatwia wprowadzanie, edytowanie i manipulowanie danymi.
Te instrukcje dotyczą wersji programu Excel 2019, 2016, 2013, 2010 i programu Excel dla platformy Microsoft 365.
Pojęcia z bazy danych: rekordy i pola
Baza danych to zbiór powiązanych informacji przechowywanych w jednym lub kilku plikach komputerowych. Często dane są zorganizowane w tabele w taki sposób, że można je łatwo aktualizować, sortować, poprawiać i filtrować.
Prosta baza danych, taka jak Excel, przechowuje wszystkie informacje na jeden temat w jednej tabeli. Z drugiej strony relacyjne bazy danych składają się z wielu tabel, z których każda zawiera informacje na różne, ale powiązane tematy.
Rekordy
W terminologii baz danych record przechowuje wszystkie informacje lub dane dotyczące jednego konkretnego obiektu w bazie danych. W programie Excel każda komórka w arkuszu zawiera jeden element informacji lub wartości.
Pola
Każda informacja w rekordzie bazy danych, taka jak numer telefonu lub numer ulicy, jest określana jako pole. W programie Excel poszczególne komórki arkusza roboczego służą jako pola, ponieważ każda komórka może zawierać pojedynczą informację o obiekcie.
Nazwy pól
Konieczne jest zorganizowanie bazy danych, aby można było sortować lub filtrować dane w celu znalezienia określonych informacji. Dodanie nagłówków kolumn, znanych jako nazwy pól, ułatwia wprowadzanie danych w tej samej kolejności dla każdego rekordu.
Przykładowa baza danych
Na powyższym obrazku każdy uczeń ma osobny wiersz w tabeli, który zawiera wszystkie dostępne informacje na jego temat.
Każda komórka w rzędzie to pole zawierające jedną informację. Nazwy pól w wierszu nagłówka pomagają zapewnić uporządkowanie danych, przechowując wszystkie dane na określony temat, takie jak imię i nazwisko lub wiek, w tej samej kolumnie dla wszystkich uczniów.
Narzędzia do zarządzania danymi programu Excel
Dodatkowo firma Microsoft oferuje kilka narzędzi do obsługi danych, które ułatwiają pracę z ogromnymi ilościami danych przechowywanymi w tabelach programu Excel i pomagają utrzymać je w dobrym stanie.
Korzystanie z formularza rejestracyjnego
Jednym z tych narzędzi jest formularz danych. Możesz go używać do wyszukiwania, edycji, wprowadzania lub usuwania rekordów w tabelach zawierających do 32 pól lub kolumn.
Domyślny formularz zawiera listę nazw pól w kolejności ich ułożenia w tabeli, aby zapewnić prawidłowe wprowadzanie rekordów przez użytkowników. Obok nazwy każdego pola znajduje się pole tekstowe do wprowadzania lub edycji poszczególnych pól danych.
Chociaż możliwe jest tworzenie niestandardowych formularzy, tworzenie i używanie domyślnego formularza jest często wszystkim, co jest potrzebne.
Usuń zduplikowane rekordy danych
Częstym problemem we wszystkich bazach danych są błędy danych. Oprócz prostych błędów ortograficznych lub brakujących pól danych, duplikaty rekordów danych mogą stanowić problem, gdy tabela danych powiększa się.
Do usunięcia tych duplikatów rekordów - dokładnych lub częściowych - można użyć innego narzędzia danych programu Excel.
Sortowanie danych w programie Excel
Sortowanie oznacza reorganizację danych zgodnie z określoną właściwością, taką jak sortowanie tabeli alfabetycznie według nazwisk lub chronologicznie od najstarszego do najmłodszego.
Opcje sortowania programu Excel obejmują sortowanie według jednego lub więcej pól, sortowanie niestandardowe, takie jak data lub godzina, oraz sortowanie według wierszy, co umożliwia zmianę kolejności pól w tabeli.
